GoBD-konform
10 Jahre Archivierung
2 Minuten
E-Rechnung erstellen
XRechnung & ZUGFeRD
Alle Formate inklusive
Kostenloser Einstieg
Keine Kreditkarte nötig
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist kein PDF. Sie ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat, das auf XML-Daten basiert. Damit können Rechnungsdaten automatisch ausgelesen, verarbeitet und archiviert werden – ohne manuelle Eingabe.
In Deutschland gibt es zwei zentrale Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, die den einheitlichen Standard für elektronische Rechnungen in der EU definiert.
Strukturiertes Format
Maschinenlesbare XML-Daten statt einfaches Bild
Kein PDF
Ein normales PDF ist KEINE E-Rechnung
EU-Norm EN 16931
Einheitlicher europäischer Standard
XRechnung vs. ZUGFeRD im Vergleich
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | Hybrid: PDF + XML |
| Lesbarkeit | Nur maschinell | Mensch + Maschine |
| Pflicht B2G | Ja, seit 2020 | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Pflicht B2B | Ab 2027 | Ab 2027 |
| Vorteil | Standard für Behörden | Visuell + strukturiert |
Beide Formate sind konform mit der europäischen Norm EN 16931.
E-Rechnung Pflicht: Der Zeitplan im Überblick
Das Wachstumschancengesetz macht die E-Rechnung in drei Phasen zur Pflicht. Jedes Unternehmen in Deutschland ist betroffen – die Frage ist nur, ab wann.
01.01.2025
Empfangspflicht
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
01.01.2027
Sendepflicht (>800k€)
Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000€ müssen E-Rechnungen versenden.
01.01.2028
Sendepflicht (ALLE)
Alle Unternehmen inkl. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen versenden.
Wen betrifft die E-Rechnung Pflicht?
| Unternehmenstyp | Empfangspflicht | Sendepflicht |
|---|---|---|
| GmbH, AG, UG | Ab 01.01.2025 | Ab 01.01.2027 |
| Einzelunternehmer (>800k) | Ab 01.01.2025 | Ab 01.01.2027 |
| Einzelunternehmer (<800k) | Ab 01.01.2025 | Ab 01.01.2028 |
| Kleinunternehmer (§19) | Ab 01.01.2025 | Ab 01.01.2028 |
| Freiberufler | Ab 01.01.2025 | Ab 01.01.2027/2028 |
| B2C-Rechnungen | Nicht betroffen | Nicht betroffen |
E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt mit Clever Invoice
In nur 5 Schritten erstellst du eine konforme E-Rechnung – von der Kundeneingabe bis zur GoBD-konformen Archivierung. Clever Invoice automatisiert dabei so viel wie möglich.
Kundendaten eingeben
Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. deines Kunden erfassen. Einmal gespeichert, werden die Daten beim nächsten Mal automatisch vorgeschlagen.
Positionen hinzufügen
Leistungen und Produkte hinzufügen. Die KI macht Vorschläge basierend auf vergangenen Rechnungen und häufig verwendeten Positionen.
Format wählen
XRechnung oder ZUGFeRD – Clever Invoice erkennt automatisch, welches Format dein Empfänger benötigt (Behörde = XRechnung, Geschäftskunde = ZUGFeRD).
Versenden
Direkt per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk oder sogar per WhatsApp versenden. Der Empfänger bekommt eine normkonforme E-Rechnung.
Archivieren
Automatische GoBD-konforme Archivierung für 10 Jahre. Unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit maschinell auswertbar.
E-Rechnung empfangen und verarbeiten
Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet: Eingangsrechnungen annehmen, automatisch verarbeiten und GoBD-konform archivieren.
Eingangsrechnungen annehmen
- Zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten
- XML-Anhänge nicht blockieren (Spamfilter prüfen)
- Lieferanten über E-Rechnungsbereitschaft informieren
Automatische Verarbeitung
- XML-Daten automatisch extrahieren
- Pflichtangaben validieren
- Buchungsvorschlag generieren
- DATEV-Export für den Steuerberater
GoBD-konforme Archivierung
- Unveränderbarkeit sicherstellen
- Nachvollziehbarkeit gewährleisten
- 10 Jahre Aufbewahrungsfrist einhalten
- Maschinell auswertbar speichern
E-Rechnung Software: Darauf solltest du achten
Die richtige Software entscheidet, ob die E-Rechnungspflicht zum Problem oder zum Wettbewerbsvorteil wird. Hier sind die wichtigsten Kriterien.
Pflicht-Features
Nice-to-have
E-Rechnung Software im Vergleich
| Feature | Clever Invoice | lexoffice | sevdesk | Fastbill |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung | ||||
| ZUGFeRD | ||||
| Empfang & Verarbeitung | ||||
| GoBD-Archivierung | ||||
| DATEV-Export | ||||
| KI-Erstellung | ||||
| WhatsApp-Integration | ||||
| Kostenloser Einstieg |
E-Rechnung Themen-Hub
Vertiefe dein Wissen zu allen Aspekten der elektronischen Rechnung.
XRechnung
Der XML-Standard für Behörden
ZUGFeRD
Das Hybrid-Format PDF + XML
E-Rechnungspflicht 2025
Fristen & Übergangsregeln
E-Rechnung erstellen
Schritt-für-Schritt Anleitung
E-Rechnung empfangen
Eingangsrechnungen verarbeiten
E-Rechnung Software
Tools & Anbieter im Vergleich
E-Rechnung Kleinunternehmer
Sonderregeln & Befreiungen
E-Rechnung für Freelancer
Tipps für Selbstständige
E-Rechnung für Handwerker
Branchenlösung Handwerk
E-Rechnung an Behörden
XRechnung & Leitweg-ID
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnung in Deutschland.
Ein PDF enthält keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Eine E-Rechnung enthält XML-Daten. Ab 2028 reicht ein PDF im B2B nicht mehr.
Ja, ab 01.01.2028 auch Kleinunternehmer nach §19 UStG. Empfangspflicht seit 2025.
Für Behörden: XRechnung. Für Geschäftskunden: ZUGFeRD. Clever Invoice wählt automatisch.
Nein. Muss in strukturiertem XML erstellt werden.
Ab 2028: Rechnungen nicht als Beleg anerkannt, Probleme beim Vorsteuerabzug, Betriebsprüfung.
10 Jahre GoBD-konform: unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar.
Kennung bei XRechnungen an Behörden. Identifiziert Empfänger. Vom Auftraggeber erhalten.
Pflicht nur B2B. B2C weiter PDF/Papier möglich.
Clever Invoice: kostenloser Einstieg. Profi-Pläne ab wenigen Euro/Monat.
Mit Clever Invoice in unter 5 Minuten.