Grundlagen für Selbstständige

Buchhaltung für Selbstständige

Alles, was Sie über Buchführung wissen müssen: Von der einfachen EÜR bis zur korrekten Belegführung. Verständlich erklärt für Freiberufler und Kleinunternehmer.

EÜR
Für die meisten
10 Jahre
Aufbewahrung
GoBD
konform
Digital
erlaubt

Buchhaltung im Überblick

Buchhaltung bedeutet: Alle Geschäftsvorfälle systematisch erfassen und dokumentieren. Als Selbstständiger müssen Sie dem Finanzamt nachweisen können, wie sich Ihr Gewinn zusammensetzt. Das klingt kompliziert, ist aber mit der richtigen Methode gut machbar.

Die gute Nachricht: Die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer dürfen die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen. Dabei rechnen Sie einfach Einnahmen minus Ausgaben – ohne komplizierte Kontenrahmen und Bilanzen.

Belege sammeln

Jede Einnahme und Ausgabe braucht einen Beleg

Einnahmen erfassen

Alle Umsätze aus Ihrer Tätigkeit dokumentieren

Gewinn ermitteln

Einnahmen minus Ausgaben = Ihr steuerpflichtiger Gewinn

Ihre Buchhaltungspflichten

Aufzeichnungspflicht

Alle Betriebseinnahmen und -ausgaben müssen fortlaufend erfasst werden. Zeitnah bedeutet: innerhalb von 10 Tagen.

Belegpflicht

"Keine Buchung ohne Beleg" – jede Einnahme und Ausgabe muss durch einen Beleg nachweisbar sein.

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre. Geschäftsbriefe: 6 Jahre. Digital ist erlaubt, wenn GoBD-konform.

Steuererklärung

Die Anlage EÜR muss elektronisch übermittelt werden. Abgabefrist: 31. Juli (ohne Steuerberater) bzw. Ende Februar des übernächsten Jahres (mit Steuerberater).

EÜR oder Bilanz?

KriteriumEÜRBilanz
KomplexitätEinfachKomplex
PrinzipZufluss/AbflussPeriodengerecht
Für wen?Freiberufler, kleine GewerbetreibendeGmbH, AG, große Gewerbetreibende
Umsatzgrenzeunter 600.000 €ab 600.000 €
Gewinngrenzeunter 60.000 €ab 60.000 €
Steuerberater nötig?Oft nichtMeist ja

Tipp: Freiberufler können unabhängig vom Umsatz immer die EÜR nutzen. Nur bei Eintrag ins Handelsregister (e.K., OHG, KG) oder als Kapitalgesellschaft ist die Bilanz Pflicht.

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Tipps für Buchhaltungs-Einsteiger

Buchen Sie regelmäßig – nicht alles am Jahresende
Trennen Sie privat und geschäftlich konsequent
Nutzen Sie eine Software statt Excel
Scannen Sie Kassenzettel sofort – Thermopapier verblasst

Häufige Fragen zur Buchhaltung

Muss ich als Selbstständiger Buchhaltung machen?
Ja, jeder Selbstständige muss seine Einnahmen und Ausgaben für das Finanzamt dokumentieren. Die Art der Buchführung (EÜR oder Bilanz) hängt von Ihrer Rechtsform und Ihrem Umsatz ab. Freiberufler können immer die einfache EÜR nutzen.
Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz?
Die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist einfacher: Sie rechnen Einnahmen minus Ausgaben. Die Bilanz (doppelte Buchführung) ist umfassender und erfasst auch Vermögen, Schulden und Forderungen. Kapitalgesellschaften und größere Gewerbetreibende müssen bilanzieren.
Kann ich meine Buchhaltung selbst machen?
Ja, besonders mit EÜR ist die Buchhaltung gut selbst zu schaffen. Eine Rechnungssoftware hilft dabei enorm. Für komplexere Fälle oder die Bilanzierung empfiehlt sich ein Steuerberater. Viele nutzen eine Kombination: Software für die laufende Erfassung, Steuerberater für den Jahresabschluss.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Rechnungen, Kontoauszüge und Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen 6 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt.
Was kostet Buchhaltungssoftware?
Von kostenlos (Clever Invoice Starter) bis ca. 30 €/Monat für umfassende Lösungen. Für die meisten Selbstständigen reicht eine einfache Lösung. Vergleichen Sie, welche Funktionen Sie wirklich brauchen: Rechnungen, Belegerfassung, Auswertungen, DATEV-Export.
Wann brauche ich einen Steuerberater?
Bei komplexen Fällen (Bilanzierung, Mitarbeiter, internationale Geschäfte), bei Unsicherheit über Absetzbarkeit, für Steueroptimierung und bei Betriebsprüfungen. Viele Freiberufler mit einfachen Verhältnissen kommen ohne Steuerberater aus.

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