GoBD-konforme Rechnungssoftware

Ja, die GoBD gilt für alle Unternehmen in Deutschland - unabhängig von Größe oder Rechtsform. Auch Kleinunternehmer nach §19 UStG und Freelancer müssen alle GoBD-Anforderungen einhalten: revisionssichere Archivierung, Unveränderbarkeit, lückenlose Protokollierung und eine Verfahrensdokumentation. Clever Invoice erfüllt diese Anforderungen automatisch.

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden. Clever Invoice archiviert alle Rechnungen automatisch GoBD-konform für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Ja, der Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail ist zulässig. Wichtig ist, dass das Original-PDF unveränderbar und GoBD-konform archiviert wird. Bei Clever Invoice passiert das automatisch beim Erstellen der Rechnung. Ab 2025 sind im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) verpflichtend.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihr Buchhaltungssystem funktioniert - von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Archivierung. Sie ist laut GoBD für alle Unternehmen Pflicht. Die Dokumentation muss beschreiben: welche Software Sie nutzen, wie Daten erfasst werden, wie Änderungen protokolliert werden und wie die Archivierung erfolgt. Clever Invoice stellt eine fertige Verfahrensdokumentation für Ihre Rechnungsstellung bereit.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können. Die GoBD fordert: Unveränderbarkeit der Originaldokumente, vollständige Protokollierung aller Zugriffe (Audit-Trail), jederzeitige Auffindbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Bei einer Betriebsprüfung muss der Prüfer alle Belege im Original-Format einsehen können.

E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format müssen in ihrer ursprünglichen digitalen Form archiviert werden - ein Ausdruck reicht nicht! Die XML-Daten müssen erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD muss das vollständige PDF/A-3 mit eingebettetem XML archiviert werden. Die Archivierungsfrist beträgt 10 Jahre. Clever Invoice archiviert E-Rechnungen automatisch im korrekten Format.

Ja, Sie können bestehende Rechnungen als PDF importieren. Diese werden dann ebenfalls GoBD-konform archiviert. Wichtig: Das Importdatum wird dokumentiert, die ursprünglichen Rechnungsdaten bleiben erhalten. Kontaktieren Sie uns für eine Migration Ihrer historischen Daten.

Ja, absolut. Clever Invoice ist für Betriebsprüfungen optimiert: Alle Daten können im GoBD-konformen GDPdU/GoBD-Format exportiert werden. Der Audit-Trail dokumentiert alle Vorgänge lückenlos. Rechnungsnummern sind fortlaufend und ohne Lücken. Die Verfahrensdokumentation ist jederzeit abrufbar. Wir unterstützen Sie bei Anfragen vom Finanzamt.

Der DATEV-Export ist ein standardisiertes Format zur Übergabe von Buchungsdaten an Ihren Steuerberater. Clever Invoice exportiert alle Rechnungsdaten im DATEV-kompatiblen Format: Buchungssätze, Debitoren, Rechnungsbelege. Der Export erfolgt mit einem Klick und kann monatlich, quartalsweise oder jährlich erstellt werden. Ihr Steuerberater kann die Daten direkt in DATEV importieren.

Bei GoBD-Verstößen drohen erhebliche Konsequenzen: Das Finanzamt kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und Steuern schätzen - oft zu Ungunsten des Unternehmens. Bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung drohen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen. Zusätzlich können Zinsen auf Nachzahlungen und Säumniszuschläge anfallen. Eine ordnungsgemäße GoBD-konforme Buchführung vermeidet diese Risiken.

Ja, wenn geschäftliche E-Mails steuerrelevante Informationen enthalten, sind sie laut GoBD aufbewahrungspflichtig. Das gilt für E-Mails mit Rechnungen, Vertragsabschlüssen oder Auftragsbestätigungen. Die reine Rechnung als Anhang reicht nicht - auch die E-Mail selbst muss archiviert werden, wenn sie zusätzliche Informationen enthält (z.B. Zahlungsbedingungen).

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) war der Vorgänger der GoBD und wurde 2015 in die GoBD integriert. Die GoBD sind umfassender und regeln zusätzlich: Cloud-Archivierung, mobile Erfassung, E-Rechnungen und die Verfahrensdokumentation. Der Begriff GDPdU wird noch für den Datenexport-Standard verwendet (Z1-Z3 Zugriffsmethoden).

Die GoBD fordert regelmäßige Datensicherungen, gibt aber keine feste Frequenz vor. Empfohlen wird: tägliche inkrementelle Backups und wöchentliche Vollbackups. Backups müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden (idealerweise georedundant). Bei Clever Invoice werden alle Daten automatisch in deutschen Rechenzentren gesichert - mehrfach redundant und verschlüsselt.

Nein, eine bereits erstellte Rechnung darf laut GoBD nicht nachträglich geändert werden (Grundsatz der Unveränderbarkeit). Bei Fehlern müssen Sie eine Stornorechnung erstellen und eine neue, korrigierte Rechnung ausstellen. Clever Invoice dokumentiert alle Stornierungen im Audit-Trail und stellt sicher, dass Rechnungsnummern lückenlos bleiben.

Ja, Cloud-Lösungen können GoBD-konform sein, wenn sie alle Anforderungen erfüllen. Wichtig sind: Serverstandort in Deutschland oder EU, Verschlüsselung der Daten, revisionssichere Archivierung, vollständiger Audit-Trail und eine Verfahrensdokumentation. Clever Invoice erfüllt alle diese Kriterien und speichert alle Daten in ISO 27001 zertifizierten deutschen Rechenzentren.