Erste Mahnung schreiben
So formulieren Sie eine erste Mahnung professionell und höflich. Mit kostenloser Vorlage zum Kopieren.
Einleitung
Die erste Mahnung (auch Zahlungserinnerung genannt) ist der erste formelle Schritt nach Ablauf der Zahlungsfrist. Sie sollte höflich aber bestimmt formuliert sein, da oft Vergesslichkeit der Grund für die ausgebliebene Zahlung ist.
Wann versenden?
Die erste Mahnung versenden Sie, wenn die auf der Rechnung genannte Zahlungsfrist (z.B. 14 Tage) verstrichen ist und keine Zahlung eingegangen ist. Warten Sie nicht zu lange - 3-5 Tage nach Fristablauf ist ein guter Zeitpunkt.
Fristen & Zahlungsziel
Setzen Sie in der ersten Mahnung eine neue Zahlungsfrist von 7-14 Tagen. Rechtlich gerät der Kunde erst nach der Mahnung in Verzug (§ 286 BGB), sofern kein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel auf der Rechnung stand.
Was muss die Mahnung enthalten?
- Bezug zur ursprünglichen Rechnung (Nummer, Datum, Betrag)
- Hinweis auf die verstrichene Zahlungsfrist
- Neue, konkrete Zahlungsfrist
- Ihre Bankverbindung
- Höfliche Bitte um Überweisung
- Optional: Hinweis auf mögliche Verzugszinsen
Mustertext zum Kopieren
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], bezugnehmend auf unsere Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] € möchten wir Sie höflich daran erinnern, dass die Zahlung bislang nicht bei uns eingegangen ist. Sollte die Zahlung bereits erfolgt sein, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Andernfalls bitten wir Sie, den offenen Betrag bis zum [Datum + 14 Tage] auf unser Konto zu überweisen: [Bankverbindung] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: [Rechnungsnummer] Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name/Firma]
Wichtige Hinweise
Praxistipps
- 1Versenden Sie die erste Mahnung zeitnah (3-5 Tage nach Fristablauf)
- 2Fügen Sie eine Kopie der Originalrechnung bei
- 3Nutzen Sie einen freundlichen Ton - beim ersten Mal verzeiht man
- 4Dokumentieren Sie den Versand (E-Mail-Bestätigung oder Einschreiben)
Häufige Fragen
Muss ich vor der Mahnung eine Zahlungserinnerung schicken?
Nein, eine Zahlungserinnerung vor der ersten Mahnung ist nicht erforderlich. Viele Unternehmen nutzen sie aber als freundlichere Alternative. Rechtlich ist die erste Mahnung der entscheidende Schritt für den Verzugseintritt.
Darf ich Mahngebühren bei der ersten Mahnung verlangen?
Grundsätzlich ja, aber es ist unüblich und kann die Kundenbeziehung belasten. Mahngebühren müssen zudem verhältnismäßig sein (ca. 2-3€ für Verwaltungsaufwand). Besser: Erst ab der zweiten Mahnung Gebühren berechnen.
Wie lange sollte die neue Zahlungsfrist sein?
Bei der ersten Mahnung sind 7-14 Tage üblich. Bei B2B-Kunden können Sie auch 14 Tage gewähren. Zu kurze Fristen wirken aggressiv, zu lange verzögern Ihr Geld.
Was passiert, wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt?
Dann folgt die zweite Mahnung mit schärferem Ton, Mahngebühren und Verzugszinsen. Nach der dritten Mahnung können Sie ein Inkassounternehmen einschalten oder gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
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