DSGVO & Datenschutz
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten 2026
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist das "DSGVO-Tagebuch" Ihres Unternehmens. Es dokumentiert, welche Daten Sie verarbeiten, warum und wie. Für die meisten Selbstständigen ist es Pflicht – aber einfacher als gedacht.
Was ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten? 2026
Das VVT ist eine Dokumentation aller Prozesse, bei denen Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Es ist nach Art. 30 DSGVO vorgeschrieben und muss auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorgelegt werden können. Für kleine Unternehmen reicht oft eine einfache Excel-Tabelle.
Ihre Pflichten
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Zwecke der Verarbeitung
- Kategorien betroffener Personen
- Kategorien personenbezogener Daten
- Empfänger der Daten
- Übermittlungen in Drittländer
- Vorgesehene Löschfristen
- Technische und organisatorische Maßnahmen
Checkliste
Tipps
- 1Starten Sie mit einer einfachen Excel-Tabelle
- 2Nutzen Sie kostenlose Muster als Vorlage
- 3Ergänzen Sie das Verzeichnis bei neuen Prozessen
- 4Prüfen Sie jährlich auf Aktualität
- 5Verknüpfen Sie das VVT mit Ihren AVVs
- 6Dokumentieren Sie auch "kleine" Verarbeitungen
Häufige Fragen
Brauche ich als Einzelunternehmer ein Verarbeitungsverzeichnis?
In den meisten Fällen ja. Die Ausnahme für Unternehmen unter 250 Mitarbeitern gilt nur bei gelegentlicher Verarbeitung ohne Risiko – und das trifft auf kaum ein Unternehmen zu.
Muss ich das Verzeichnis veröffentlichen?
Nein, das VVT ist ein internes Dokument. Sie müssen es nur auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorlegen können. Kunden haben keinen Anspruch darauf.
In welcher Form muss das Verzeichnis vorliegen?
Schriftlich oder elektronisch. Eine Excel-Tabelle reicht völlig aus. Es gibt auch kostenlose Online-Tools zur Erstellung.
Was passiert ohne Verarbeitungsverzeichnis?
Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde droht ein Bußgeld. Ohne VVT können Sie außerdem Betroffenenrechte nicht korrekt erfüllen.
Wie oft muss ich das Verzeichnis aktualisieren?
Bei jeder Änderung Ihrer Datenverarbeitung: neue Dienste, neue Prozesse, Dienstleisterwechsel. Prüfen Sie mindestens einmal jährlich.
Gibt es kostenlose Muster?
Ja, viele Aufsichtsbehörden stellen kostenlose Muster bereit. Auch Branchenverbände und IHKs bieten Vorlagen an.
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