Rechnungs-Lexikon

Gesetzliche Pflicht, Geschaftsunterlagen fur einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Fur Rechnungen: 10 Jahre.

Die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung von Geschaftsunterlagen gemas GoBD und Aufbewahrungspflichten.

Allgemeine Geschaftsbedingungen. Standardvertragsbedingungen, die oft Zahlungsbedingungen und Gerichtsstand regeln.

Rechnung, die ein Unternehmen an seine Kunden stellt. Erzeugt eine Forderung.

Rechnung uber eine Vorauszahlung vor Erbringung der vollstandigen Leistung.

Teilrechnung wahrend eines laufenden Projekts, z.B. nach Erreichen eines Meilensteins.

Verteilung der Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts uber seine Nutzungsdauer. Mindert den Gewinn.

Verbindliche Willenserklarung zur Erbringung einer Leistung zu bestimmten Konditionen. Grundlage fur Rechnungen.

Annahme eines Angebots durch den Kunden. Begrundet die Leistungspflicht und den Zahlungsanspruch.

Application Programming Interface. Schnittstelle zur Anbindung externer Software, z.B. fur automatische Rechnungserstellung.

Funktion in Rechnungssoftware, um ein akzeptiertes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung zu konvertieren.

Business Terms. Standardisierte Datenfelder in der E-Rechnung nach EN 16931, z.B. BT-1 (Rechnungsnummer).

Die Dokumentation eines Geschaftsvorfalls nach dem Prinzip der doppelten Buchfuhrung: Soll an Haben.

Gegenuberstellung von Vermogen (Aktiva) und Kapital (Passiva) eines Unternehmens zu einem Stichtag.

Business-to-Business. Geschaftsbeziehungen zwischen Unternehmen.

Business-to-Consumer. Geschaftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Privatpersonen.

Business-to-Government. Geschaftsbeziehungen zwischen Unternehmen und offentlichen Auftraggebern.

Bank Identifier Code (SWIFT-Code). Internationale Bankleitzahl zur Identifikation der Bank.

Sicherungskopie von Daten. Wichtig fur den Schutz vor Datenverlust bei Rechnungen und Belegen.

Automatisches Erfassen und Auslesen von Belegen (Rechnungen, Quittungen) per Foto oder Upload.

Cross Industry Invoice. Ein UN/CEFACT-Standard fur elektronische Rechnungen, der in ZUGFeRD verwendet wird.

Comma-Separated Values. Einfaches Textformat fur tabellarische Daten, oft fur Export/Import verwendet.

Bereitstellung von Software und Daten uber das Internet. Ermoglicht ortsunabhangigen Zugriff.

Datenschutz-Grundverordnung. EU-Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten, relevant fur Kundendaten auf Rechnungen.

Geschafte mit Unternehmen ausserhalb der EU. Unterliegen besonderen Zoll- und Steuerregelungen.

Sonderregelung fur Wiederverkaufer gebrauchter Waren. USt wird nur auf die Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis erhoben.

Deutscher Anbieter von Software und Dienstleistungen fur Steuerberater, Wirtschaftsprufer und Rechtsanwalte. DATEV-Export ist ein Standard-Exportformat.

Buchfuhrungssystem, bei dem jeder Geschaftsvorfall auf mindestens zwei Konten gebucht wird (Soll und Haben).

Schuldner, der dem Unternehmen Geld schuldet (Kunde mit offener Rechnung).

Eine elektronische Rechnung im strukturierten Datenformat (z.B. XML), die maschinell verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zur PDF-Rechnung enthalt sie maschinenlesbare Daten.

Die europaische Norm fur das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung. Basis fur XRechnung und ZUGFeRD.

Die gesetzliche Verpflichtung, Rechnungen in elektronischer Form zu erstellen und zu empfangen. In Deutschland ab 2025 fur B2B.

Elektronische Steuererklarung. Online-Portal der Finanzverwaltung fur Steuererklarungen und Voranmeldungen.

Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erhalt. Grundlage fur den Vorsteuerabzug.

Einnahmen-Uberschuss-Rechnung. Vereinfachte Gewinnermittlung fur Freiberufler und kleine Gewerbetreibende.

Rechtsform fur Selbststandige. Der Inhaber haftet unbeschrankt mit seinem Privatvermogen.

Electronic Data Interchange. Standard fur den elektronischen Austausch von Geschaftsdokumenten zwischen Unternehmen.

UN/EDIFACT. Internationaler Standard fur EDI, haufig in Grossunternehmen und Handel verwendet.

European Payments Council QR-Code. Standardisierter QR-Code fur SEPA-Uberweisungen auf Rechnungen.

Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der USt, nicht von der E-Rechnungspflicht.

Die franzosische Variante von ZUGFeRD. Beide Formate sind seit Version 2.0 vollstandig kompatibel.

Anspruch auf Zahlung gegenuber einem Kunden. Entsteht durch Ausgangsrechnungen.

Selbststandiger, der auf eigene Rechnung fur verschiedene Auftraggeber arbeitet. Oft in kreativen oder IT-Berufen.

Selbststandiger in einem freien Beruf (z.B. Arzt, Anwalt, Architekt). Gewerbesteuerfrei.

Grundsatze zur ordnungsmasigen Fuhrung und Aufbewahrung von Buchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Gesetzliche Haftung des Verkaufers fur Mangel. Bei Verbrauchern 2 Jahre, kann auf Rechnung vermerkt werden.

Dokument zur Korrektur einer Rechnung oder als Abrechnungsform, bei der der Leistungsempfanger die Rechnung erstellt.

Gewinn- und Verlustrechnung. Gegenuberstellung von Ertragen und Aufwendungen einer Periode.

Unternehmer, der ein Gewerbe betreibt. Gewerbesteuerpflichtig ab bestimmtem Gewinn.

Gesellschaft mit beschrankter Haftung. Kapitalgesellschaft mit Haftungsbeschrankung auf das Gesellschaftsvermogen.

Ein E-Rechnungsformat, das maschinenlesbare Daten (XML) mit einer menschenlesbaren Darstellung (PDF) kombiniert.

Rechtsgebiet fur Kaufleute und Handelsgesellschaften. Regelt u.a. Buchfuhrungspflichten und Rechnungsanforderungen.

Handelsgesetzbuch. Deutsches Gesetz mit Vorschriften fur Kaufleute, u.a. zur Buchfuhrung und Bilanzierung.

Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land. Unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei.

Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten. USt wird erst fallig, wenn die Zahlung eingeht.

International Bank Account Number. Internationale Bankkontonummer fur SEPA-Zahlungen.

Verbindung verschiedener Software-Systeme, z.B. Rechnungssoftware mit Buchhaltung oder CRM.

JavaScript Object Notation. Leichtgewichtiges Datenformat, oft fur APIs und Webservices verwendet.

Software zum Umwandeln von Rechnungen zwischen verschiedenen Formaten, z.B. von PDF zu XRechnung.

Regelung nach §19 UStG, die Unternehmer mit geringem Umsatz (unter 22.000€/Jahr) von der Umsatzsteuer befreit.

Vereinfachte Rechnung fur Betrage bis 250€. Weniger Pflichtangaben erforderlich.

Systematische Gliederung aller Konten eines Unternehmens. In Deutschland verbreitet: SKR03 und SKR04.

Glaubiger, dem das Unternehmen Geld schuldet (Lieferant mit offener Rechnung).

Zahlungskarte mit Kreditrahmen. Zahlung erfolgt nachtraglich nach Monatsabrechnung.

Rechnungserstellung mit Künstlicher Intelligenz. Die KI versteht natürliche Sprache und erstellt automatisch professionelle Rechnungen.

Eine eindeutige Kennung fur offentliche Auftraggeber in Deutschland. Wird bei XRechnungen im Feld BT-10 angegeben.

Der Zeitraum, in dem die abgerechnete Leistung erbracht wurde. Pflichtangabe auf jeder Rechnung.

Das Datum der Warenlieferung oder Leistungserbringung. Muss auf der Rechnung angegeben werden.

Begleitdokument einer Warenlieferung. Bestatigt Art und Menge der gelieferten Waren.

Zahlungsverfahren, bei dem der Empfanger den Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzieht.

Umgangssprachliche Bezeichnung fur die Umsatzsteuer. Rechtlich korrekt ist der Begriff Umsatzsteuer.

Schriftliche Zahlungserinnerung an den Schuldner nach Ablauf des Zahlungsziels. Nach 3 Mahnungen folgt meist das Inkasso.

Systematisches Vorgehen bei überfälligen Zahlungen. Umfasst Zahlungserinnerung, Mahnung und ggf. Inkasso.

Zahlungsart, bei der die Zahlung bei Lieferung der Ware erfolgt (bar oder per Karte).

Optical Character Recognition. Texterkennung in Bildern/PDFs, z.B. zum Auslesen von Eingangsrechnungen.

Pan-European Public Procurement OnLine. Ein Netzwerk fur den europaweiten Austausch von elektronischen Dokumenten, inkl. E-Rechnungen.

Gesetzlich vorgeschriebene Angaben auf einer Rechnung nach §14 UStG: Rechnungssteller, -empfanger, Datum, Nummer, Leistung, Betrage, Steuern.

Eine vorlaufige Rechnung ohne Zahlungsverpflichtung, oft fur Zollzwecke oder als Vorabinformation.

Ein ISO-standardisiertes PDF-Format fur die Langzeitarchivierung. ZUGFeRD verwendet PDF/A-3.

Online-Zahlungsdienst fur schnelle Zahlungen per E-Mail-Adresse. Beliebt im E-Commerce.

Zweidimensionaler Barcode auf Rechnungen. Kann Zahlungsinformationen fur Banking-Apps enthalten.

Schweizer Rechnungsformat mit Swiss QR-Code für einfache Zahlung. Ersetzt seit 2022 den Einzahlungsschein.

Anforderung an die Archivierung, dass Dokumente unveranderbar, vollstandig und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden.

Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Bei bestimmten Leistungen schuldet der Leistungsempfanger die Umsatzsteuer statt des Leistenden.

Eine fortlaufende, einmalige Nummer zur eindeutigen Identifizierung einer Rechnung. Muss luckenlos vergeben werden.

Berichtigung einer fehlerhaften Rechnung durch Stornorechnung und neue Rechnung oder durch Korrekturbeleg.

Das Datum der Rechnungsausstellung. Pflichtangabe und relevant fur Zahlungsziel und Buchungsperiode.

Die Person oder das Unternehmen, an die die Rechnung adressiert ist und die zur Zahlung verpflichtet ist.

Das Unternehmen oder die Person, die die Rechnung ausstellt und die Leistung erbracht hat.

Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zur richtigen Buchungsperiode (aktive/passive Rechnungsabgrenzung).

Zahlung in mehreren Teilbetragen uber einen Zeitraum. Oft bei hoheren Rechnungsbetragen.

Moderne Methode zur Rechnungserstellung per WhatsApp-Sprachnachricht. Die KI erkennt automatisch Kunde, Leistung und Betrag.

Kostenlose Rechnungssoftware mit Basisfunktionen. Meist mit Einschränkungen bei Rechnungsanzahl oder Funktionen.

Rechnung von Kleinunternehmern nach §19 UStG oder für steuerfreie Leistungen. Muss entsprechenden Hinweis enthalten.

Besonderheiten bei Rechnungen von Freiberuflern: Keine Gewerbesteuer, aber Einkommensteuer. Pflichtangaben wie bei gewerblichen Rechnungen.

Gesetzlich vorgeschriebene Angaben: Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer/USt-ID, Leistungsbeschreibung, Netto/Brutto-Beträge.

Rechnungsvorlage als Word-Dokument. Einfach, aber ohne Automatisierung, Nummerierung oder E-Rechnungsfunktion.

Rechnungsvorlage als Excel-Tabelle mit Berechnungsformeln. Limitiert bei Automatisierung und rechtlicher Konformität.

Besonderheiten bei Rechnungen in die Schweiz: CHF-Währung, Schweizer MWST, QR-Rechnung mit QR-Code.

Besonderheiten bei Rechnungen in Österreich: UID-Nummer, österreichisches USt-Recht, E-Rechnung an Behörden.

Eine regelbasierte Validierungssprache fur XML. Wird zur Prufung von XRechnungen auf Konformitat verwendet.

Vom Finanzamt vergebene Nummer zur Identifikation eines Steuerpflichtigen. Pflichtangabe auf Rechnungen.

Der prozentuale Anteil der Umsatzsteuer. In Deutschland 19% (Regelsatz) oder 7% (ermasigt fur Lebensmittel, Bucher etc.).

Ausnahme von der Umsatzsteuerpflicht fur bestimmte Leistungen, z.B. Heilbehandlungen, Bildung, Vermietung.

Besteuerung nach vereinbarten Entgelten. USt wird fallig, wenn die Rechnung gestellt wird (Regelfall).

Ein Preisnachlass bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist. Ublich sind 2-3% bei Zahlung innerhalb von 7-14 Tagen.

Eine Rechnung, die eine fruhere Rechnung vollstandig aufhebt (storniert). Enthalt negative Betrage.

Endgultige Rechnung nach Abschluss eines Projekts, die bereits geleistete Anzahlungen berucksichtigt.

Eine Rechnung, die mehrere Lieferungen oder Leistungen an denselben Kunden zusammenfasst.

Standard-Kontenrahmen 03. Prozessorientierter Kontenrahmen, verbreitet bei Industrieunternehmen.

Standard-Kontenrahmen 04. Abschlussorientierter Kontenrahmen, verbreitet bei Handelsunternehmen.

Single Euro Payments Area. Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum fur Uberweisungen und Lastschriften.

Einzugsermachtigung fur SEPA-Lastschriften. Berechtigt den Glaubiger zum Lastschrifteinzug.

Software as a Service. Software, die als Dienst uber das Internet bereitgestellt wird (z.B. Clever Invoice).

Ermittlung des optimalen Stundensatzes unter Berücksichtigung von Kosten, Gewinnmarge und Marktpreisen.

Universal Business Language. Ein OASIS-Standard fur Geschaftsdokumente, auf dem XRechnung basiert.

Umsatzsteuergesetz. Regelt die Umsatzsteuer in Deutschland, inkl. Rechnungsanforderungen in §14.

Eine Steuer auf den Austausch von Waren und Dienstleistungen. In Deutschland betragt der Regelsatz 19%, der ermasisgte Satz 7%.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine eindeutige Kennung fur Unternehmen im EU-Binnenmarkt fur innergemeinschaftliche Geschafte.

Unternehmergesellschaft (haftungsbeschrankt). Mini-GmbH mit geringerem Stammkapital (ab 1€).

Bankzahlung, bei der der Zahlungspflichtige den Betrag aktiv an den Empfanger sendet.

Ein Tool zur Prufung von E-Rechnungen auf formale Korrektheit und Konformitat mit Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Zeitlicher Ablauf, nach dem Forderungen nicht mehr gerichtlich durchsetzbar sind. Regelfrist: 3 Jahre.

Zustand, wenn eine Zahlung trotz Falligkeit ausbleibt. Ab Verzug konnen Verzugszinsen berechnet werden.

Das Recht eines Unternehmers, die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen.

Regelmassige Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt (monatlich oder vierteljahrlich).

Zinsen, die bei verspateter Zahlung anfallen. Gesetzlich: 5% uber Basiszinssatz (Verbraucher) bzw. 9% (Unternehmen).

Schuld gegenuber einem Lieferanten. Entsteht durch Eingangsrechnungen.

Zahlungsart, bei der die Zahlung vor Lieferung der Ware oder Leistung erfolgt.

Automatische Benachrichtigung bei Ereignissen (z.B. neue Rechnung, Zahlung eingegangen).

Der deutsche Standard fur elektronische Rechnungen an offentliche Auftraggeber (B2G). XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung.

Extensible Markup Language. Ein textbasiertes Datenformat fur den strukturierten Austausch von Informationen.

Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Ein Hybridformat, das ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML kombiniert.

Die Frist, innerhalb der eine Rechnung bezahlt werden muss. Gesetzliche Frist: 30 Tage, vertraglich oft kurzer.

Vereinbarungen uber Zahlungsart, Zahlungsziel, Skonto und Verzugszinsen auf einer Rechnung.

Kleinunternehmerregelung im Umsatzsteuergesetz. Befreit Unternehmer mit weniger als 22.000€ Jahresumsatz von der Umsatzsteuer.