Existenzgründung

Erste Rechnung schreiben 2026

Die erste Rechnung ist ein Meilenstein für jeden Gründer! Doch was muss draufstehen? Welche Nummer? Mit oder ohne Umsatzsteuer? Wir führen Sie Schritt für Schritt durch Ihre erste professionelle Rechnung.

Was macht eine Rechnung gültig? 2026

Eine Rechnung ist ein Beleg über eine erbrachte Leistung mit Zahlungsaufforderung. Damit sie steuerlich anerkannt wird und Ihr Kunde die Vorsteuer abziehen kann, muss sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Fehlen Angaben, kann das Finanzamt die Rechnung beanstanden.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1

Rechnungsnummern-System festlegen

Legen Sie ein System für fortlaufende Rechnungsnummern fest. Z.B. RE-2026-001 für die erste Rechnung 2026.

2

Ihre Daten eintragen

Name/Firma, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. Diese Daten sollten auf jeder Rechnung gleich sein.

3

Kundendaten eintragen

Name/Firma und vollständige Anschrift des Kunden. Bei Firmenkunden: korrekte Rechtsform.

4

Leistung beschreiben

Was haben Sie geliefert/geleistet? Menge, Art, Umfang. Datum oder Zeitraum der Leistung angeben.

5

Beträge berechnen

Einzelpreise, Gesamtbetrag netto, Umsatzsteuer (außer bei Kleinunternehmern), Bruttobetrag.

6

Zahlungsinformationen

Bankverbindung, Zahlungsziel. Optional: Skonto bei schneller Zahlung.

Voraussetzungen

Steuernummer oder USt-IdNr. vom Finanzamt
Festgelegtes Rechnungsnummern-System
Kenntnis Ihrer Steuerpflicht (Kleinunternehmer oder nicht)
Bankverbindung für den Zahlungseingang
Korrekte Kundendaten

Kosten

PostenBetragHinweis
Rechnungssoftware0-30 €/MonatClever Invoice ab 0 €
Word/Excel-Vorlage0 €aber fehleranfällig
Steuerberater fragen50-100 €einmalig sinnvoll

Tipps & häufige Fehler

Tipps

  • ✓Nutzen Sie eine Rechnungssoftware – sie verhindert Fehler
  • ✓Senden Sie die Rechnung zeitnah nach der Leistung
  • ✓Speichern Sie jede Rechnung als PDF (GoBD-Pflicht)
  • ✓Bei Kleinunternehmern: Hinweis nach § 19 UStG nicht vergessen
  • ✓Behalten Sie eine Kopie jeder Rechnung

Häufige Fehler

  • Rechnungsnummer vergessen oder doppelt vergeben
  • Steuernummer fehlt
  • Leistungsdatum nicht angegeben
  • Als Kleinunternehmer trotzdem USt ausweisen
  • Rechnung nicht archivieren

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung haben?
Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und -betrag, Bruttobetrag.
Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
Alle Pflichtangaben außer Umsatzsteuer. Statt USt weisen Sie aus: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Sie dürfen KEINE USt ausweisen – sonst schulden Sie diese dem Finanzamt!
Mit welcher Rechnungsnummer fange ich an?
Sie können mit 1, 001 oder 2026-001 anfangen – Hauptsache fortlaufend und einmalig. Empfehlung: Jahreszahl einbauen, z.B. RE-2026-001. So beginnt jedes Jahr "neu" und bleibt übersichtlich.
Muss ich eine Rechnung per Post schicken?
Nein, E-Mail-Rechnungen sind genauso gültig. Achten Sie auf PDF-Format (nicht Word) und bewahren Sie den E-Mail-Versand als Nachweis auf. Der Kunde muss E-Mail-Rechnungen akzeptieren.
Was ist, wenn ich einen Fehler auf der Rechnung finde?
Stornieren Sie die fehlerhafte Rechnung mit einer Stornorechnung (gleiche Nummer mit Minus-Beträgen) und stellen Sie eine neue Rechnung mit neuer Nummer aus. Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden.
Welches Zahlungsziel ist üblich?
Standard ist "14 Tage nach Rechnungsdatum" oder "30 Tage". Bei Neukunden oder größeren Beträgen: Anzahlung verlangen oder kürzeres Ziel. "Sofort fällig" ist auch möglich.

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