Ratgeber 2026
Fahrtkosten in Rechnung stellen
Wie berechnen und formulieren Sie Fahrtkosten auf Rechnungen richtig? Hier finden Sie die aktuelle Kilometerpauschale 2026, einen Fahrtkosten-Rechner und Muster-Formulierungen zum Kopieren.
Kilometerpauschale 2026
1. bis 20. Kilometer
0,30 €/km
Ab 21. Kilometer
0,38 €/km
Erhöht durch Steuerentlastungsgesetz
Fahrtkosten-Rechner
Berechnete Fahrtkosten
Abrechnungsmöglichkeiten im Vergleich
Kilometerpauschale
- Einfache Berechnung: km × Pauschale
- Keine Belege für Benzin etc. nötig
- Steuerlich anerkannt
- Von Kunden gut akzeptiert
Empfohlen für die meisten Selbstständigen
Tatsächliche Kosten
- Alle Belege sammeln (Benzin, Wartung, etc.)
- Betrieblichen Anteil berechnen
- Kann höher sein als Pauschale
- Mehr Dokumentationsaufwand
Sinnvoll bei hohem Verbrauch oder teuren Fahrzeugen
Fahrtkosten und Umsatzsteuer
Regelbesteuerung
Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie auf weiterberechnete Fahrtkosten USt berechnen:
+ 19% USt: 9,50 €
Fahrtkosten brutto: 59,50 €
Kleinunternehmer § 19 UStG
Als Kleinunternehmer berechnen Sie keine USt auf Ihre Leistungen, auch nicht auf Fahrtkosten:
(ohne USt gemäß § 19 UStG)
Wichtig: Fahrtkosten sind umsatzsteuerlich eine Nebenleistung zur Hauptleistung. Sie werden daher mit dem gleichen Steuersatz belegt wie die Hauptleistung.
Formulierungen für die Rechnung
Standard Kilometerpauschale
Für einzelne Fahrten mit Km-Pauschale
Mit Hin- und Rückfahrt
Transparente Darstellung der Gesamtstrecke
Pauschalabrechnung
Feste Pauschale unabhängig von der Entfernung
Mit Parkgebühren
Inkl. Auslagen wie Parkgebühren
Englisch
Für internationale Kunden
Best Practices für Fahrtkosten
So machen Sie es richtig
- Fahrtkosten im Angebot/Vertrag erwähnen
- Strecke nachvollziehbar dokumentieren
- Separate Position auf der Rechnung
- USt korrekt ausweisen (wenn nicht Kleinunternehmer)
- Belege für Auslagen (Parken, Maut) beifügen
Häufige Fehler vermeiden
- Fahrtkosten ohne vorherige Vereinbarung berechnen
- Unrealistisch hohe Pauschalen ansetzen
- USt vergessen (bei Regelbesteuerung)
- Pauschale UND tatsächliche Kosten abrechnen
- Doppelte Abrechnung bei mehreren Kunden am selben Tag
Häufige Fragen zu Fahrtkosten auf Rechnungen
Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2026?
Die Kilometerpauschale beträgt 2026 für die ersten 20 km 0,30 € pro Kilometer. Ab dem 21. Kilometer gilt ein erhöhter Satz von 0,38 € pro Kilometer. Dieser erhöhte Satz gilt durch das Steuerentlastungsgesetz bis Ende 2026.
Muss ich auf Fahrtkosten Umsatzsteuer berechnen?
Ja, als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer müssen Sie auf weiterberechnete Fahrtkosten Umsatzsteuer aufschlagen. Die Fahrtkosten sind eine Nebenleistung zur Hauptleistung und werden mit dem gleichen Steuersatz belegt. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG entfällt die USt.
Kann ich die tatsächlichen Kosten oder nur die Pauschale abrechnen?
Sie können entweder die Kilometerpauschale oder die tatsächlichen Kosten abrechnen. Bei tatsächlichen Kosten müssen Sie alle Belege (Benzin, Verschleiß, Versicherung) sammeln und den betrieblichen Anteil berechnen. Die Pauschale ist einfacher und wird meist akzeptiert.
Wie formuliere ich Fahrtkosten auf der Rechnung?
Führen Sie Fahrtkosten als separate Position auf: "Fahrtkosten: X km × 0,38 €/km = Y €". Alternativ: "An- und Abfahrt [Ort] – [Ort]: X km × Km-Pauschale = Y € zzgl. MwSt." Die Strecke und Berechnung sollten nachvollziehbar sein.
Darf ich Hin- und Rückfahrt berechnen?
Ja, Sie dürfen sowohl die Hin- als auch die Rückfahrt berechnen, sofern dies mit dem Kunden vereinbart wurde. Es ist üblich, die gesamte Fahrstrecke (hin und zurück) abzurechnen. Achten Sie auf eine transparente Darstellung.
Muss der Kunde Fahrtkosten akzeptieren?
Nur wenn dies vorab vereinbart wurde. Fahrtkosten sollten im Angebot oder Vertrag erwähnt sein. Ohne Vereinbarung kann der Kunde die Erstattung verweigern. Best Practice: Fahrtkosten immer vorab kommunizieren.
Was ist der Unterschied zwischen Kilometergeld und Fahrtkostenpauschale?
Kilometergeld bezeichnet die Erstattung pro gefahrenen Kilometer (z.B. 0,38 €/km). Die Fahrtkostenpauschale ist ein fester Betrag unabhängig von der Strecke (z.B. 25 € pro Anfahrt). Beide sind vertraglich frei vereinbar.
Kann ich auch Parkgebühren in Rechnung stellen?
Ja, Parkgebühren und Mautkosten können zusätzlich zu den Fahrtkosten berechnet werden, wenn dies vereinbart wurde. Diese zählen zu den Auslagen und werden in der Regel 1:1 weitergegeben, zzgl. USt bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern.
Wie werden Fahrtkosten bei der Steuer behandelt?
Fahrtkosten, die Sie Kunden in Rechnung stellen, sind Betriebseinnahmen und müssen versteuert werden. Die Einnahmen sind jedoch durch Ihre eigenen Fahrtkosten-Betriebsausgaben gedeckt, sodass kein Gewinn entsteht.
Gibt es eine Obergrenze für Fahrtkosten?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Die Kilometerpauschale ist ein steuerlich anerkannter Betrag, aber vertraglich können Sie auch mehr vereinbaren. Bei überhöhten Beträgen könnte der Kunde jedoch widersprechen.
Fahrtkosten automatisch berechnen
Mit Clever Invoice fügen Sie Fahrtkosten als Rechnungsposition hinzu – die Berechnung mit aktueller Pauschale und korrekter USt erfolgt automatisch.