Grundlagen
Lieferschein vs. Rechnung: Worin liegt der Unterschied?
Lieferschein und Rechnung haben unterschiedliche Funktionen. Erfahre, wann du welches Dokument brauchst und welche Angaben jeweils Pflicht sind.
Lieferschein und Rechnung werden oft verwechselt - dabei haben sie völlig unterschiedliche Funktionen. Hier erfährst du, wann du welches Dokument brauchst und was draufstehen muss.
Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein dokumentiert die physische Übergabe von Waren. Er bestätigt, welche Artikel in welcher Menge geliefert wurden. Der Lieferschein ist ein Warenbegleitdokument - er geht mit der Ware zum Kunden.
Hauptfunktionen:
- Dokumentation der Lieferung
- Grundlage für die Wareneingangsprüfung
- Nachweis für Absender und Empfänger
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist die Zahlungsaufforderung für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. Sie enthält alle steuerrechtlich relevanten Angaben und ist Grundlage für die Buchhaltung beider Seiten.
Hauptfunktionen:
- Forderung des Kaufpreises
- Steuerliche Dokumentation
- Grundlage für Vorsteuerabzug
Unterschiede im Überblick
| Aspekt | Lieferschein | Rechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Liefernachweis | Zahlungsforderung |
| Zeitpunkt | Bei Lieferung | Nach Lieferung |
| Preis | Optional | Pflicht |
| Umsatzsteuer | Keine Pflicht | Pflichtangabe |
| Gesetzliche Form | Keine Vorgaben | § 14 UStG |
| Aufbewahrung | 6 Jahre | 10 Jahre |
Pflichtangaben Lieferschein
Gesetzlich vorgeschrieben sind beim Lieferschein keine Angaben. Sinnvoll sind aber:
- Lieferscheinnummer
- Datum der Lieferung
- Absender (dein Unternehmen)
- Empfänger (Kunde)
- Artikelbezeichnungen
- Mengen
- Bezug zur Bestellung (Bestellnummer)
Pflichtangaben Rechnung
Die Rechnung muss alle Angaben nach § 14 UStG enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Leistungszeitpunkt
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- Ggf. Hinweise auf Steuerbefreiungen
Wann brauche ich was?
Nur Lieferschein
Bei Lieferungen auf Rechnung (Zahlungsziel) übergibst du zunächst nur den Lieferschein. Die Rechnung folgt separat - per Post, E-Mail oder zusammen mit der Monatsabrechnung.
Nur Rechnung
Bei Dienstleistungen ohne physische Lieferung brauchst du keinen Lieferschein. Eine Rechnung genügt.
Beides
Bei Warenlieferungen mit sofortiger Abrechnung kannst du Lieferschein und Rechnung kombinieren oder beide Dokumente separat erstellen.
Lieferschein mit Rechnung kombinieren?
Manche Unternehmen kombinieren beide Dokumente. Das geht, solange alle Pflichtangaben der Rechnung enthalten sind. Der Vorteil: weniger Dokumente. Der Nachteil: Bei Teillieferungen oder Reklamationen wird es unübersichtlich.
Empfehlung: Trenne Lieferschein und Rechnung. Das ist übersichtlicher und flexibler.
Fazit
Lieferschein = Liefernachweis, Rechnung = Zahlungsforderung. Beide haben ihre Berechtigung und sollten nicht vermischt werden. Mit Clever Invoice erstellst du beide Dokumente professionell und rechtssicher.
Häufige Fragen
Muss auf dem Lieferschein ein Preis stehen?
Nein, Preisangaben auf dem Lieferschein sind optional. Manche Unternehmen lassen den Preis bewusst weg, damit Lagermitarbeiter oder Spediteure die Preise nicht sehen. Die Preise stehen dann nur auf der Rechnung.
Kann ich auf den Lieferschein verzichten?
Ja, der Lieferschein ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Bei Dienstleistungen ist er ohnehin nicht nötig. Bei Warenlieferungen empfiehlt er sich aber zur Dokumentation und für die Wareneingangsprüfung des Kunden.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Lieferscheine sind 6 Jahre aufzubewahren (als Handelsbrief). Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei Zweifeln: 10 Jahre für alles.