E-Rechnung erstellen

Nein, Word und Excel können keine echten E-Rechnungen erstellen. E-Rechnungen erfordern strukturierte XML-Daten im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format, die weder Word noch Excel erzeugen können. Eine per E-Mail versendete PDF aus Word gilt nicht als E-Rechnung. Sie benötigen spezielle E-Rechnung-Software.

Sie benötigen Software, die XRechnung und/oder ZUGFeRD unterstützt. Clever Invoice erstellt beide Formate automatisch und ist als kostenloser Generator oder als vollständige Rechnungssoftware verfügbar. Alternativen sind sevdesk, lexoffice, DATEV oder spezialisierte E-Rechnung-Generatoren.

E-Rechnungen können kostenlos erstellt werden. Clever Invoice bietet einen kostenlosen Generator ohne Anmeldung sowie einen Starter-Tarif mit 5 kostenlosen Rechnungen pro Monat. Für unbegrenzte Nutzung mit automatischer Archivierung starten die Tarife ab 9€/Monat.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das für öffentliche Auftraggeber in Deutschland Pflicht ist. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich für alle Geschäftskunden. ZUGFeRD ist vielseitiger, da es auch von Menschen ohne spezielle Software gelesen werden kann.

Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Erstellen von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000€ Umsatz, ab 2028 für alle B2B-Transaktionen. Ausgenommen sind nur Kleinbetragsrechnungen unter 250€.

Für Behörden benötigen Sie das XRechnung-Format mit der Leitweg-ID des Empfängers. In Clever Invoice wählen Sie den Kunden mit hinterlegter Leitweg-ID, das Format "XRechnung" und laden die XML-Datei herunter oder senden sie direkt über ein E-Rechnung-Portal wie ZRE.

Ja, auch Kleinunternehmer nach §19 UStG können und sollten E-Rechnungen erstellen. Sie geben einfach 0% Umsatzsteuer an und fügen den Hinweis "Kleinunternehmer gemäß §19 UStG, keine Umsatzsteuer" hinzu. Das E-Rechnung-Format bleibt identisch.

Mit moderner Software wie Clever Invoice dauert das Erstellen einer E-Rechnung nur 30 Sekunden bis 2 Minuten. Per Sprachnachricht oder Chat sogar noch schneller. Die einmalige Einrichtung Ihrer Firmendaten dauert etwa 5 Minuten.

Ja, E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden – revisionssicher und unveränderbar für 10 Jahre. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht. Nutzen Sie eine Software mit integrierter Archivierung wie Clever Invoice oder ein separates Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Fehlerhafte E-Rechnungen werden vom Empfänger-System automatisch abgelehnt. Sie erhalten eine Fehlermeldung und müssen die Rechnung korrigieren und erneut senden. Validieren Sie daher immer vor dem Versand mit einem E-Rechnung-Validator.

Mit Clever Invoice ja! Senden Sie einfach eine Sprachnachricht wie "Rechnung an Müller GmbH, 3 Stunden Beratung, 150 Euro pro Stunde" per WhatsApp, Telegram oder in der App. Die KI erstellt automatisch eine vollständige E-Rechnung im gewählten Format.

Für öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen): XRechnung ist Pflicht. Für Geschäftskunden (B2B): ZUGFeRD im Profil EN16931 ist ideal, da es sowohl maschinenlesbar als auch als PDF für Menschen lesbar ist. Im Zweifelsfall: ZUGFeRD funktioniert für beide Fälle.

Nein, in Deutschland ist seit 2011 keine elektronische Signatur mehr für E-Rechnungen erforderlich. Die strukturierten XML-Daten und die korrekte Archivierung nach GoBD sind ausreichend. Einige Empfänger im Ausland können jedoch eine Signatur verlangen.

E-Rechnungen an Behörden werden über spezielle Portale wie ZRE (Zentraler Rechnungseingang) des Bundes oder OZG-RE der Länder eingereicht. Sie laden die XRechnung-XML dort hoch oder nutzen das Peppol-Netzwerk für automatischen Versand.

Ja, mit einem E-Rechnung-Konverter wie dem Clever Invoice Converter können Sie bestehende PDF-Rechnungen in XRechnung oder ZUGFeRD umwandeln. Beachten Sie jedoch, dass alle Pflichtangaben vollständig sein müssen.

Peppol ist ein europaweites Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Für Rechnungen an den Bund können Sie Peppol als Alternative zum ZRE-Portal nutzen. Für B2B-Rechnungen ist Peppol optional, wird aber zunehmend verbreitet. Clever Invoice unterstützt den Peppol-Versand direkt.

Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) können weiterhin als normale PDF oder auf Papier versendet werden. Auch Kleinbetragsrechnungen unter 250€ sind ausgenommen.

Die EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert die Pflichtfelder und das Datenmodell für E-Rechnungen. Jede E-Rechnung-Software, die XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt, erfüllt automatisch die EN 16931. Clever Invoice ist vollständig EN 16931-konform.

ZUGFeRD hat mehrere Profile: MINIMUM und BASIC-WL (nicht EN 16931-konform), BASIC, EN16931 und EXTENDED. Für die meisten B2B-Anwendungen empfehlen wir das Profil "EN16931" – es ist universell kompatibel und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Clever Invoice nutzt standardmäßig dieses Profil.

Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme können E-Rechnungen importieren und automatisch verarbeiten. ZUGFeRD-Rechnungen werden besonders gut unterstützt, da sie ein lesbares PDF enthalten. Clever Invoice bietet zusätzlich DATEV-Export für nahtlose Integration mit Steuerberatern.

Bis Ende 2026 dürfen Sie alternativ auch normale Rechnungen (PDF, Papier) versenden, wenn Ihr Kunde zustimmt. Ab 2027 bzw. 2028 müssen jedoch alle B2B-Rechnungen als E-Rechnungen erstellt werden. Empfehlung: Nutzen Sie ZUGFeRD – das PDF kann auch ohne spezielle Software gelesen werden.

Sie können E-Rechnungen per E-Mail empfangen oder über Peppol. Die XML-Daten werden von E-Rechnung-Software automatisch ausgelesen. Mit Clever Invoice können Sie eingehende E-Rechnungen hochladen, automatisch validieren und die Daten für Ihre Buchhaltung extrahieren lassen.