Pflichtangaben auf Rechnungen (§14 UStG)
Diese 9 Angaben müssen laut §14 UStG auf jeder Rechnung stehen — fehlt auch nur eine, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern.
Rechnungssteller
PflichtVollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens
Rechnungsempfänger
PflichtName und Anschrift des Kunden (bei B2B auch Firmenname)
Steuernummer / USt-IdNr.
PflichtSteuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Rechnungsdatum
PflichtAusstellungsdatum der Rechnung
Rechnungsnummer
PflichtFortlaufende, einmalige Nummer ohne Lücken
Leistungszeitraum
PflichtZeitpunkt der Lieferung oder Leistung (z.B. „März 2026“)
Leistungsbeschreibung
PflichtArt und Umfang der erbrachten Leistung oder Lieferung
Nettobetrag
PflichtEntgelt ohne Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen)
Steuersatz & Steuerbetrag
PflichtUmsatzsteuersatz (19% oder 7%) und den daraus resultierenden Steuerbetrag
Sonderfall: Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss ein Hinweis auf §19 UStG auf der Rechnung stehen. Mehr dazu: Kleinunternehmer-Rechnung Pflichtangaben →
Rechnungsvorlagen zum kostenlosen Download
Wähle das passende Format — alle Vorlagen enthalten sämtliche Pflichtangaben und sind sofort einsatzbereit.
Word Vorlage
Einfach anzupassen in Microsoft Word, LibreOffice oder Google Docs
- Alle Felder editierbar
- Eigenes Logo einfügen
- Farben frei anpassbar
- Auch mit LibreOffice nutzbar
Excel Vorlage
Mit automatischen Formeln für Summen, Steuern und Gesamtbetrag
- Auto-Berechnung (Formeln)
- Bis zu 10 Positionen
- USt. wird automatisch berechnet
- Google Sheets kompatibel
PDF Vorlage
Druckfertige Vorlage — als PDF speichern über den Browser-Druckdialog
- Professionelles Layout
- Sofort druckfertig
- Platzhalter zum Ausfüllen
- A4-Format optimiert
Beispiel: So sieht eine korrekte Rechnung aus
Alle 9 Pflichtangaben auf einen Blick — nutze dieses Muster als Orientierung
12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789
Rechnungsdatum: 10.03.2026
Leistungszeitraum: Februar 2026
Kundenweg 456
67890 Kundenstadt
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Webdesign Dienstleistung | 10 Std. | 85,00 € | 850,00 € |
| Logo-Erstellung | 1 | 350,00 € | 350,00 € |
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Bankverbindung: Musterbank | IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 | BIC: COBADEFFXXX
Probleme mit Word- und Excel-Vorlagen
Vorlagen sind ein guter Einstieg, aber ab einer gewissen Rechnungsmenge stoßen sie an Grenzen:
Zeitaufwändig
Jede Rechnung muss manuell ausgefüllt werden — bei 10+ Rechnungen pro Monat kostet das Stunden.
Fehleranfällig
Tippfehler bei Berechnungen, vergessene Pflichtangaben, doppelte Rechnungsnummern.
Keine E-Rechnung möglich
Word und Excel können keine XRechnung oder ZUGFeRD erstellen — ab 2025 Pflicht für B2G, ab 2027 für B2B.
Kein Überblick
Offene Rechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen müssen separat verwaltet werden.
Nicht GoBD-konform
Dateien auf dem PC erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen an unveränderbare Archivierung.
Die bessere Lösung: Rechnungssoftware
Mit Clever Invoice erstellst du professionelle Rechnungen in unter 2 Minuten — automatisch E-Rechnung-konform und GoBD-gerecht. Kostenlos starten, kein Abo nötig.
Checkliste: Rechnung vor dem Versand prüfen
Gehe diese Punkte durch, bevor du eine Rechnung an deinen Kunden sendest
Tipp: Rechnung automatisch prüfen lassen
Clever Invoice prüft automatisch alle Pflichtangaben, bevor du eine Rechnung versendest. Fehlende Angaben werden markiert und können direkt ergänzt werden. Komplette Pflichtangaben-Checkliste →
Häufige Fragen zu Rechnungsvorlagen
Welche Angaben müssen auf einer Rechnung stehen?
Gemäß §14 UStG sind folgende Pflichtangaben erforderlich: Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Art und Umfang der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag.
Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?
Nein. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. Du musst aber einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnehmen, z.B.: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Kann ich eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel nutzen?
Ja, für den Anfang sind Word- und Excel-Vorlagen eine gute Lösung. Allerdings sind sie nicht GoBD-konform archivierbar, können keine E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) erstellen und sind fehleranfällig bei der Berechnung. Für regelmäßige Rechnungen empfiehlt sich eine Rechnungssoftware.
Wie muss die Rechnungsnummer aufgebaut sein?
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Das Format ist frei wählbar — z.B. „2026-001", „RE-0001" oder „2026/03/001". Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vergeben wird und keine Lücken entstehen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§14b UStG). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Bei digitaler Aufbewahrung müssen die GoBD-Anforderungen erfüllt sein — einfache Word/Excel-Dateien auf dem PC reichen dafür nicht aus.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung vor oder nach Leistungserbringung. Eine Quittung bestätigt den Zahlungseingang. Für den Vorsteuerabzug benötigen Unternehmen eine ordnungsgemäße Rechnung gemäß §14 UStG — eine Quittung reicht dafür nicht aus.
Was kostet die Rechnungsvorlage?
Unsere Rechnungsvorlagen für Word, Excel und PDF sind komplett kostenlos und ohne Registrierung downloadbar. Sie enthalten alle gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG und sind sofort einsatzbereit.
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