Rechnung für Virtuelle Assistenten: Stundenpakete, Retainer und Projektarbeit

Als Virtuelle Assistenz (VA) arbeitest du oft mit verschiedenen Abrechnungsmodellen: Stundenpakete, monatliche Retainer oder projektbasierte Pauschalen. Die richtige Abrechnung sichert planbares Einkommen.

Die Besonderheiten der VA-Rechnung

Virtuelle Assistenz hat spezifische Abrechnungsanforderungen:

• Flexible Arbeitszeiten: Oft keine festen Stunden
• Verschiedene Aufgaben: Von Admin bis Social Media
• Remote-Arbeit: Tools und Software-Kosten
• Mehrere Kunden: Parallele Betreuung
• Retainer-Modelle: Monatliche Kontingente

Abrechnungsmodelle für VAs

1. Stundenbasierte Abrechnung

Klassisches Modell, besonders für Einsteiger.

Typische Stundensätze nach Spezialisierung:

2. Stundenpakete

Beliebtes Modell mit Planungssicherheit für beide Seiten.

Beispiel Stundenpakete:

Starter-Paket (5 Stunden/Monat):
5 Stunden × €45                        225,00 €
Gültigkeit: 30 Tage ab Kauf

Business-Paket (10 Stunden/Monat):
10 Stunden × €42                       420,00 €
(Ersparnis: 7% gegenüber Einzelstunde)
Gültigkeit: 30 Tage ab Kauf

Premium-Paket (20 Stunden/Monat):
20 Stunden × €38                       760,00 €
(Ersparnis: 15% gegenüber Einzelstunde)
Prioritäts-Support inklusive
Gültigkeit: 30 Tage ab Kauf

3. Retainer (Monatspauschale)

Für regelmäßige Zusammenarbeit mit festem Umfang.

Retainer-Modell:

Monatlicher Retainer "Office Management"   890,00 €

Beinhaltet:
- E-Mail-Management (Inbox Zero)
- Terminkoordination & Kalender
- Reisebuchungen
- Dokumentenverwaltung
- Wöchentliches Reporting
- Bis zu 20 Stunden/Monat

Zusätzliche Stunden werden mit €50/Std.
berechnet und separat in Rechnung gestellt.

Muster-Rechnung Stundenpaket

RECHNUNG Nr. 2025-VA-042

Kunde: StartUp Solutions GmbH
USt-IdNr.: DE987654321

Leistungszeitraum: Oktober 2025

Position 1: VA-Stundenpaket "Business"
10 Stunden Virtuelle Assistenz
Stundenpreis: €42,00
Paketpreis:                              420,00 €

Geleistete Arbeiten:
- E-Mail-Management: 3,5 Std.
- Recherche Lieferanten: 2,0 Std.
- Datenpflege CRM: 2,5 Std.
- Terminkoordination: 1,5 Std.
- Reisebuchung Messe: 0,5 Std.
───────────────────────────────────
Verbrauchte Stunden: 10,0 Std.
Verbleibend: 0 Std.

Position 2: Zusatzstunden
2,5 Stunden × €50,00                     125,00 €
(Überschreitung Paket)
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Nettobetrag:                             545,00 €
zzgl. 19% USt.:                          103,55 €
─────────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag:                            648,55 €

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.

Hinweis: Nicht verbrauchte Stunden verfallen
am Monatsende und sind nicht übertragbar.

Muster-Rechnung Retainer

RECHNUNG Nr. 2025-VA-043

Kunde: Coaching Praxis Meyer
Leistungszeitraum: November 2025

Position 1: Monatlicher Retainer
"Social Media Management"

Beinhaltet:
- Content-Planung (4 Posts/Woche)
- Grafikerstellung mit Canva
- Posting auf Instagram & LinkedIn
- Community Management (Mo-Fr)
- Monatliches Analytics-Report

Monatspauschale:                         780,00 €

Position 2: Zusatzleistung
Erstellung Weihnachts-Kampagne
(5 zusätzliche Posts + Stories)
Pauschal:                                150,00 €
─────────────────────────────────────────────────
Nettobetrag:                             930,00 €
zzgl. 19% USt.:                          176,70 €
─────────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag:                          1.106,70 €

Der Retainer für Dezember 2025 wird am
01.12.2025 separat in Rechnung gestellt.

Zeiterfassung dokumentieren

Transparente Zeiterfassung stärkt das Vertrauen:

Anlage zur Rechnung: Zeitnachweis Oktober 2025

Datum     | Aufgabe                    | Dauer
─────────────────────────────────────────────────
02.10.    | E-Mail-Management          | 1:30
03.10.    | Terminkoordination         | 0:45
05.10.    | Recherche Lieferanten      | 2:00
08.10.    | CRM-Datenpflege            | 1:15
10.10.    | E-Mail-Management          | 1:00
...
─────────────────────────────────────────────────
Gesamt:                                 | 12:30

Tools für Zeiterfassung:

• Toggl Track
• Clockify
• Harvest
• Notion
• Clever Invoice Zeiterfassung

Projektbasierte Abrechnung

Für klar definierte Projekte:

RECHNUNG für Projekt

Projekt: "CRM-Umstellung"
Zeitraum: 15.10. - 30.10.2025

Leistungsumfang:
- Datenexport aus altem System
- Bereinigung und Formatierung
- Import in neues CRM (HubSpot)
- Feldzuordnung und Mapping
- Test und Qualitätssicherung
- Dokumentation

Datensätze: 2.850 Kontakte

Projektpauschale:                        890,00 €
(Festpreis, keine Nachberechnung)
─────────────────────────────────────────────────
Nettobetrag:                             890,00 €
zzgl. 19% USt.:                          169,10 €
─────────────────────────────────────────────────
Gesamtbetrag:                          1.059,10 €

Tools und Software abrechnen

Manche VAs legen Tool-Kosten um:

Weiterberechnung von Tools:

Position 3: Anteilige Tool-Kosten
Canva Pro (Kundenanteil)                 12,99 €
Grammarly Premium (Kundenanteil)          8,33 €
Scheduling-Tool (Kundenanteil)           15,00 €
─────────────────────────────────────────────────
Tool-Pauschale:                          36,32 €

Alternative: Kosten im Stundensatz einkalkulieren.

Häufige Fehler bei VA-Rechnungen

1. Keine Zeitnachweise

Problem: Kunde hinterfragt Stunden Lösung: Detaillierte Zeiterfassung mitliefern

2. Paketregeln nicht definiert

Problem: Streit über Verfall ungenutzter Stunden Lösung: Gültigkeit und Übertragbarkeit klar regeln

3. Zusatzstunden nicht vorab kommuniziert

Problem: Kunde überrascht von Mehrkosten Lösung: Bei Überschreitung vorab informieren

4. Aufgaben zu ungenau beschrieben

Problem: Kunde versteht Wert nicht Lösung: Konkrete Tätigkeiten auflisten

5. Kein Leistungszeitraum

Problem: Unklarheit bei Retainern Lösung: Monat/Zeitraum immer angeben

Vorauszahlung und Zahlungsbedingungen

VAs arbeiten oft mit Vorauszahlung:

Zahlungsbedingungen auf Rechnung:

Stundenpakete:
Zahlbar vor Leistungsbeginn.
Nach Zahlungseingang startet die Gültigkeit.

Retainer:
Zahlbar zum 1. des Leistungsmonats.
Bei Nichtzahlung bis zum 5. wird die
Zusammenarbeit pausiert.

Projekte:
50% Anzahlung bei Auftragserteilung,
50% nach Fertigstellung.

Kündigungsfristen bei Retainern

Hinweis auf Rechnung:

Dieser Retainer-Vertrag verlängert sich
automatisch um einen weiteren Monat,
sofern er nicht mit einer Frist von
14 Tagen zum Monatsende gekündigt wird.

Änderungen am Leistungsumfang können zum
Folgemonat vereinbart werden.

Umsatzsteuer für VAs

Regulär steuerpflichtig

VA-Leistungen unterliegen der USt. (19%).

Kleinunternehmerregelung

Viele VAs nutzen die Kleinunternehmerregelung:

Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.

EU-Kunden

Bei Unternehmenskunden in der EU: Reverse Charge

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
gemäß § 13b UStG.

Fazit

Als VA ist eine transparente, professionelle Rechnung dein Aushängeschild. Sie zeigt Kunden den Wert deiner Arbeit und schafft Vertrauen.

Die wichtigsten Punkte:

1. Zeitnachweis - Detaillierte Erfassung beilegen
2. Paketregeln - Gültigkeit und Übertragbarkeit klären
3. Retainer-Bedingungen - Umfang und Kündigungsfrist
4. Zusatzstunden - Vorab kommunizieren, separat ausweisen
5. Vorauszahlung - Standard bei Paketen und Retainern

Mit Clever Invoice erstellst du VA-Rechnungen in Minuten - inklusive Zeiterfassung und automatischer Paket-Abrechnung.