Empfang vorbereiten
Bis 31.12.2024- E-Mail-Adresse für E-Rechnungsempfang eingerichtetmuss
- Software kann XML-Dateien (XRechnung/ZUGFeRD) öffnen und anzeigenmuss
- Mitarbeiter wissen, wie eingehende E-Rechnungen zu verarbeiten sindmuss
- Prozess für die Weiterleitung an die Buchhaltung definiertsoll
- Automatischer Import in Buchhaltungssoftware getestetsoll
Software & Tools
Q1 2025- Buchhaltungssoftware unterstützt XRechnung und ZUGFeRDmuss
- Software für E-Rechnungserstellung ausgewähltmuss
- Validator für E-Rechnungsprüfung verfügbarsoll
- DATEV-Schnittstelle geprüft (falls relevant)soll
- Anbindung an Peppol-Netzwerk geprüftoptional
Stammdaten pflegen
Q1 2025- Firmendaten (Name, Adresse) aktuell und vollständigmuss
- Steuernummer oder USt-IdNr. hinterlegtmuss
- Bankverbindung (IBAN, BIC) aktuellmuss
- Leitweg-IDs von Behörden-Kunden gesammeltsoll
- Kundendaten auf Vollständigkeit geprüftsoll
Versand einrichten
Bis 2027/2028- E-Rechnungsformat festgelegt (XRechnung und/oder ZUGFeRD)muss
- Rechnungsvorlage im E-Rechnungsformat erstelltmuss
- Testrechnung erstellt und validiertmuss
- Kunden über E-Rechnungsversand informiertsoll
- Fallback-Prozess für PDF-Rechnungen definiertsoll
Archivierung sichern
Dauerhaft- GoBD-konforme Archivierungslösung vorhandenmuss
- Original-XML wird unveränderbar gespeichertmuss
- Zugriff für Betriebsprüfung sichergestelltmuss
- Backup-Strategie für E-Rechnungen definiertsoll
- Verfahrensdokumentation aktualisiertsoll
Team schulen
Laufend- Buchhaltung kennt E-Rechnungsformate und -prozessemuss
- Rechnungsersteller können E-Rechnungen erstellenmuss
- Dokumentation/Anleitung für Mitarbeiter erstelltsoll
- Ansprechpartner für E-Rechnungsfragen benanntsoll
- Regelmäßige Updates zu Gesetzesänderungenoptional
Schnell-Check: Sind Sie bereit?
Können Sie E-Rechnungen empfangen?
Sie brauchen mindestens eine E-Mail-Adresse und die Möglichkeit, XML-Dateien zu öffnen.
Wissen Ihre Mitarbeiter Bescheid?
Buchhaltung und Rechnungssteller sollten den neuen Prozess kennen.
Haben Sie eine Archivierungslösung?
E-Rechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden.
Können Sie E-Rechnungen versenden?
Noch nicht Pflicht, aber empfohlen. Spätestens 2027/2028 müssen Sie bereit sein.
Häufige Fragen zur E-Rechnung Readiness
Klicken Sie auf eine Frage, um die Antwort zu sehen.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus – Sie brauchen keine spezielle Software.
Das hängt von Ihrem Umsatz ab: Unternehmen über 800.000€ Jahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028. Bis dahin können Sie mit Zustimmung des Empfängers noch PDF-Rechnungen senden.
Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten die gleichen Übergangsfristen. Bei E-Rechnungen wird die Kleinunternehmerregelung im XML vermerkt.
Für Behörden: XRechnung (Pflicht). Für B2B: Beides ist erlaubt. ZUGFeRD ist praktischer, weil es auch ein lesbares PDF enthält. Fragen Sie im Zweifel Ihre wichtigsten Kunden.
E-Rechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden. Das bedeutet: unveränderbar, maschinell auswertbar und mit Protokollierung. Ein reines Dateisystem reicht dafür nicht aus.
Es ist empfehlenswert, Kunden proaktiv zu informieren. Klären Sie, welches Format bevorzugt wird und an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen geschickt werden sollen.
E-Rechnung nach Branche
Jede Branche hat eigene Anforderungen an E-Rechnungen. Finden Sie Ihren Leitfaden.