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Grundlagen
7 Fragen & Antworten
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind die beiden Hauptformate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Eine einfache PDF-Datei gilt seit dem Wachstumschancengesetz nicht mehr als E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist ein visuelles Dokument, das nicht maschinell auswertbar ist. Eine E-Rechnung hingegen enthält strukturierte XML-Daten, die von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden können. Seit dem 1. Januar 2025 gelten PDF-Rechnungen in Deutschland nicht mehr als E-Rechnungen im Sinne des Wachstumschancengesetzes.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Die wichtigsten Formate sind: XRechnung (reines XML-Format, Pflicht bei B2G), ZUGFeRD (hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML), Factur-X (die französische Bezeichnung von ZUGFeRD, identisches Format), UBL (Universal Business Language, international verbreitet) und CII (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT-Standard). Alle basieren auf der europäischen Norm EN 16931.
Was bedeutet EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. Sie definiert, welche Informationen eine E-Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert sein müssen. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD basieren auf dieser Norm.
Was ist strukturierte elektronische Rechnungsdaten?
Strukturierte Daten bedeuten, dass die Rechnungsinformationen (Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Empfänger etc.) in einem maschinenlesbaren Format vorliegen. Computer können diese Daten automatisch lesen und weiterverarbeiten, ohne dass ein Mensch sie manuell abtippen muss.
Ist eine gescannte Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine gescannte Papierrechnung oder ein Foto einer Rechnung ist keine E-Rechnung. Es handelt sich lediglich um eine digitale Bilddatei. Für eine E-Rechnung sind strukturierte, maschinenlesbare XML-Daten erforderlich, die den Normanforderungen (EN 16931) entsprechen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es wird vor allem im B2G-Bereich (Business-to-Government) verwendet. ZUGFeRD (ab Version 2.0) ist ein hybrides Format, das eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. ZUGFeRD eignet sich besonders gut für den B2B-Bereich, da die Rechnung sowohl maschinell als auch vom Menschen gelesen werden kann.
Pflichten & Fristen
8 Fragen & Antworten
Wer muss E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden wird stufenweise eingeführt: Ab 2025 besteht eine Empfangspflicht, ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden, und ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnungspflicht?
Die Übergangsfristen sind: Ab 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen und PDF-Rechnungen versendet werden (mit Zustimmung des Empfängers). Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen versenden. Ab 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Transaktionen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Beim Versenden gelten die gleichen Übergangsfristen wie für alle anderen Unternehmen. Allerdings enthält die Kleinunternehmerrechnung keine Umsatzsteuer und muss den Hinweis auf § 19 UStG enthalten.
Müssen auch Freiberufler E-Rechnungen erstellen?
Ja, Freiberufler wie Ärzte, Anwälte, Architekten, Designer oder Berater unterliegen den gleichen E-Rechnungspflichten wie alle anderen Unternehmen. Die Übergangsfristen gelten entsprechend. Ausnahmen bestehen nur für steuerfreie Leistungen nach § 4 UStG.
Welche Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gibt es?
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Fahrausweise, Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und innergemeinschaftliche Lieferungen in bestimmten Konstellationen. Für diese Fälle sind weiterhin andere Rechnungsformate zulässig.
Ab wann müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versendet werden?
Die Versendepflicht wird stufenweise eingeführt. Ab 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 gilt sie dann für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Bis dahin dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch PDF- oder Papierrechnungen versendet werden.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?
Wer nach Ablauf der Übergangsfristen keine E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format ausstellt, riskiert, dass die Rechnung steuerlich nicht anerkannt wird. Der Empfänger könnte den Vorsteuerabzug verlieren. Zudem können Bußgelder drohen. Es empfiehlt sich daher, rechtzeitig auf E-Rechnungen umzustellen.
Muss ich als Vermieter E-Rechnungen erstellen?
Bei steuerpflichtigen Vermietungen an Unternehmen (B2B) gelten die gleichen E-Rechnungspflichten. Steuerfreie Wohnraumvermietung (§ 4 Nr. 12 UStG) ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Gewerbliche Vermietung an Unternehmen fällt dagegen unter die Pflicht.
Formate & Technik
7 Fragen & Antworten
Welches ZUGFeRD-Profil sollte ich verwenden?
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile: Minimum (nur Basisdaten), Basic (für einfache Rechnungen), Comfort/EN16931 (empfohlen, entspricht der EU-Norm) und Extended (für komplexe Rechnungen). Für die meisten B2B-Rechnungen empfehlen wir das Profil EN16931 (Comfort), da es alle Pflichtfelder der europäischen Norm abdeckt.
Was ist eine Leitweg-ID und wann brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie wird benötigt, wenn Sie Rechnungen an Behörden, Kommunen oder andere öffentliche Einrichtungen (B2G) senden. Die Leitweg-ID wird vom Auftraggeber mitgeteilt und muss in der XRechnung angegeben werden. Format: 04011000-1234512345-06.
Was ist Peppol und ist es in Deutschland relevant?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europaweites Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. In Deutschland wird Peppol zunehmend wichtiger, insbesondere im öffentlichen Sektor und im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr. Über Peppol können E-Rechnungen sicher und standardisiert an Empfänger in ganz Europa übermittelt werden.
Was ist der Unterschied zwischen CII und UBL?
CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) sind zwei XML-Syntaxen, die von EN 16931 unterstützt werden. XRechnung basiert auf UBL, ZUGFeRD auf CII. Beide sind gleichwertig und normkonform. In der Praxis ist der Unterschied für Anwender kaum relevant, da Software beide Formate verarbeiten kann.
Kann ich eine XRechnung in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?
Ja, da beide Formate auf der gleichen Norm EN 16931 basieren, ist eine Konvertierung grundsätzlich möglich. Allerdings gehen bei der Umwandlung von ZUGFeRD zu XRechnung die visuelle PDF-Darstellung verloren. Umgekehrt kann aus einer XRechnung eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugt werden, indem die XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet werden.
Muss eine E-Rechnung signiert werden?
Nein, seit 2011 ist eine elektronische Signatur für E-Rechnungen in Deutschland nicht mehr verpflichtend. Es genügt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellt. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann aber freiwillig verwendet werden.
Was sind die Pflichtfelder einer E-Rechnung nach EN 16931?
Zu den Pflichtfeldern gehören: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Menge und Art der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Bei B2G zusätzlich die Leitweg-ID und Bestellreferenz.
Erstellen & Versenden
7 Fragen & Antworten
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Am einfachsten erstellen Sie E-Rechnungen mit einer spezialisierten Software wie Clever Invoice. Sie geben Ihre Rechnungsdaten ein und die Software erzeugt automatisch das korrekte XML-Format (XRechnung oder ZUGFeRD). Alternativ gibt es Online-Generatoren, ERP-Plugins oder die Möglichkeit, XML-Dateien manuell zu erstellen (nicht empfohlen).
Brauche ich spezielle Software für E-Rechnungen?
Ja, für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen benötigen Sie Software, die die strukturierten Formate (XRechnung/ZUGFeRD) unterstützt. Einfache Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme reichen nicht aus. Clever Invoice erstellt automatisch normkonforme E-Rechnungen in beiden Formaten.
Wie versende ich eine E-Rechnung?
E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen versendet werden: per E-Mail (mit XML- oder ZUGFeRD-Anhang), über das Peppol-Netzwerk, über spezielle E-Rechnungsportale (z. B. ZRE für Bundesbehörden, OZG-RE für Landesbehörden) oder per Upload auf Kundenportale. Der einfachste Weg ist der E-Mail-Versand direkt aus der Rechnungssoftware.
Kann ich E-Rechnungen mit Excel oder Word erstellen?
Nein, mit Excel oder Word können Sie keine normkonformen E-Rechnungen erstellen. Diese Programme erzeugen keine strukturierten XML-Daten im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Sie benötigen eine Rechnungssoftware, die diese Formate unterstützt. Clever Invoice ist eine kostenlose Möglichkeit, sofort loszulegen.
Was kostet eine E-Rechnungslösung?
Die Kosten variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Clever Invoice bietet einen kostenlosen Starterplan mit 5 E-Rechnungen pro Monat. Professionelle Pläne mit unbegrenzten E-Rechnungen beginnen ab wenigen Euro im Monat. Im Vergleich zu den Kosten für Papier, Druck und Porto sparen Sie mit E-Rechnungen meist deutlich.
Kann ich meine bestehenden Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?
Bestehende PDF-Rechnungen können nicht einfach in E-Rechnungen umgewandelt werden, da die strukturierten XML-Daten fehlen. Sie müssen die Rechnungsdaten in eine E-Rechnungssoftware übertragen und eine neue E-Rechnung erstellen. Clever Invoice bietet einen KI-gestützten Import, der Daten aus PDFs extrahieren kann.
Wie teste ich, ob meine E-Rechnung korrekt ist?
Sie können E-Rechnungen mit Validierungstools prüfen. Clever Invoice bietet einen integrierten XRechnung-Validator. Alternativ gibt es den KoSIT-Validator (offizielles Tool der Koordinierungsstelle für IT-Standards), den E-Rechnungs-Viewer des BMI oder den Peppol-Validator für UBL-Rechnungen.
Empfangen & Archivieren
7 Fragen & Antworten
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung vom März 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2035 archiviert werden.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) schreiben vor, dass E-Rechnungen unveränderbar, vollständig, ordnungsgemäß, zeitnah und maschinell auswertbar archiviert werden müssen. Der XML-Teil muss im Original erhalten bleiben und jederzeit lesbar sein.
Reicht es, E-Rechnungen auszudrucken und abzuheften?
Nein! Ein Ausdruck erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht. Der XML-Teil der E-Rechnung muss digital und unverändert erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD muss die komplette PDF-Datei mit eingebettetem XML archiviert werden. Ein Ausdruck enthält nicht die strukturierten Daten.
Kann ich E-Rechnungen in der Cloud archivieren?
Ja, Cloud-Archivierung ist GoBD-konform, wenn der Anbieter die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Datensicherheit und Zugriffskontrolle erfüllt. Clever Invoice archiviert E-Rechnungen automatisch GoBD-konform in der Cloud, inklusive Backup und Verschlüsselung.
Was ist revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher bedeutet, dass archivierte Dokumente nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können, ohne dass dies nachvollziehbar protokolliert wird. Jede Änderung muss dokumentiert sein. Dies ist eine Kernanforderung der GoBD für die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen.
Muss ich eingehende und ausgehende E-Rechnungen archivieren?
Ja, sowohl eingehende als auch ausgehende E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden. Bei ausgehenden Rechnungen archivieren Sie das Original, bei eingehenden die empfangene Datei. Beides muss im ursprünglichen Format (XML/ZUGFeRD) gespeichert werden.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung mit E-Rechnungen?
Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie E-Rechnungen in maschinell auswertbarer Form vorlegen können. Das bedeutet: Der XML-Teil muss lesbar, die Daten müssen exportierbar sein und die Rechnungen müssen innerhalb angemessener Zeit auffindbar sein. Nur PDFs oder Ausdrucke reichen nicht aus.
Branchen & Sonderfälle
8 Fragen & Antworten
Gelten besondere Regeln für Rechnungen an Behörden (B2G)?
Ja, Rechnungen an den Bund müssen bereits seit November 2020 als XRechnung im UBL-Format versendet werden. Die Zustellung erfolgt über das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) oder OZG-RE. Eine Leitweg-ID des Auftraggebers ist zwingend erforderlich. Die Länder haben teilweise eigene Regelungen und Portale.
Wie funktionieren E-Rechnungen bei Reverse-Charge-Verfahren?
Bei Reverse-Charge (Umkehr der Steuerschuldnerschaft, § 13b UStG) muss die E-Rechnung den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten. Im XML-Teil wird dies über den Tax Category Code "AE" (Reverse Charge) abgebildet. Der Steuerbetrag ist 0,00 Euro, aber der Steuersatz muss trotzdem angegeben werden.
Wie erstelle ich E-Rechnungen für EU-Kunden (innergemeinschaftliche Lieferung)?
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen muss die E-Rechnung die USt-IdNr. beider Parteien enthalten, den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1b UStG sowie den Nachweis der Beförderung. Im XML wird die Tax Category "K" (innergemeinschaftlich) verwendet. Die E-Rechnungspflicht greift hier nur, wenn der Empfänger in Deutschland ansässig ist.
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen erstellen?
Ja, auch Handwerksbetriebe unterliegen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Besonderheiten im Handwerk: Abschlags- und Schlussrechnungen müssen korrekt im XML abgebildet werden, Materialaufstellungen können als Positionen erfasst werden, und bei Aufträgen der öffentlichen Hand (z. B. Schulrenovierung) ist XRechnung Pflicht.
Wie gehe ich mit E-Rechnungen im internationalen Handel um?
Im internationalen Handel empfiehlt sich das Peppol-Netzwerk für den sicheren Austausch von E-Rechnungen. Innerhalb der EU ist EN 16931 der gemeinsame Standard. Für Drittländer gelten oft eigene Regeln: Italien hat das SDI-System, Frankreich führt ab 2026 Chorus Pro für B2B ein, und viele weitere Länder planen eigene E-Rechnungspflichten.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen (B2C)?
Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Transaktionen (Geschäft zwischen Unternehmen). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) können weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung versendet werden. Es steht Ihnen aber frei, auch an Privatpersonen E-Rechnungen zu senden.
Wie funktionieren E-Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen (z. B. Miete)?
Bei wiederkehrenden Leistungen wie Miete oder Wartungsverträgen muss für jeden Abrechnungszeitraum eine separate E-Rechnung erstellt werden. Clever Invoice unterstützt wiederkehrende Rechnungen, die automatisch im E-Rechnungsformat generiert und versendet werden können.
Wie handle ich Gutschriften und Stornorechnungen als E-Rechnung?
Gutschriften und Stornorechnungen müssen ebenfalls als E-Rechnung erstellt werden. Im XML-Format wird der Rechnungstyp (Invoice Type Code) auf "381" (Gutschrift) gesetzt. Die Referenz zur ursprünglichen Rechnung wird im Feld "Preceding Invoice Reference" angegeben. Beträge werden mit negativem Vorzeichen dargestellt.
Weiterführende Themen
Was ist eine E-Rechnung?
Grundlagen & Definition
XRechnung
Das XML-Format im Detail
ZUGFeRD
Das hybride Format erklärt
E-Rechnung archivieren
GoBD-konforme Aufbewahrung
E-Rechnungspflicht
Alle Fristen & Pflichten
E-Rechnung Software
Die besten Lösungen im Vergleich
XRechnung vs. ZUGFeRD
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