Dienstleistungsrechnung schreiben 2026
Professionelle Rechnungen für Beratung, IT-Services, Coaching und alle Dienstleistungen. Mit Pflichtangaben-Checkliste, Leistungszeitraum-Guide und interaktivem Rechnung-Generator.
Dienstleistungsrechnung vs. Warenrechnung: Der Unterschied
Dienstleistungsrechnung
Beispiel: "Webentwicklung Projekt XY, Leistungszeitraum: 15.01. - 31.01.2026"
Warenrechnung (Lieferung)
Beispiel: "5 Bürostühle Modell XY, Lieferdatum: 20.01.2026"
Wichtig: Leistungszeitraum ist Pflicht!
Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss bei Dienstleistungsrechnungen der Leistungszeitraum oder das Leistungsdatum zwingend angegeben werden. Fehlt diese Angabe, ist der Vorsteuerabzug für den Kunden gefährdet!
Dienstleistungsrechnung nach Branche
Beratung & Consulting
Strategieberatung, Unternehmensberatung, Coaching
Üblicher Satz: 80-200 €/Std.
USt.: 19% USt. (keine Befreiung)
IT & Entwicklung
Softwareentwicklung, Webdesign, IT-Support
Üblicher Satz: 70-150 €/Std.
USt.: 19% USt. (keine Befreiung)
Kreativleistungen
Design, Text, Marketing, Fotografie
Üblicher Satz: 60-120 €/Std.
USt.: 19% USt. oder 7% bei künstlerischer Leistung
Schulung & Training
Workshops, Seminare, Coaching
Üblicher Satz: 100-250 €/Std.
USt.: 19% USt. oder §4 Nr. 21 befreit
Freie Berufe
Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare
Üblicher Satz: Nach Gebührenordnung
USt.: 19% USt. (teilweise befreit)
Sonstige Dienstleistungen
Handwerk, Reinigung, Gartenpflege
Üblicher Satz: 30-80 €/Std.
USt.: 19% USt.
Dienstleistungsrechnung Generator
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Berechnung
Muster-Rechnungstext
LEISTUNGSBESCHREIBUNG: Leistungszeitraum: [MONAT JAHR] Beratungsleistung gemäß Auftrag vom [DATUM] 10 Stunden à 85.00 € = 850.00 € Nettobetrag: 850.00 € zzgl. 19% USt.: 161.50 € Gesamtbetrag: 1011.50 € Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Dienstleistungsrechnung Checkliste
Pflichtangaben
Leistungsbeschreibung
Optionale Angaben
Häufige Fragen zur Dienstleistungsrechnung
Was ist der Unterschied zwischen einer Dienstleistungs- und einer Warenrechnung?
Bei einer Dienstleistungsrechnung wird das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum angegeben (wann wurde gearbeitet?), bei einer Warenrechnung das Lieferdatum (wann wurde die Ware übergeben?). Zudem enthält eine Dienstleistungsrechnung meist Zeitangaben (Stunden, Tage) statt Stückzahlen.
Wie gebe ich den Leistungszeitraum korrekt an?
Der Leistungszeitraum muss den Monat der Leistungserbringung erkennen lassen. Beispiele: "Leistungszeitraum: Januar 2026" oder "Beratungsleistung vom 15.01. bis 20.01.2026". Bei Dauerschuldverhältnissen reicht die Angabe des Abrechnungsmonats.
Muss ich bei Stundensätzen die genauen Zeiten angeben?
Nein, das Finanzamt verlangt keine minutengenaue Aufstellung. Es reicht die Angabe der Gesamtstundenzahl und des Stundensatzes. Für die eigene Dokumentation und bei Kundenanfragen empfiehlt sich aber ein Tätigkeitsnachweis.
Wie stelle ich Reisekosten und Spesen in Rechnung?
Reisekosten und Spesen können als separate Position aufgeführt werden. Sie unterliegen dem gleichen Umsatzsteuersatz wie die Hauptleistung. Wichtig: Bei Auslagenersatz ohne Aufschlag kann ggf. eine andere Behandlung gelten – im Zweifel Steuerberater fragen.
Kann ich als Dienstleister auch 7% Umsatzsteuer berechnen?
Der ermäßigte Steuersatz von 7% gilt nur für bestimmte Leistungen: Urheberrechtsübertragungen (§ 12 Abs. 2 Nr. 7c UStG), bestimmte künstlerische Leistungen, und Leistungen gemeinnütziger Organisationen. Standard-Beratung oder IT-Dienstleistungen unterliegen 19%.
Was ist beim Leistungsdatum bei Teilleistungen zu beachten?
Bei abgrenzbaren Teilleistungen entsteht die Steuerpflicht mit Abnahme der Teilleistung. Der Leistungszeitraum für diese Teilleistung muss auf der Rechnung angegeben werden. Bei Monats-Retainern ist der jeweilige Monat anzugeben.
Muss ich einen Tätigkeitsnachweis mitschicken?
Gesetzlich ist kein Tätigkeitsnachweis vorgeschrieben. Es kann aber vertraglich vereinbart sein (häufig bei Stundensatz-Projekten). Für die eigene Absicherung und bei Rückfragen empfiehlt sich ein detaillierter Nachweis.
Wie gehe ich mit Fremdleistungen in meiner Rechnung um?
Fremdleistungen (z.B. eingekaufter Fotografenservice für Ihr Projekt) können Sie als durchlaufende Posten behandeln oder mit Aufschlag weiterberechnen. Bei der Weiterberechnung unterliegt der gesamte Betrag Ihrer Umsatzsteuer.
Wann gilt die Soll- und wann die Ist-Versteuerung?
Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Steuer mit Rechnungsstellung, bei der Ist-Versteuerung erst mit Zahlungseingang. Kleinunternehmer und Unternehmer unter 600.000 € Jahresumsatz können die Ist-Versteuerung beim Finanzamt beantragen.
Wie lange muss ich Dienstleistungsrechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Digitale Archivierung ist zulässig, wenn die GoBD-Anforderungen erfüllt sind.