Rechnung schreiben: Die komplette Anleitung 2026

Nach §14 UStG sind 14 Pflichtangaben erforderlich: Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt, Steuersatz (19% oder 7%), Steuerbetrag und Bruttobetrag. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250€ gelten vereinfachte Anforderungen.

Ja, als Privatperson können Sie Rechnungen für gelegentliche Verkäufe oder Dienstleistungen schreiben. Bis zur Freigrenze von 600€ pro Jahr für private Veräußerungsgeschäfte ist dies steuerfrei. Sobald Sie regelmäßig und mit Gewinnerzielungsabsicht tätig sind, müssen Sie ein Gewerbe anmelden.

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG (Umsatz unter 25.000€ im Vorjahr) schreiben Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Pflicht ist der Hinweis: "Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle anderen Pflichtangaben nach §14 UStG (Name, Adresse, Rechnungsnummer etc.) gelten weiterhin.

Nach §14 Abs. 2 UStG müssen Sie eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung ausstellen. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (EU) gilt eine Frist von 15 Tagen nach dem Monat der Lieferung. Empfehlung: Stellen Sie Rechnungen zeitnah, idealerweise innerhalb von 1-2 Wochen.

Das Rechnungsdatum ist der Tag der Rechnungsausstellung. Das Leistungsdatum (oder Lieferdatum) ist der Zeitpunkt, wann die Leistung erbracht wurde. Beide Angaben sind Pflicht. Bei identischen Daten genügt der Vermerk "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".

Eine Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend sein - Lücken sind erlaubt. Bewährte Formate: Jahr-Nummer (2026-001), Jahr-Monat-Nummer (2026-01-001) oder Präfix-Jahr-Nummer (RE-2026-001). Das Finanzamt verlangt nur Einmaligkeit und Nachvollziehbarkeit.

Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht kommt stufenweise: 2027 für Unternehmen über 800.000€ Umsatz, 2028 für alle B2B-Rechnungen. E-Rechnungen sind strukturierte XML-Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD - ein PDF allein ist keine E-Rechnung.

Nach GoBD und §147 AO müssen Rechnungen 8 Jahre aufbewahrt werden (seit 2025, vorher 10 Jahre). Dies gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Digitale Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden - ein Ausdruck allein genügt nicht für die GoBD-Konformität.

Bei Rechnungen bis 250€ Brutto (seit 2017, vorher 150€) gelten vereinfachte Anforderungen. Nicht erforderlich sind: Name/Anschrift des Empfängers, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer, separater Steuerbetrag (nur Steuersatz). Praktisch für Kassenbons und kleine Dienstleistungen.

Ja, seit 2011 sind E-Mail-Rechnungen ohne digitale Signatur rechtsgültig. Der Empfänger muss zustimmen (auch stillschweigend durch Akzeptanz). PDF-Rechnungen per E-Mail sind Standard. Ab 2025 sollten B2B-Rechnungen jedoch als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) versendet werden.

Fehlen Pflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug für den Empfänger gefährdet. Das Finanzamt kann die Rechnung beanstanden. Sie müssen dann eine korrigierte Rechnung ausstellen. Bei bereits bezahlten Rechnungen ist eine Stornorechnung plus Neuausstellung nötig.

Unbezahlte Rechnungen können Sie direkt korrigieren und neu versenden. Bei bereits bezahlten oder verbuchten Rechnungen müssen Sie eine Stornorechnung (mit negativem Betrag) erstellen und eine neue, korrigierte Rechnung ausstellen. Nachträgliches Ändern ist nicht erlaubt.