Betriebsprüfung Vorbereitung

Das Finanzamt wählt Betriebe nach verschiedenen Kriterien aus: Auffälligkeiten in der Steuererklärung, Branchenkennzahlen, Zufallsauswahl oder auf Anregung des Sachbearbeiters. Großbetriebe werden regelmäßig geprüft, Kleinbetriebe seltener. Auffällige Abweichungen bei Vorsteuer, hohe Barzahlungen oder stark schwankende Gewinne erhöhen die Wahrscheinlichkeit.

Die Prüfungsanordnung wird in der Regel 2 bis 4 Wochen vor Prüfungsbeginn zugestellt. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann die Prüfung auch unangekündigt beginnen. Sie können bei berechtigten Gründen (Urlaub, Krankheit, wichtige Geschäftstermine) eine Verschiebung beantragen.

Sie müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen bereithalten: Buchführung, Rechnungen (Ein- und Ausgang), Kontoauszüge, Verträge, Kassenbuch, Inventurlisten, Anlageverzeichnis und Lohnunterlagen. Bei digitaler Buchführung müssen die Daten im GoBD-konformen Format (GDPdU) exportierbar sein.

Die Prüfung selbst ist kostenfrei. Allerdings entstehen indirekte Kosten: Steuerberater-Honorar für die Begleitung (ca. 150–400 €/Stunde), Zeitaufwand für die Vorbereitung, und eventuelle Nachzahlungen plus 6 % Zinsen pro Jahr (ab 15 Monaten nach Steuerentstehung). Eine gute Vorbereitung minimiert diese Kosten deutlich.

Ja, gegen die geänderten Steuerbescheide können Sie innerhalb eines Monats nach Zustellung Einspruch einlegen. Der Einspruch muss schriftlich beim zuständigen Finanzamt eingehen. Während des Einspruchsverfahrens können Sie Aussetzung der Vollziehung beantragen, um Nachzahlungen vorläufig zu vermeiden.

Bei einfachen Fehlern in der Buchführung erfolgen Nachzahlungen plus Zinsen. Bei schätzungsfähigen Mängeln kann das Finanzamt den Gewinn schätzen – meist zu Ihren Ungunsten. Bei Verdacht auf Vorsatz oder Steuerhinterziehung drohen Straf- oder Bußgeldverfahren. Eine offene Kommunikation und Kooperation mit dem Prüfer hilft, Eskalationen zu vermeiden.

Führen Sie eine lückenlose, GoBD-konforme Buchführung. Bewahren Sie alle Belege geordnet auf (10 Jahre). Prüfen Sie Ihre Steuererklärungen auf Plausibilität. Besprechen Sie Risikobereiche vorab mit Ihrem Steuerberater. Bereiten Sie einen separaten Arbeitsplatz für den Prüfer vor und stellen Sie nur die angeforderten Unterlagen bereit.

Üblicherweise werden die letzten 3 Geschäftsjahre geprüft. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann der Prüfungszeitraum auf bis zu 10 Jahre ausgeweitet werden. Die Prüfungsanordnung benennt die konkreten Jahre und Steuerarten, die geprüft werden.