E-Rechnung Gutschrift & Korrektur
So stornieren und korrigieren Sie XRechnung & ZUGFeRD regelkonform
Das Wichtigste in Kürze
- Auch Gutschriften sind E-Rechnungen: Eine kaufmännische Gutschrift (Rechnungskorrektur) unterliegt denselben Formatpflichten wie die Rechnung selbst.
- Format: Die Gutschrift wird als XRechnung oder ZUGFeRD mit negativem Betrag bzw. als Stornorechnung ausgestellt.
- Bezug zur Originalrechnung: Die ursprüngliche Rechnungsnummer muss in der E-Rechnung referenziert werden (BT-25 „Preceding Invoice Reference").
- Zwei Bedeutungen: Achtung: „Gutschrift" meint im Umsatzsteuerrecht etwas anderes als die alltägliche Rechnungskorrektur.
Gutschrift: zwei Bedeutungen
Der Begriff „Gutschrift" wird im Deutschen doppelt verwendet. Einerseits die kaufmännische Gutschrift: eine Korrektur, mit der ein Rechnungssteller einen zu hohen Betrag ganz oder teilweise zurücknimmt. Andererseits die umsatzsteuerliche Gutschrift nach §14 Abs. 2 UStG: hier rechnet der Leistungsempfänger selbst ab (Self-Billing). Beide können als E-Rechnung erforderlich sein.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Gutschriften?
Ja. Eine Gutschrift korrigiert eine Rechnung über eine umsatzsteuerpflichtige Leistung im B2B-Bereich und ist damit selbst eine Rechnung im Sinne des UStG. Korrigieren Sie eine E-Rechnung, muss die Korrektur ebenfalls als strukturierte E-Rechnung erfolgen. Eine PDF-Gutschrift zu einer XRechnung erfüllt die Formatpflicht nicht.
So setzen Sie eine E-Gutschrift technisch um
In XRechnung und ZUGFeRD wird eine Gutschrift über den Dokumententyp-Code abgebildet: Code 380 steht für die Rechnung, Code 381 für die Gutschrift (Credit Note). Alternativ kann eine Korrekturrechnung (Code 384) verwendet werden. Entscheidend ist immer die Referenz auf die Originalrechnung im Feld BT-25.
- Dokumententyp 381 (Credit Note) wählen
- Originalrechnungsnummer in BT-25 referenzieren
- Beträge positiv angeben (Vorzeichen über den Typ)
- Eigene fortlaufende Gutschriftsnummer vergeben
Stornorechnung vs. Korrektur
Eine Stornorechnung hebt die Originalrechnung vollständig auf (gleicher Betrag, negatives Vorzeichen). Eine Teilgutschrift korrigiert nur einen Teilbetrag, etwa bei einem nachträglichen Rabatt oder einer Mängelrüge. In beiden Fällen bleibt die Originalrechnung erhalten – sie wird nie gelöscht, sondern durch ein neues Dokument neutralisiert oder angepasst (GoBD-Grundsatz der Unveränderbarkeit).
Typische Fehler vermeiden
- PDF-Gutschrift zu einer strukturierten E-Rechnung – nicht zulässig.
- Fehlende Referenz auf die Originalrechnung (BT-25).
- Originalrechnung löschen statt stornieren.
- Gutschrift mit umsatzsteuerlicher Self-Billing-Gutschrift verwechseln.
Häufige Fragen
Muss eine Gutschrift zur E-Rechnung auch elektronisch sein?
Ja. Korrigiert die Gutschrift eine umsatzsteuerpflichtige B2B-Rechnung, gilt dieselbe Formatpflicht. Sie sollte als XRechnung oder ZUGFeRD mit Bezug zur Originalrechnung ausgestellt werden.
Welcher Dokumententyp-Code gilt für die Gutschrift?
Code 381 steht für die Gutschrift (Credit Note), Code 384 für eine Korrekturrechnung. Code 380 ist die normale Rechnung.
Wie referenziere ich die Originalrechnung?
Über das Feld BT-25 „Preceding Invoice Reference" geben Sie die Nummer der ursprünglichen Rechnung an. So bleibt der Zusammenhang prüfbar.
Darf ich eine fehlerhafte E-Rechnung einfach löschen?
Nein. Aus GoBD-Gründen muss die Originalrechnung erhalten bleiben. Sie stornieren oder korrigieren sie mit einem neuen Dokument.
Was ist der Unterschied zur Self-Billing-Gutschrift?
Bei der umsatzsteuerlichen Gutschrift (§14 Abs. 2 UStG) rechnet der Leistungsempfänger ab. Das ist keine Korrektur, sondern ein eigenständiges Abrechnungsverfahren – ebenfalls als E-Rechnung möglich.
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