Auf einen Blick: Wann welche Rechnung?
Anzahlung
VOR Leistungsbeginn
Abschlag
WÄHREND der Leistung
Teilrechnung
NACH Teilleistung
Schlussrechnung
AM ENDE des Projekts
Die Kernfrage
Der wichtigste Unterschied ist der Leistungsstand zum Zeitpunkt der Zahlung. Bei einer Anzahlung haben Sie noch nichts geleistet. Bei einem Abschlag haben Sie teilweise geleistet. Bei einer Teilrechnung ist ein abgeschlossener Teil komplett fertig.
Die Unterschiede im Detail
Anzahlungsrechnung
Zahlung VOR Leistungsbeginn (auch: Vorauszahlungsrechnung)
Definition
Eine Anzahlung ist eine Zahlung vor Leistungsbeginn. Der Kunde zahlt einen Teil des Auftragswertes im Voraus, obwohl Sie noch keine Leistung erbracht haben.
Typische Beispiele
- • 30% Anzahlung bei Küchenbestellung
- • 50% Anzahlung bei Möbeln nach Maß
- • Vorschuss bei Auftragserteilung
- • Kaution bei Mietwerkzeugen
Umsatzsteuer
Die USt entsteht bei Vereinnahmung der Anzahlung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG) – also sobald das Geld auf Ihrem Konto eingeht. Sie müssen die USt in der UStVA des Eingangsmonats anmelden.
Abschlagsrechnung
Zahlung WÄHREND der laufenden Leistung (auch: A-Konto-Rechnung)
Definition
Ein Abschlag ist eine Zahlung für bereits erbrachte Teilleistungen während eines laufenden Projekts. Die Gesamtleistung ist noch nicht abgeschlossen.
Typische Beispiele
- • Monatliche Abschläge bei Hausbau
- • Abschlag nach Rohbau-Fertigstellung
- • Regelmäßige Abschläge bei Sanierungen
- • VOB-Abschlagszahlungen
Umsatzsteuer
Wie bei der Anzahlung: USt entsteht bei Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG). Auch wenn Sie bereits teilweise geleistet haben – die Steuer wird erst mit dem Geldeingang fällig.
Teilrechnung
Zahlung NACH abgeschlossener Teilleistung
Definition
Eine Teilrechnung wird nach Fertigstellung einer abgeschlossenen, wirtschaftlich selbstständigen Teilleistung gestellt. Dieser Teil ist komplett fertig und abgenommen.
Typische Beispiele
- • Fertiggestelltes Software-Modul
- • Abgeschlossene Schulungseinheit
- • Einzelner Band einer Buchreihe
- • Fertiggestellte Bauphase (abgenommen)
Umsatzsteuer
Anders als bei Anzahlung/Abschlag: Die USt entsteht bei Leistungserbringung – also mit der Abnahme der Teilleistung. Der Zahlungszeitpunkt ist hier nicht entscheidend.
Vergleich auf einen Blick
| Kriterium | Anzahlung | Abschlag | Teilrechnung |
|---|---|---|---|
| Zeitpunkt | Vor Leistungsbeginn | Während der Leistung | Nach Teilleistung |
| Leistungsstand | 0% | Teilweise | Teil abgeschlossen |
| USt entsteht bei | Vereinnahmung | Vereinnahmung | Leistungserbringung |
| Vorsteuerabzug | Mit Zahlung | Mit Zahlung | Mit Rechnung |
| Typische Höhe | 20–50% | Nach Fortschritt | Wert der Teilleistung |
| Rechtsgrundlage | § 632a BGB | § 632a BGB, VOB/B § 16 | § 641 BGB |
Wann verwende ich welche Rechnungsart?
Anzahlung nutzen bei:
- Hohen Materialkosten, die Sie vorfinanzieren
- Neukunden ohne Bonität-Einschätzung
- Maßanfertigungen ohne Wiederverkaufswert
- Absicherung bei großen Aufträgen
Abschlag nutzen bei:
- Längeren Projekten (Wochen/Monate)
- VOB-Verträgen im Baugewerbe
- Regelmäßiger Cashflow erforderlich
- Fortlaufende Leistungserbringung
Teilrechnung nutzen bei:
- Klar abgrenzbaren Projektphasen
- Modularer Software-Entwicklung
- Schulungspaketen / Kursreihen
- Eigenständig nutzbaren Werkteilen
Muster zum Kopieren
Muster: Anzahlungsrechnung
ANZAHLUNGSRECHNUNG
Rechnungsnummer: AR-2026-0001
Rechnungsdatum: 10.01.2026
Bezug: Auftrag Einbauküche vom 05.01.2026
Sehr geehrte Frau Meier,
wie vereinbart erlauben wir uns, folgende Anzahlung
in Rechnung zu stellen:
Anzahlung für Einbauküche "Premium" inkl. Montage
gemäß Angebot Nr. A-2025-147 vom 28.12.2025
Leistungsbeginn (geplant): 15.02.2026
Anzahlung (30% der Auftragssumme)
Nettobetrag: 4.500,00 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer: 855,00 €
__________
Bruttobetrag: 5.355,00 €
Zahlbar innerhalb von 7 Tagen auf das unten
angegebene Konto.
Hinweis: Die Umsatzsteuer wird mit Zahlungseingang
fällig (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG).Muster: Abschlagsrechnung
ABSCHLAGSRECHNUNG Nr. 2
Rechnungsnummer: AB-2026-0023
Rechnungsdatum: 28.02.2026
Projekt: Badsanierung Familie Schneider
Bezug: Werkvertrag vom 15.01.2026
Leistungszeitraum: 01.02. – 28.02.2026
Abschlagszahlung für bisher erbrachte Leistungen:
- Demontage Altbestand (100%)
- Rohinstallation Wasser/Abwasser (100%)
- Rohinstallation Elektro (100%)
- Estrich und Abdichtung (80%)
Leistungsstand gemäß Aufmaß vom 28.02.2026
Nettobetrag: 8.500,00 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer: 1.615,00 €
__________
Bruttobetrag: 10.115,00 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Bisher erhaltene Abschlagszahlungen:
AB-2026-0015 vom 31.01.2026: 4.500,00 € (netto)Muster: Teilrechnung
TEILRECHNUNG
Rechnungsnummer: TR-2026-0005
Rechnungsdatum: 15.03.2026
Projekt: Website-Entwicklung Musterfirma GmbH
Bezug: Projektvertrag vom 10.01.2026
Abgeschlossene Teilleistung:
Modul 1 - Corporate Design & Homepage
Leistungsbeschreibung:
- Logo-Entwicklung (3 Entwürfe + Finalisierung)
- Corporate Design Styleguide
- Homepage-Design und -Entwicklung
- Responsive Umsetzung Mobile/Tablet
- Content-Integration
- Abnahme durch Auftraggeber am 14.03.2026
Diese Teilleistung ist abgeschlossen und abgenommen.
Nettobetrag Modul 1: 6.000,00 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer: 1.140,00 €
__________
Bruttobetrag: 7.140,00 €
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen.
Hinweis: Die USt ist mit Abnahme der Teilleistung
entstanden (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG).Übergang zur Schlussrechnung
Egal ob Anzahlungen, Abschläge oder Teilrechnungen – am Ende des Projekts folgt die Schlussrechnung. Sie rechnet die komplette Gesamtleistung ab und zieht alle vorherigen Zahlungen ab.
So erstellen Sie die Schlussrechnung
- 1Gesamtleistung vollständig auflisten und netto berechnen
- 2Alle erhaltenen Anzahlungen/Abschläge/Teilrechnungen mit Nummer, Datum und Netto-Betrag auflisten
- 3Summe der Netto-Beträge vom Gesamtnetto abziehen (nicht brutto!)
- 4USt nur auf den Restbetrag berechnen
- 5Hinweis einfügen, dass USt auf vorherige Zahlungen bereits abgeführt wurde
Anzahlung in Schlussrechnung abziehen
Detaillierte Anleitung mit Rechenbeispielen und Buchungssätzen
Häufige Fehler vermeiden
Begriffe durcheinander werfen
Anzahlung und Abschlag sind rechtlich unterschiedlich. Die falsche Bezeichnung kann zu Missverständnissen mit dem Kunden und Problemen mit der Buchhaltung führen.
USt-Zeitpunkt nicht beachten
Bei Anzahlungen und Abschlägen entsteht die USt bei Geldeingang – nicht bei Rechnungsstellung. Vergessen Sie nicht, die USt in der richtigen UStVA anzumelden.
Brutto statt Netto abziehen
In der Schlussrechnung immer den Netto-Betrag der vorherigen Zahlungen abziehen. Sonst wird die USt doppelt berechnet.
Keine ordnungsgemäße Rechnung
Auch Anzahlungsrechnungen müssen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Ohne korrekte Rechnung kann Ihr Kunde keine Vorsteuer geltend machen.
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Zum Zahlungsziele & Mahnwesen GuideHäufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Abschlag?
Der wichtigste Unterschied ist der Zeitpunkt: Eine Anzahlung wird VOR Leistungsbeginn gezahlt – Sie haben noch nichts geleistet. Ein Abschlag wird WÄHREND der laufenden Leistung gezahlt – für bereits erbrachte Teilleistungen. Beispiel: 30% Anzahlung bei Vertragsabschluss vs. monatliche Abschläge nach Baufortschritt.
Wann entsteht die Umsatzsteuer bei Anzahlungen und Abschlägen?
Bei beiden entsteht die Umsatzsteuer bereits bei Vereinnahmung des Geldes (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG) – nicht erst bei Rechnungsstellung oder Leistungserbringung. Sobald das Geld auf Ihrem Konto eingeht, müssen Sie die USt in der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung anmelden.
Was ist eine Teilrechnung und wie unterscheidet sie sich?
Eine Teilrechnung wird nach Abschluss einer abgeschlossenen, wirtschaftlich selbstständigen Teilleistung gestellt. Anders als beim Abschlag ist hier ein klar abgrenzbarer Teil des Werks komplett fertig. Beispiel: Bei einem Software-Projekt ist Modul 1 vollständig programmiert und abgenommen. Bei einer Teilrechnung entsteht die USt mit der Leistungserbringung.
Darf ich eine Anzahlung verlangen, obwohl noch nichts geleistet wurde?
Ja, das ist grundsätzlich erlaubt und üblich. Bei Werkverträgen ist die Anzahlung nach § 632a BGB zulässig. Sie müssen aber eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG ausstellen. Der Kunde kann die Vorsteuer erst geltend machen, wenn er die Rechnung hat und gezahlt hat.
Welche Pflichtangaben muss eine Anzahlungsrechnung enthalten?
Eine Anzahlungsrechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer und -datum, Leistungsbeschreibung (auch wenn noch nicht erbracht), Nettobetrag, Steuersatz und -betrag, Bruttobetrag. Zusätzlich sollte der Hinweis "Anzahlung" oder "Vorauszahlung" enthalten sein.
Wie ziehe ich Anzahlungen und Abschläge in der Schlussrechnung ab?
In der Schlussrechnung ziehen Sie immer die Netto-Beträge der vorherigen Zahlungen ab, nicht die Brutto-Beträge. Listen Sie alle erhaltenen Anzahlungen/Abschläge mit Rechnungsnummer, Datum und Netto-Betrag auf. Die Umsatzsteuer wurde ja bereits mit den jeweiligen Rechnungen ausgewiesen und abgeführt.
Kann der Kunde die Vorsteuer aus einer Anzahlungsrechnung geltend machen?
Ja, der Kunde (sofern vorsteuerabzugsberechtigt) kann die Vorsteuer aus der Anzahlungsrechnung geltend machen, sobald er die Rechnung erhalten UND gezahlt hat. Er muss nicht auf die Leistungserbringung warten. Voraussetzung: Eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben liegt vor.
Wann sollte ich Anzahlungen verlangen, wann Abschläge?
Anzahlungen eignen sich, wenn Sie hohe Materialkosten vorfinanzieren müssen (Küchenbau, Möbel nach Maß) oder bei Neukunden zur Absicherung. Abschläge sind sinnvoll bei längeren Projekten (Bau, Sanierung), wo Sie regelmäßig für den Fortschritt bezahlt werden wollen. Bei VOB-Verträgen sind Abschläge der Standard.
Was passiert, wenn der Auftrag storniert wird und ich eine Anzahlung erhalten habe?
Bei Stornierung müssen Sie die Anzahlung (ganz oder teilweise) zurückzahlen, falls keine Leistung erbracht wurde. Sie stellen eine Korrekturrechnung (Stornorechnung) über die ursprüngliche Anzahlungsrechnung. Die bereits abgeführte Umsatzsteuer können Sie in der nächsten UStVA zurückfordern.
Gibt es einen Unterschied zwischen "Vorschuss" und "Anzahlung"?
In der Praxis werden die Begriffe oft synonym verwendet. Rechtlich und steuerlich gibt es keinen wesentlichen Unterschied – beides bezeichnet eine Zahlung vor Leistungserbringung. Bei Dienst- und Arbeitsverträgen spricht man eher von "Vorschuss", bei Werkverträgen von "Anzahlung". Die steuerliche Behandlung ist identisch.
Anzahlungen und Abschläge per Sprache erstellen
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