Angebot vs. Rechnung
Der wichtige Unterschied zwischen Angebot und Rechnung - und wann Sie welches Dokument brauchen.
Einleitung
Angebot und Rechnung sind zwei grundverschiedene Dokumente mit unterschiedlichen Funktionen. Das Angebot kommt vor dem Auftrag und beschreibt, was Sie zu welchem Preis liefern würden. Die Rechnung kommt nach der Leistung und fordert die Bezahlung. Der wichtigste Unterschied: Ein Angebot ist ein Vorschlag, eine Rechnung eine Forderung.
Wichtige Punkte
- ANGEBOT: Vor dem Auftrag | Beschreibt geplante Leistung | Unverbindlich bis Annahme
- RECHNUNG: Nach der Leistung | Dokumentiert erbrachte Leistung | Zahlungsaufforderung
- Angebot = Willenserklärung, Rechnung = Buchungsbeleg
- Angebot hat Gültigkeitsdauer, Rechnung hat Zahlungsfrist
- Angebot kann geändert werden, Rechnung nur per Korrektur/Storno
- Angebot enthält keine Rechnungsnummer, Rechnung muss Pflichtangaben nach § 14 UStG haben
Beispiel / Muster
VERGLEICH: Angebot vs. Rechnung
ANGEBOT RECHNUNG
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Zeitpunkt | Vor dem Auftrag | Nach der Leistung
Funktion | Vorschlag/Offerte | Zahlungsaufforderung
Verbindlichkeit | Bei Annahme bindend | Immer verbindlich
Pflichtangaben | Keine gesetzlichen | § 14 UStG Pflichten
Nummer | Angebotsnummer | Rechnungsnummer (Pflicht)
Gültigkeit | Begrenzt (z.B. 30 Tage) | Unbegrenzt (Verjährung 3J)
Änderbar | Ja, neues Angebot | Nur per Korrektur
Steuerrelevant | Nein | Ja, Buchungsbeleg
─────────────────────────────────────────────────────────────────
ABLAUF:
1. Kundenanfrage
2. → Angebot erstellen
3. Kunde nimmt an → Auftrag/Vertrag
4. Leistung erbringen
5. → Rechnung schreiben
6. Kunde bezahltWichtige Hinweise
Praxistipps
- Wandeln Sie angenommene Angebote direkt in Rechnungen um (mit Clever Invoice ein Klick)
- Dokumentieren Sie Änderungen während des Projekts schriftlich
- Bei Mehrleistungen: Erst neues Angebot/Nachtrag, dann Rechnung
- Vergleichen Sie Rechnung mit Angebot vor dem Versand
Häufige Fragen
Kann ich aus einem Angebot eine Rechnung machen?
Ja, nachdem der Kunde das Angebot angenommen hat und Sie die Leistung erbracht haben. Mit Clever Invoice wandeln Sie ein Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um.
Muss die Rechnung dem Angebot entsprechen?
Grundsätzlich ja, aber Abweichungen sind möglich (Mehr- oder Minderleistungen, Änderungswünsche). Dokumentieren Sie Änderungen schriftlich und lassen Sie sie vom Kunden bestätigen.
Was passiert wenn ich direkt eine Rechnung ohne Angebot schreibe?
Das ist möglich und bei mündlichen Vereinbarungen üblich. Allerdings fehlt dann der schriftliche Nachweis über die vereinbarte Leistung. Bei größeren Aufträgen empfiehlt sich immer ein Angebot.
Brauche ich für jede Rechnung ein Angebot?
Nein, Angebote sind nicht Pflicht. Bei Stammkunden mit bekannten Preisen oder kleinen Aufträgen reicht oft eine direkte Rechnung. Bei größeren Projekten oder Neukunden schützt ein Angebot beide Seiten.
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