So funktioniert die Integration
Der Weg einer E-Rechnung von Empfang bis zur Buchung – Schritt für Schritt.
E-Rechnung empfangen
Die E-Rechnung kommt per E-Mail oder über ein Portal (z.B. ZRE, Peppol).
Import in Buchhaltung
Die XML-Datei wird in die Buchhaltungssoftware importiert – manuell oder automatisch.
Automatische Datenübernahme
Rechnungsdaten (Beträge, MwSt, Lieferant) werden automatisch ausgelesen.
Kontierung & Buchung
Die Software schlägt Konten vor oder bucht automatisch (bei bekannten Lieferanten).
Prüfung & Freigabe
Sachliche und rechnerische Prüfung, dann Freigabe zur Zahlung.
GoBD-Archivierung
Die Original-E-Rechnung wird revisionssicher archiviert.
Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Support
Diese Programme können E-Rechnungen importieren und verarbeiten.
DATEV
Marktführer in der Steuerberatung
- Automatischer Import
- DATEV-Schnittstelle
- GoBD-konform
Lexware
Beliebte KMU-Lösung
- Direkter Import
- Automatische Buchung
- Belegarchiv
sevDesk
Cloud-Buchhaltung
- Cloud-basiert
- Automatische Erkennung
- DATEV-Export
lexoffice
Cloud-Lösung von Lexware
- Belegscan
- KI-Erkennung
- Steuerberater-Zugang
Sage
Enterprise-Lösung
- API-Integration
- Automatisierung
- Multi-Mandant
SAP
Großunternehmen & Konzerne
- SAP Document Compliance
- EDI-Integration
- Peppol
Vorteile der E-Rechnungs-Integration
Zeitersparnis
Keine manuelle Dateneingabe mehr – alle Rechnungsdaten werden automatisch übernommen.
Weniger Fehler
Keine Tippfehler bei Beträgen, Steuersätzen oder Bankverbindungen mehr.
Schnellere Prozesse
Rechnungen können sofort gebucht werden, keine Wartezeit auf Posteingang.
Compliance
Automatische GoBD-konforme Archivierung und Unveränderbarkeit der Daten.
Wichtige Schnittstellen & Standards
DATEV-Schnittstelle
Der Standardweg zum Steuerberater. Exportieren Sie Buchungen und Belege direkt zu DATEV.
Peppol-Netzwerk
Automatischer E-Rechnungsempfang über das europäische Peppol-Netzwerk direkt in die Buchhaltung.
API-Integration
REST-APIs ermöglichen die Anbindung beliebiger Systeme – von ERP bis Dokumentenmanagement.
Tipps für die erfolgreiche Integration
Software-Update prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware auf dem neuesten Stand ist. E-Rechnungs-Features wurden bei vielen Anbietern erst kürzlich hinzugefügt.
Testlauf durchführen
Importieren Sie zunächst Test-E-Rechnungen, um den Workflow zu prüfen. So vermeiden Sie Überraschungen bei echten Belegen.
Kontierungsregeln anlegen
Definieren Sie Regeln für wiederkehrende Lieferanten, damit die Software automatisch die richtigen Konten vorschlägt.
Archivierung nicht vergessen
Die Original-XML-Datei muss separat GoBD-konform archiviert werden – ein reiner Eintrag im Buchhaltungssystem reicht nicht aus.
Häufige Fragen zur Buchhaltungs-Integration
Wie integriere ich E-Rechnungen in meine Buchhaltung?
Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) direkt importieren. Die XML-Daten werden automatisch ausgelesen und als Buchung übernommen. Bei älteren Programmen brauchen Sie ggf. ein Update oder Zusatzmodul.
Kann DATEV E-Rechnungen verarbeiten?
Ja, DATEV unterstützt sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung. Über DATEV Unternehmen Online können E-Rechnungen direkt importiert werden. Die Daten werden automatisch für die Buchführung aufbereitet.
Was ist der Vorteil von E-Rechnungen für die Buchhaltung?
Die automatische Datenübernahme spart manuelle Eingaben und reduziert Fehler. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankdaten werden direkt übernommen. Das beschleunigt die Verarbeitung erheblich.
Muss ich E-Rechnungen auch in der Buchhaltung archivieren?
Ja, E-Rechnungen müssen GoBD-konform 10 Jahre aufbewahrt werden – sowohl die Original-XML-Datei als auch ggf. das PDF (bei ZUGFeRD). Eine reine Speicherung im Buchhaltungssystem reicht oft nicht.
Wie funktioniert die automatische Kontierung bei E-Rechnungen?
Moderne Buchhaltungssoftware kann anhand der Rechnungsdaten (Lieferant, Artikelgruppe, Steuersatz) automatisch die passenden Konten vorschlagen. Bei wiederkehrenden Rechnungen lernt das System dazu.
Was passiert mit Anhängen an E-Rechnungen?
Bei XRechnung können Anhänge als Base64-codierte Dateien eingebettet sein. Bei ZUGFeRD ist das PDF selbst der lesbare Teil. Ihre Buchhaltungssoftware sollte beides verarbeiten können.