E-Rechnung: Diese Ausnahmen gibt es
Wer von der Pflicht zum Ausstellen befreit ist – und wer trotzdem empfangen muss
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen ist Pflicht: Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – davon gibt es keine Ausnahme.
- Kleinbeträge: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung (z. B. PDF) ausgestellt werden.
- B2C & Ausland: Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an Empfänger ohne inländischen Sitz fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
- Kleinunternehmer: Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber – wie alle – E-Rechnungen empfangen können.
Grundsatz: Empfangen vs. Ausstellen
Wichtig vorab: Bei den Ausnahmen geht es immer um die Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – auch für Kleinunternehmer. Es reicht ein E-Mail-Postfach, um eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei entgegenzunehmen.
Diese Ausnahmen gibt es
Von der Pflicht, eine strukturierte E-Rechnung auszustellen, sind ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise als Rechnung (§ 34 UStDV).
- Leistungen an Privatpersonen (B2C) – hier besteht keine E-Rechnungspflicht.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Vermietung, ärztliche Leistungen).
- Rechnungen an Empfänger ohne Sitz im Inland (Auslandsumsätze).
Sonderfall Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG wurden durch das Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung (z. B. PDF oder Papier) ausstellen. Die Empfangspflicht bleibt jedoch auch für sie bestehen – ein Geschäftspartner darf ihnen eine E-Rechnung schicken.
Übergangsfristen bis 2028
Auch ohne dauerhafte Ausnahme gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen für B2B-Umsätze noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden (mit Zustimmung des Empfängers). Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € haben sogar bis Ende 2027 Zeit. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle ohne Übergangsregel.
Häufige Fragen
Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit?
Von der Pflicht zum Ausstellen befreit sind u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, B2C-Leistungen, bestimmte steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG) und Kleinunternehmer. Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt aber für alle.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Sie betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B).
Sind Kleinbetragsrechnungen ausgenommen?
Ja. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Bis wann darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken?
Im B2B-Bereich grundsätzlich bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € sogar bis Ende 2027 – jeweils mit Zustimmung des Empfängers.
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