E-Rechnungspflicht 2027 & 2028
Versandpflicht, Umsatzgrenzen und wie Sie sich rechtzeitig vorbereiten
Das Wichtigste in Kürze
- Seit 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist.
- Ab 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
- Ab 2028: Versandpflicht für alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen – auch Kleinunternehmer.
- Format: Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931, v. a. XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).
Die Timeline 2025–2028 im Überblick
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft schrittweise eingeführt. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Versandpflicht greift gestaffelt nach Unternehmensgröße.
| Ab | Pflicht |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen |
| 01.01.2027 | Versandpflicht bei > 800.000 € Umsatz (2026) |
| 01.01.2028 | Versandpflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen |
Was ändert sich 2027?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen verpflichtend als strukturierte E-Rechnung versenden. Einfache PDF- oder Papierrechnungen sind in diesem Segment dann nicht mehr zulässig. Die vorher mögliche EDI-Sonderregelung läuft weiter, sofern die Datensätze EN-16931-konform extrahierbar sind.
Was ändert sich 2028?
Ab dem 1. Januar 2028 entfallen alle Übergangsfristen: Dann müssen sämtliche inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden – unabhängig vom Umsatz. Das betrifft ausdrücklich auch Kleinunternehmer nach §19 UStG und Freiberufler. Spätestens jetzt sollte jeder Selbstständige eine Software nutzen, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Wen betrifft die Versandpflicht?
- Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen mit B2B-Umsätzen.
- Auch Kleinunternehmer und Freiberufler (ab 2028).
- Auch Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.
- Nicht betroffen: reine B2C-Rechnungen an Privatkunden.
So bereiten Sie sich vor
Warten Sie nicht bis zur Frist. Wer früh umstellt, vermeidet Stress und profitiert sofort von schnellerer Bezahlung und weniger Papierkram. Eine moderne Rechnungssoftware erstellt XRechnung und ZUGFeRD automatisch – Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Empfangen müssen Kleinunternehmer bereits seit 2025. Die Versandpflicht gilt für sie ab dem 1. Januar 2028.
Was ist die Umsatzgrenze für 2027?
Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss ab 2027 E-Rechnungen versenden. Darunter gilt die Frist 2028.
Sind PDF-Rechnungen ab 2027/2028 noch erlaubt?
Im B2B-Bereich nicht mehr für die betroffenen Unternehmen. Eine reine PDF gilt nicht als E-Rechnung – nötig ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. B2C-Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was passiert bei Nichtbeachtung?
Eine nicht formgerechte Rechnung kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden und zu Beanstandungen führen. Zudem drohen Verzögerungen bei der Bezahlung.
Das könnte Sie auch interessieren
Rechnungen einfach erstellen
Mit Clever Invoice erstellst du professionelle Rechnungen in Sekunden – per Chat, WhatsApp oder Web. E-Rechnung inklusive.