Aufbewahrungsfrist Rechnungen: 8 Jahre
Seit dem 01.01.2025 gilt eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren für Rechnungen (vorher 10 Jahre). Hier erfahren Sie, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen und was bei der digitalen Archivierung zu beachten ist.
Das Wichtigste in Kürze
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat zum 01.01.2025 die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Diese Änderung gilt auch rückwirkend für Rechnungen, deren bisherige 10-Jahres-Frist noch nicht abgelaufen war.
Konkret: Was kann vernichtet werden?
Nach dem BMF-Schreiben vom 08.07.2025 können Rechnungen aus 2016 und älter seit dem 01.01.2025 vernichtet werden. Rechnungen aus 2017 können ab dem 01.01.2026 vernichtet werden.
Aufbewahrungsfristen im Detail
8 Jahre
§147 AO, §257 HGB
10 Jahre
§147 AO, §257 HGB
6 Jahre
§257 HGB
Wann darf ich vernichten?
Die Frist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Beispiel: Eine Rechnung vom 15.03.2020 darf erst ab dem 01.01.2029 vernichtet werden.
| Rechnungsjahr | Vernichtung möglich ab | Status |
|---|---|---|
| 2017 | Ab 01.01.2026 (8 Jahre nach 2017) | Aktuell vernichtbar |
| 2018 | Ab 01.01.2027 | Noch aufbewahren |
| 2019 | Ab 01.01.2028 | Noch aufbewahren |
| 2020 | Ab 01.01.2029 | Noch aufbewahren |
| 2021 | Ab 01.01.2030 | Noch aufbewahren |
Achtung: Ausnahmen beachten!
Auch wenn die Frist abgelaufen ist, dürfen Sie Dokumente nicht vernichten, wenn: Eine Betriebsprüfung läuft oder angekündigt ist, ein Rechtsstreit anhängig ist, oder die Steuerbescheide noch nicht bestandskräftig sind.
GoBD-konforme Archivierung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) regeln, wie digitale Dokumente archiviert werden müssen.
Unveränderbarkeit
Dokumente dürfen nach Speicherung nicht mehr verändert werden
Umsetzung: Versionierung, Audit-Trail, schreibgeschützte Archive
Vollständigkeit
Alle steuerrelevanten Dokumente müssen vollständig erfasst sein
Umsetzung: Lückenlose Ablage, Nummerierung, Eingangsstempel
Ordnung
Dokumente müssen systematisch geordnet und auffindbar sein
Umsetzung: Sinnvolle Ordnerstruktur, Suchfunktion, Index
Zeitgerechte Erfassung
Dokumente müssen zeitnah nach Eingang/Erstellung archiviert werden
Umsetzung: Maximal 10 Tage, besser sofort
Maschinelle Auswertbarkeit
Digitale Dokumente müssen für Prüfer auswertbar bleiben
Umsetzung: Standardformate, kein proprietäres Format, Export möglich
E-Rechnungen archivieren
Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können. Für die Archivierung gelten besondere Regeln.
✓ So ist es richtig
- XML-Datei (strukturierter Teil) archivieren
- Bei ZUGFeRD: XML-Komponente speichern
- Revisionssicheres DMS verwenden
- Verfahrensdokumentation führen
- Audit-Trail für Änderungen
✗ Das reicht NICHT
- Nur PDF-Ansicht speichern
- E-Rechnung ausdrucken und abheften
- Einfache Dateiablage ohne DMS
- E-Mail-Archiv ohne Originalformat
GoBD-Update 2025: XML reicht
Seit der GoBD-Aktualisierung vom Juli 2025 muss bei E-Rechnungen nur noch der maschinenlesbare Teil (XML) archiviert werden. Die PDF-Visualisierung ist optional, sofern das XML alle steuerrelevanten Daten enthält.
Folgen bei Verstößen
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können erhebliche Konsequenzen haben – von Bußgeldern bis hin zu strafrechtlichen Folgen.
Steuerliche Folgen
- Vorsteuerabzug kann versagt werden
- Schätzung der Besteuerungsgrundlagen (§162 AO)
- Zuschläge bei Verspätung
Bußgelder
- Zwangsgeld bis 25.000 EUR (§328 AO)
- Verzögerungsgeld bis 250.000 EUR (§146 Abs. 2b AO)
- Ordnungswidrigkeiten bis 5.000 EUR
Strafrechtliche Konsequenzen
- Urkundenunterdrückung (§274 StGB)
- Bei Insolvenz: Bankrott (§283b StGB) – bis 2 Jahre Haft
- Steuerhinterziehung bei Vorsatz (§370 AO)
Häufige Fragen
Weiterführende Ratgeber
GoBD-konforme Archivierung mit Clever Invoice
Alle Rechnungen automatisch revisionssicher archiviert – 8 Jahre lang. Mit E-Rechnung-Support und DATEV-Export.
Kostenlos starten