E-Rechnungspflicht 2025

Nein, Kleinunternehmer sind durch das Jahressteuergesetz 2024 von der Ausstellungspflicht befreit. Sie müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Während der Übergangsfristen (bis Ende 2026 bzw. 2027) können Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden. Ab 2028 riskieren Sie jedoch, dass Rechnungen nicht akzeptiert werden und Zahlungen sich verzögern. Es können auch steuerliche Konsequenzen drohen.

Nein, eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung. E-Rechnungen müssen strukturierte XML-Daten enthalten (XRechnung oder ZUGFeRD). Eine PDF-Datei hat kein strukturiertes, maschinenlesbares Format.

In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN16931 oder höher) zulässig. Für Behörden ist XRechnung oft Pflicht, für B2B empfehlen wir ZUGFeRD, da es auch als PDF lesbar ist.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000€ müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden. Liegt Ihr Umsatz 2026 unter dieser Grenze, haben Sie noch bis Ende 2027 Zeit.

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze (Leistender und Empfänger in Deutschland). Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die Regelungen des jeweiligen Landes.

Laut Bundesregierung reicht ein E-Mail-Postfach aus, um E-Rechnungen zu empfangen. Wichtig ist die GoBD-konforme Archivierung der erhaltenen E-Rechnungen über 10 Jahre.

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 ist die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Es ändert §14 UStG und führt die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich ein.

Ja, E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Das bedeutet: unveränderbar, vollständig, maschinell auswertbar und mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Das Originalformat (XML) muss erhalten bleiben.

Ja, ZUGFeRD ab Profil „Basic" erfüllt die EN 16931 und ist als E-Rechnung zulässig. ZUGFeRD 2.x kombiniert PDF und eingebettete XML (CII-Format). XRechnung ist eine rein XML-basierte Form des CII-Formats und Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Für B2B sind beide Formate gültig — entscheidend ist die EN-16931-Konformität. Eine reine PDF-Datei ohne eingebettete strukturierte Daten ist KEINE E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Nein. Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV (bis 250 € brutto) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — sie dürfen weiterhin als „sonstige Rechnungen" (Papier, PDF) ausgestellt werden. Das reduziert den Aufwand für Barverkäufe, Quittungen und Kleinstrechnungen. ABER: Die 250-€-Grenze ist je Rechnung — bei monatlichen Sammelrechnungen oder Dauerleistungen greift die Grenze schnell nicht mehr.

Das neue § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG (gültig seit 2025) unterscheidet zwischen E-Rechnungen und „sonstigen Rechnungen". Sonstige Rechnungen sind alle nicht-strukturierten Formate: Papier, PDF, JPG, Word. Während der Übergangsphase (bis 2026 ohne Bedingung, 2027 nur für KMU unter 800.000 €) sind sonstige Rechnungen erlaubt. Ab 2028 nur noch ausnahmsweise — mit Zustimmung des Empfängers und nur in bestimmten Fällen (Kleinbetragsrechnung, B2C, steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG).

Fragen Sie proaktiv an: E-Mail-Adresse für E-Rechnungs-Empfang? PEPPOL-ID? XRechnung- oder ZUGFeRD-fähiges ERP-System? Ab 2025 muss jedes B2B-Unternehmen empfangsbereit sein — in der Praxis tun das aber noch nicht alle. Praktischer Übergang: Stellen Sie bis 2026/2027 beide Formate aus (ZUGFeRD-PDF = menschenlesbar + maschinenlesbar), der Empfänger nutzt das, was er verarbeiten kann. Ab 2028 müssen Sie nur noch strukturierte Formate senden.

Direkte Bußgelder für den Versand von Papierrechnungen statt E-Rechnung gibt es nicht. ABER: Bei Betriebsprüfungen kann der Vorsteuerabzug des Kunden aberkannt werden, wenn keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 14 Abs. 4 UStG). Das wiederum macht Sie gegenüber dem Kunden schadensersatzpflichtig. Zusätzlich: Verstöße gegen die GoBD-Archivierungspflicht (§ 147 AO) werden mit bis zu 25.000 € Bußgeld geahndet. Im Zweifel: Lieber jetzt umstellen.