Geschäftsbriefe

Mahnung formulieren 2026

Unbezahlte Rechnungen sind ärgerlich. Eine gute Mahnung bringt das Geld zurück – ohne die Kundenbeziehung zu zerstören. Wir zeigen, wie Sie richtig mahnen.

Wie mahne ich professionell? 2026

Mahnungen sollten sachlich, höflich aber bestimmt sein. Eskalationsstufen: 1. Zahlungserinnerung (freundlich), 2. Mahnung (deutlich), 3. Letzte Mahnung (mit Konsequenzen). Wichtig: Fristen, Beträge, Kontonummer nennen.

Anwendung:

Nach Zahlungsziel: Freundliche Erinnerung. Nach 1-2 Wochen: 1. Mahnung. Nach weiteren 2 Wochen: 2. Mahnung. Danach: Letzte Mahnung mit Inkasso-Androhung.

Vor- & Nachteile

Vorteile

  • ✓Geld schneller erhalten
  • ✓Professioneller als telefonisches Nachfragen
  • ✓Rechtliche Dokumentation
  • ✓Verzugszinsen geltend machen

Nachteile

  • ✗Unangenehme Situation
  • ✗Kann Kundenbeziehung belasten
  • ✗Aufwand

Muster-Formulierungen

Zahlungserinnerung

"Sicherlich ist es nur untergegangen: Die Zahlung zu Rechnung Nr. 2024-015 über 1.200€ ist seit dem 15.01. offen. Bitte überweisen Sie den Betrag in den nächsten Tagen."

1. Mahnung

"Leider konnte ich noch keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag von 1.200€ bis zum 31.01.2026 auf das unten genannte Konto."

Letzte Mahnung

"Dies ist meine letzte Zahlungsaufforderung. Sollte bis zum 07.02.2026 kein Zahlungseingang erfolgen, sehe ich mich gezwungen, ein Inkassounternehmen zu beauftragen."

Tipps

Praktische Tipps

  • →Erst prüfen: Ist die Rechnung angekommen? Stimmen die Daten?
  • →Immer: Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Konto nennen
  • →Sachlich bleiben – nie emotional oder beleidigend
  • →Fristen setzen: Konkretes Datum statt "umgehend"
  • →Per E-Mail UND Post für Nachweis

Häufige Fragen

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?
Rechtlich: Keine! Der Kunde ist ab Fälligkeit in Verzug. ABER: Für die Kundenbeziehung: 1-3 Eskalationsstufen. Für Inkasso/Gericht: Dokumentation wichtig.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Ja, wenn in Rechnung/AGB vereinbart oder bei Geschäftskunden nach Verzug (40€ Pauschale nach §288 BGB). Bei Verbrauchern: Nur angemessene Kosten (2-5€ pro Mahnung).
Ab wann darf ich Verzugszinsen berechnen?
Ab Verzugseintritt: Fälligkeit + 30 Tage (bei Geschäftskunden automatisch) oder nach Mahnung. Höhe: 5% über Basiszins (Verbraucher) bzw. 9% über Basiszins (Geschäftskunden).
Wie schreibe ich eine freundliche Zahlungserinnerung?
"Sicherlich ist es nur untergegangen..." oder "Vielleicht hat sich unsere Zahlung mit Ihrer gekreuzt..." Freundlich, ohne Vorwurf. Konkreten Betrag und Konto nennen. Frist: 5-7 Tage.
Was mache ich, wenn der Kunde nicht reagiert?
Eskalieren: 1. Mahnung (höflich, bestimmt), 2. Mahnung (deutlich), letzte Mahnung (mit Konsequenzen). Dann: Inkasso oder Mahnbescheid. Dokumentation aufbewahren!
Wann schalte ich ein Inkasso ein?
Nach 2-3 Mahnungen ohne Reaktion. Oder wenn Betrag hoch genug (Inkasso kostet auch). Alternative: Gerichtliches Mahnverfahren (günstiger, aber aufwendiger). Abwägen: Kosten vs. Erfolgsaussicht.
Soll ich vorher anrufen?
Kann sinnvoll sein: Schnelle Klärung, persönlicher Kontakt. ABER: Immer zusätzlich schriftlich! Telefonat dokumentieren (Datum, Inhalt). Schriftliche Mahnung ist der Nachweis.
Wie wahre ich die Kundenbeziehung?
Sachlich bleiben, nicht persönlich werden. Verständnis zeigen ("Kann jedem passieren"). Lösungen anbieten (Ratenzahlung). Nach Zahlung: Normal weiterarbeiten, nicht nachtragend sein.

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