Name: Clever Invoice — E-Rechnung per WhatsApp & KI
Brand: Clever Invoice
Availability: InStock

Question 1

Was ist Clever Invoice?

Accepted Answer

Clever Invoice ist eine moderne Rechnungssoftware, die speziell für Freelancer und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Mit unserer WhatsApp-Integration können Sie Rechnungen per Sprachnachricht erstellen - die KI erledigt den Rest. Alle Rechnungen sind automatisch E-Rechnung-konform (ZUGFeRD, XRechnung) und erfüllen die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht.

Question 2

Wie funktioniert die WhatsApp-Integration?

Accepted Answer

Senden Sie einfach eine Sprachnachricht oder Text an unseren WhatsApp-Bot mit den Rechnungsdetails (z.B. "Rechnung an Müller GmbH, 5 Stunden Webdesign zu 85 Euro"). Unsere KI extrahiert automatisch alle relevanten Daten, gleicht den Kunden mit Ihrer Datenbank ab und erstellt eine professionelle E-Rechnung. Sie können die Rechnung dann prüfen und mit einem Klick versenden.

Question 3

Brauche ich technische Vorkenntnisse?

Accepted Answer

Nein, absolut nicht. Clever Invoice ist so einfach wie WhatsApp. Wenn Sie eine Nachricht schreiben oder sprechen können, können Sie auch Rechnungen erstellen. Die gesamte technische Komplexität (E-Rechnung-Formate, Steuerberechnung, GoBD-Konformität) wird von uns im Hintergrund erledigt.

Question 4

Kann ich Clever Invoice kostenlos testen?

Accepted Answer

Ja! Sie können Clever Invoice 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Es ist keine Kreditkarte erforderlich. Nach der Testphase können Sie entweder einen kostenpflichtigen Plan wählen oder den kostenlosen Starter-Plan mit eingeschränkten Funktionen nutzen.

Question 5

Was ist eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland sind die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung. Ab 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können, ab 2027 müssen auch alle Rechnungen im E-Rechnung-Format versendet werden.

Question 6

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Accepted Answer

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es enthält sowohl ein menschenlesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. XRechnung ist für Rechnungen an Behörden (B2G) vorgeschrieben, während ZUGFeRD für B2B besonders praktisch ist. Clever Invoice unterstützt beide Formate und wählt automatisch das richtige.

Question 7

Bin ich von der E-Rechnungspflicht 2025 betroffen?

Accepted Answer

Wenn Sie in Deutschland geschäftlich tätig sind und Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellen, sind Sie betroffen. Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden wird schrittweise eingeführt: Ab 2027 für größere, ab 2028 für alle Unternehmen. Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.

Question 8

Unterstützt Clever Invoice die Leitweg-ID?

Accepted Answer

Ja, Clever Invoice unterstützt die Leitweg-ID vollständig. Bei Rechnungen an Behörden (B2G) können Sie die Leitweg-ID des Empfängers eingeben. Das System validiert die Leitweg-ID automatisch und stellt sicher, dass Ihre XRechnung korrekt formatiert ist.

Question 9

Kann ich meine bestehenden PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?

Accepted Answer

Ja, mit unserem kostenlosen Konverter-Tool können Sie bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD- oder XRechnung-Format umwandeln. Die KI extrahiert dabei automatisch alle relevanten Daten aus dem PDF. Für regelmäßige Nutzung empfehlen wir jedoch, Rechnungen direkt in Clever Invoice zu erstellen.

Question 10

Was kostet Clever Invoice?

Accepted Answer

Clever Invoice bietet vier Pläne: Starter (kostenlos, bis 5 Rechnungen/Monat), Professional (14,95€/Monat bzw. 9,95€ bei jährlicher Zahlung), Business (29,95€/Monat bzw. 24,95€ jährlich, mit 5 Benutzern und API) und Enterprise (79,95€/Monat bzw. 69,95€ jährlich, unbegrenzte Benutzer). Bei jährlicher Zahlung sparen Sie bis zu 33%.

Question 11

Gibt es versteckte Kosten?

Accepted Answer

Nein, es gibt keine versteckten Kosten. Der angezeigte Preis ist der Preis, den Sie zahlen. Es gibt keine zusätzlichen Gebühren für E-Rechnung-Erstellung, WhatsApp-Integration oder DATEV-Export. Nur optionale Zusatzleistungen wie individuelle Integrationen werden separat berechnet.

Question 12

Kann ich monatlich kündigen?

Accepted Answer

Ja, alle Pläne sind monatlich kündbar. Sie können jederzeit zum Ende des Abrechnungszeitraums kündigen. Bei jährlicher Zahlung gewähren wir einen Rabatt von 2 Monaten, aber auch hier ist eine Kündigung zum Ende der Laufzeit möglich.

Question 13

Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

Accepted Answer

Wir akzeptieren Kreditkarten (Visa, Mastercard, American Express), PayPal, SEPA-Lastschrift und Überweisung. Bei Überweisung ist eine jährliche Vorauszahlung erforderlich.

Question 14

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern (Frankfurt am Main) bei zertifizierten Rechenzentren gespeichert. Die Übertragung erfolgt SSL-verschlüsselt, und die Daten werden AES-256 verschlüsselt abgelegt. Wir erfüllen alle Anforderungen der DSGVO.

Question 15

Ist Clever Invoice DSGVO-konform?

Accepted Answer

Ja, Clever Invoice ist vollständig DSGVO-konform. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang, bieten Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) an und ermöglichen die vollständige Löschung aller Daten auf Anfrage. Unsere Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Question 16

Ist Clever Invoice GoBD-konform?

Accepted Answer

Ja, Clever Invoice erfüllt alle Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Alle Rechnungen werden unveränderbar archiviert, mit Zeitstempel versehen und können revisionssicher exportiert werden.

Question 17

Was passiert mit meinen WhatsApp-Nachrichten?

Accepted Answer

Ihre WhatsApp-Nachrichten werden nur für die Rechnungserstellung verwendet und nach der Verarbeitung nicht dauerhaft gespeichert. Die Kommunikation erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt über die offizielle WhatsApp Business API. Wir haben keinen Zugriff auf andere WhatsApp-Nachrichten.

Question 18

Kann ich mein eigenes Logo und Design verwenden?

Accepted Answer

Ja, Sie können Ihr Logo hochladen und aus verschiedenen professionellen Rechnungsvorlagen wählen. Im Professional- und Business-Plan können Sie zusätzlich Farben anpassen und eigene Schriftarten verwenden. Alle Rechnungen sind automatisch mit Ihrem Branding versehen.

Question 19

Gibt es eine DATEV- oder Addison-Schnittstelle?

Accepted Answer

Ja, Clever Invoice bietet vollständige DATEV- und Addison-Integration. Sie können alle Rechnungen und Zahlungen mit einem Klick im DATEV- oder Addison-Format (Wolters Kluwer) exportieren und direkt an Ihren Steuerberater senden. Die Buchungssätze werden automatisch korrekt zugeordnet.

Question 20

Kann ich wiederkehrende Rechnungen erstellen?

Accepted Answer

Ja, Sie können Abo-Rechnungen einrichten, die automatisch in Ihrem gewünschten Intervall (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich) erstellt und versendet werden. Der Kunde wird optional per E-Mail benachrichtigt.

Question 21

Werden Mahnungen automatisch versendet?

Accepted Answer

Ja, Sie können automatische Mahnungen aktivieren. Clever Invoice erkennt überfällige Rechnungen und versendet nach Ihren Einstellungen freundliche Zahlungserinnerungen und bei Bedarf Mahnstufen 1-3. Sie behalten dabei immer die volle Kontrolle.

Question 22

Kann ich auch Angebote und Lieferscheine erstellen?

Accepted Answer

Ja, Clever Invoice unterstützt den gesamten Dokumenten-Workflow: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Angebote können mit einem Klick in Rechnungen umgewandelt werden, wobei alle Daten übernommen werden.

Question 23

Gibt es eine App für Smartphone?

Accepted Answer

Die WhatsApp-Integration funktioniert auf jedem Smartphone. Zusätzlich ist unsere Web-App als Progressive Web App (PWA) optimiert und kann auf dem Homescreen installiert werden. Native iOS- und Android-Apps sind für Q2 2025 geplant.

Question 24

Wie wandle ich ein Angebot in eine Rechnung um?

Accepted Answer

Öffnen Sie das akzeptierte Angebot und klicken Sie auf "In Rechnung umwandeln". Alle Daten (Kunde, Positionen, Preise) werden automatisch übernommen. Sie können die Rechnung vor dem Versand noch anpassen. Der gesamte Prozess dauert nur Sekunden.

Question 25

Wie funktioniert die Kundenverwaltung?

Accepted Answer

In der Kundenverwaltung speichern Sie alle Kundendaten zentral: Kontaktdaten, Ansprechpartner, Zahlungsbedingungen und Steuernummern. Bei neuen Rechnungen werden die Daten automatisch vorausgefüllt. Sie sehen auch die Rechnungshistorie und offene Posten pro Kunde.

Question 26

Kann ich Produkte und Dienstleistungen speichern?

Accepted Answer

Ja, im Produktkatalog speichern Sie alle Ihre Artikel und Dienstleistungen mit Beschreibung, Preis und Steuersatz. Bei der Rechnungserstellung wählen Sie einfach aus dem Katalog aus. Unsere KI kann sogar automatisch passende Produktbeschreibungen generieren.

Question 27

Was ist der Bankabgleich?

Accepted Answer

Der Bankabgleich verknüpft eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen. Sie importieren Ihre Kontoauszüge (CSV/MT940) und Clever Invoice erkennt Zahlungen anhand von Verwendungszweck und Betrag. So haben Sie immer den Überblick über bezahlte und offene Rechnungen.

Question 28

Wie funktioniert das Mahnwesen?

Accepted Answer

Sie können bis zu 3 Mahnstufen definieren, jeweils mit eigenem Text und Mahngebühren. Überfällige Rechnungen werden automatisch erkannt. Sie entscheiden, ob Mahnungen automatisch oder manuell versendet werden. Verzugszinsen werden automatisch berechnet.

Question 29

Welche Steuerberichte gibt es?

Accepted Answer

Clever Invoice erstellt automatisch Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA), Zusammenfassende Meldungen (ZM) und Jahresübersichten. Alle Berichte können als PDF exportiert oder direkt an DATEV übermittelt werden. Die Daten sind immer aktuell und korrekt aufbereitet.

Question 30

Kann ich Rechnungen per E-Mail versenden?

Accepted Answer

Ja, Sie können Rechnungen direkt aus Clever Invoice per E-Mail versenden. Die E-Rechnung wird automatisch als PDF-Anhang beigefügt. Sie können verschiedene E-Mail-Vorlagen (förmlich, freundlich, kurz) wählen und die Nachricht personalisieren. Die E-Mail-Historie wird pro Dokument gespeichert.

Question 31

Unterstützt Clever Invoice mehrere Währungen?

Accepted Answer

Ja, Sie können Rechnungen in verschiedenen Währungen erstellen (EUR, CHF, USD, GBP, etc.). Der Wechselkurs kann manuell eingegeben oder automatisch aktualisiert werden. Für die Buchhaltung werden alle Beträge auch in EUR umgerechnet.

Question 32

Kann ich mehrere Unternehmen verwalten?

Accepted Answer

Im Business- und Enterprise-Plan können Sie mehrere Unternehmen/Mandanten verwalten. Jedes Unternehmen hat eigene Stammdaten, Nummernkreise und Designs. Sie wechseln mit einem Klick zwischen den Unternehmen.

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