Geschäftsreisen & Reisekosten

Hotelkosten absetzen 2026

Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen sind als Betriebsausgabe oder Werbungskosten absetzbar. Wir erklären, worauf Sie bei der Hotelrechnung achten müssen, wie die Frühstückskürzung funktioniert und welche Pauschalen gelten.

Wie werden Hotelkosten steuerlich behandelt? 2026

Übernachtungskosten bei beruflichen Auswärtstätigkeiten sind gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder nach § 4 Abs. 5 EStG als Betriebsausgaben (Selbstständige) absetzbar. Es gilt der Grundsatz: Tatsächliche Kosten gegen Beleg. Für Arbeitnehmer gibt es alternativ die Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht (Inland), die jedoch nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann. Selbstständige können nur die tatsächlichen Kosten ansetzen. Wichtig: Der Umsatzsteuersatz für Übernachtungen beträgt 7% (ermäßigt), für Frühstück und andere Extras jedoch 19%.

Anwendung:

Achten Sie bei der Hotelrechnung darauf, dass Übernachtung und Frühstück getrennt ausgewiesen sind. Die reine Übernachtung ist mit 7% USt belegt, das Frühstück mit 19%. Ist das Frühstück im Zimmerpreis enthalten, kürzt das Hotel die Rechnung pauschal um den Frühstückspreis (häufig 6 € bis 12 €). Diese Kürzung beeinflusst auch die Verpflegungspauschale.

Vor- & Nachteile

Vorteile

  • ✓Tatsächliche Übernachtungskosten voll absetzbar
  • ✓Ermäßigter Umsatzsteuersatz (7%) auf reine Übernachtung
  • ✓Business-Zuschläge (WLAN, Parkplatz) als Reisenebenkosten absetzbar
  • ✓Übernachtungspauschale (20 € Inland) ohne Beleg für Arbeitnehmer-Erstattung

Nachteile

  • ✗Frühstück muss separat ausgewiesen werden (unterliegt 19% USt)
  • ✗Privatanteil bei Mischreisen nicht absetzbar
  • ✗Hotelrechnungen müssen korrekte Angaben enthalten
  • ✗Übernachtungspauschale gilt nicht für Selbstständige (nur tatsächliche Kosten)

Kosten & Pauschalen

PostenBetrag/PauschaleHinweis
Übernachtungspauschale Inland20 € / NachtNur Arbeitgeber-Erstattung
USt auf Übernachtung7%Ermäßigter Satz
USt auf Frühstück/Extras19%Regelsteuersatz
Kürzung Verpflegung (Frühstück)-6,40 €20% von 32 € Tagespauschale
Ausland (z.B. Wien)116 € / NachtBMF-Pauschale 2026
Ausland (z.B. Zürich)180 € / NachtBMF-Pauschale 2026

Tipps

Praktische Tipps

  • →Hotelrechnung immer auf den eigenen Namen/Firmenname ausstellen lassen
  • →Frühstück separat ausweisen lassen (wegen unterschiedlicher USt-Sätze)
  • →Bei Buchungsplattformen: Originalrechnung des Hotels anfordern
  • →Minibar, Pay-TV und Wellness sind nicht absetzbar (privater Aufwand)
  • →Business-Extras (WLAN-Zugang, Konferenzraum) separat als Nebenkosten abrechnen
  • →Airbnb-Rechnungen sind ebenfalls absetzbar, wenn beruflich veranlasst

Häufige Fragen

Muss das Frühstück auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen sein?
Ja, da Übernachtung (7% USt) und Frühstück (19% USt) unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, müssen sie getrennt ausgewiesen werden. Ist das Frühstück "inklusive", muss das Hotel trotzdem den Frühstücksanteil separat darstellen. Dieser liegt typischerweise bei 6 € bis 12 € pro Frühstück.
Kann ich eine Ferienwohnung oder Airbnb absetzen?
Ja, die Übernachtung in einer Ferienwohnung, bei Airbnb oder in einer Pension ist genauso absetzbar wie ein Hotelaufenthalt, sofern die Reise beruflich veranlasst ist. Sie benötigen eine ordnungsgemäße Rechnung. Achten Sie darauf, dass der Vermieter eine Rechnung mit allen erforderlichen Angaben ausstellt.
Was ist mit der Übernachtungspauschale von 20 €?
Die Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht im Inland kann nur der Arbeitgeber steuerfrei an Arbeitnehmer erstatten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Selbstständige können diese Pauschale nicht nutzen und müssen die tatsächlichen Kosten belegen. Für Auslandsübernachtungen gibt es länderspezifische Pauschalen (BMF-Tabelle).
Wie wirkt sich ein Hotel-Frühstück auf die Verpflegungspauschale aus?
Wird vom Hotel oder Arbeitgeber ein Frühstück gestellt, wird die Verpflegungspauschale um 20% gekürzt (20% von 32 € = 6,40 €). Bei einem Mittagessen: Kürzung um 40% (12,80 €), Abendessen ebenso 40% (12,80 €). Die Kürzung erfolgt immer vom vollen Tagessatz (32 €), unabhängig davon, ob die kleine oder große Pauschale gilt.
Sind Stornierungskosten für Hotels absetzbar?
Ja, wenn die ursprüngliche Buchung beruflich veranlasst war und die Stornierung aus beruflichen Gründen erfolgte (z.B. Terminverschiebung, Projektstorno). Stornierungskosten sind dann als Betriebsausgabe bzw. Werbungskosten absetzbar. Bei privater Stornierung nicht.
Wie lange muss ich Hotelrechnungen aufbewahren?
Selbstständige müssen Hotelrechnungen als Betriebsausgabenbelege 10 Jahre aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Arbeitnehmer sollten die Belege mindestens bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufheben (in der Regel 4 Jahre nach Abgabe der Steuererklärung). Digitale Kopien werden vom Finanzamt anerkannt.

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