E-Mail genügt
Kein spezielles Portal nötig
Kostenlose Viewer
ELSTER E-Rechnungsviewer
10 Jahre archivieren
GoBD-konforme Aufbewahrung
Schritt für Schritt: E-Rechnungen empfangen
In 5 einfachen Schritten zur E-Rechnung-Readiness
E-Mail-Adresse einrichten
Für den Empfang von E-Rechnungen genügt ein einfaches E-Mail-Postfach. Optimal ist eine dedizierte Adresse wie rechnung@ihrefirma.de
- Separate E-Mail für Rechnungen empfohlen
- Automatische Weiterleitung an Buchhaltung
- Spam-Filter für XML-Anhänge prüfen
E-Rechnung empfangen
Sie erhalten die E-Rechnung als E-Mail-Anhang - entweder als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD).
- XRechnung: Datei mit .xml Endung
- ZUGFeRD: PDF-Datei mit eingebettetem XML
- Manchmal auch über Portale oder Peppol
E-Rechnung öffnen und lesen
XRechnung-Dateien können Sie mit dem kostenlosen ELSTER E-Rechnungsviewer öffnen. ZUGFeRD-Rechnungen sind direkt als PDF lesbar.
- ELSTER Viewer: e-rechnung.elster.de
- ZUGFeRD: Jeder PDF-Reader funktioniert
- Alternativ: Buchhaltungssoftware nutzen
Rechnungsdaten prüfen
Prüfen Sie die Rechnungsdaten auf Korrektheit - genau wie bei einer Papierrechnung. Bei E-Rechnungen können Sie die Daten direkt in Ihre Buchhaltung übernehmen.
- Pflichtangaben prüfen (§14 UStG)
- Beträge und Steuersätze kontrollieren
- Leistungszeitraum verifizieren
GoBD-konform archivieren
E-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Wichtig: Der XML-Teil muss im Original erhalten bleiben - eine ausgedruckte Version reicht nicht!
- 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
- XML-Original unverändert speichern
- Revisionssichere Archivierung
Kostenlose Tools zum Lesen von E-Rechnungen
Diese kostenlosen Viewer helfen Ihnen, E-Rechnungen zu öffnen und zu lesen.
PDF-Reader
ZUGFeRD-Rechnungen können Sie mit jedem PDF-Reader öffnen.
- Adobe Reader
- Browser-PDF-Viewer
- Vorschau (Mac)
E-Rechnungen richtig archivieren
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben vor, wie Sie E-Rechnungen aufbewahren müssen.
Unveränderbarkeit
Die E-Rechnung muss im Original-Format (XML) unverändert bleiben.
10 Jahre Aufbewahrung
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Jahres der Rechnungsstellung.
Jederzeit lesbar
Sie müssen die Rechnung bei einer Prüfung vorzeigen können.
Maschinelle Auswertbarkeit
Die strukturierten Daten müssen weiterhin auslesbar sein.
Wichtig zu wissen
Ausdrucken reicht nicht! Eine ausgedruckte E-Rechnung erfüllt nicht die Archivierungspflichten. Der XML-Teil muss digital erhalten bleiben.
PDF allein reicht nicht! Bei ZUGFeRD müssen Sie die komplette PDF-Datei (mit eingebettetem XML) archivieren, nicht nur die sichtbare Seite.
Backup nicht vergessen! Erstellen Sie regelmäßige Backups Ihrer archivierten E-Rechnungen.
Häufige Fragen zum E-Rechnungsempfang
Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?
Für den Empfang von E-Rechnungen genügt ein einfaches E-Mail-Postfach. Sie erhalten die E-Rechnung als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) per E-Mail.
Wie kann ich eine E-Rechnung lesen?
XRechnung-Dateien können Sie mit dem kostenlosen ELSTER E-Rechnungsviewer öffnen (e-rechnung.elster.de). ZUGFeRD-Rechnungen können Sie direkt als PDF öffnen, da sie eine lesbare Ansicht enthalten.
Was muss ich bei der Archivierung beachten?
E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht, unveränderbar, vollständig und jederzeit zugänglich. Der XML-Teil muss im Original erhalten bleiben.
Muss ich spezielle Software kaufen?
Nein, für den Empfang und das Lesen reichen kostenlose Tools. Für die professionelle Verarbeitung und Archivierung empfiehlt sich jedoch eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware.
Was ist, wenn ich die E-Rechnung nicht öffnen kann?
Nutzen Sie den kostenlosen ELSTER E-Rechnungsviewer oder bitten Sie den Absender um eine ZUGFeRD-Rechnung. Diese enthält eine lesbare PDF-Ansicht und ist für die meisten Empfänger einfacher zu handhaben.
Gilt die Empfangspflicht auch für Privatpersonen?
Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nur für den B2B-Bereich (Unternehmen an Unternehmen). Privatpersonen können weiterhin normale Rechnungen erhalten.