10 Jahre
Aufbewahrungspflicht
Unveränderbar
Revisionssicher
XML erhalten
Original-Format
Auffindbar
Jederzeit zugreifbar
GoBD-Anforderungen an die Archivierung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) definieren klare Anforderungen an die digitale Archivierung.
Unveränderbarkeit
Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert werden können. Jede Änderung muss nachvollziehbar protokolliert werden.
Vollständigkeit
Alle steuerrelevanten Dokumente müssen vollständig archiviert werden - ohne Lücken.
Auffindbarkeit
Dokumente müssen jederzeit innerhalb angemessener Zeit gefunden und bereitgestellt werden können.
Maschinelle Auswertbarkeit
Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen - der XML-Teil muss erhalten bleiben.
Ordnungsmäßigkeit
Die Archivierung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.
Datensicherung
Regelmäßige Backups und Schutz vor Datenverlust sind zwingend erforderlich.
Häufige Fehler vermeiden
Falsch
- E-Rechnung ausdrucken und Papier archivieren
- Nur die PDF speichern (ohne XML)
- Dateien umbenennen oder bearbeiten
- Keine Backups erstellen
- Nach 7 Jahren löschen (statt 10)
Richtig
- Original-XML unverändert speichern
- ZUGFeRD komplett (PDF + XML) archivieren
- Änderungen protokollieren
- Regelmäßige Backups erstellen
- Mindestens 10 Jahre aufbewahren
Archivierungsmöglichkeiten
Lokale Speicherung
Speicherung auf lokalen Festplatten oder NAS-Systemen.
Cloud-Archivierung
GoBD-konforme Cloud-Lösungen wie Clever Invoice.
DMS-System
Dokumentenmanagementsystem für große Unternehmen.
Aufbewahrungsfristen
10 Jahre
Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen
Fristberechnung:
Die 10-Jahres-Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder empfangen wurde.
Häufige Fragen zur Archivierung
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder empfangen wurde. Bei einer Rechnung vom März 2025 endet die Frist also am 31.12.2035.
Reicht es, E-Rechnungen auszudrucken?
Nein! Ein Ausdruck erfüllt nicht die GoBD-Anforderungen. Der XML-Teil der E-Rechnung muss digital und unverändert erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD muss die komplette PDF-Datei (mit eingebettetem XML) archiviert werden.
Was bedeutet "revisionssicher"?
Revisionssicher bedeutet, dass Dokumente nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können, ohne dass dies nachvollziehbar ist. Dies ist eine Kernforderung der GoBD für die digitale Archivierung.
Kann ich E-Rechnungen auf meiner Festplatte speichern?
Ja, aber nur unter bestimmten Bedingungen: regelmäßige Backups, Schutz vor Veränderung, Zugriffskontrolle und Protokollierung. Eine professionelle Archivierungslösung ist sicherer und einfacher.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie E-Rechnungen in maschinell auswertbarer Form vorlegen können. Das bedeutet: Der XML-Teil muss lesbar und die Daten müssen exportierbar sein. Nur PDFs reichen nicht.
Muss ich eingehende und ausgehende E-Rechnungen archivieren?
Ja, sowohl eingehende als auch ausgehende E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Bei ausgehenden Rechnungen archivieren Sie das Original, bei eingehenden die empfangene Datei.