Verpflegungsmehraufwand Pauschalen 2026
Der Verpflegungsmehraufwand entschädigt für Mehrkosten bei auswärtiger Verpflegung. Wir erklären die aktuellen Pauschalen 2026, die Berechnung und was bei Mahlzeitengestellung zu beachten ist.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand? 2026
Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist die steuerlich anerkannte Pauschale für Mehrkosten der Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Gemäß § 9 Abs. 4a EStG (Arbeitnehmer) bzw. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG (Selbstständige) können Reisende pauschale Beträge geltend machen, ohne Einzelbelege vorlegen zu müssen. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitsdauer vom Wohnort/erster Tätigkeitsstätte und dem Reiseziel (Inland/Ausland). Für das Inland gelten seit 2020 unveränderte Pauschalen, die auch 2026 weiter gelten.
Anwendung:
Berechnen Sie die Abwesenheitsdauer ab Verlassen der Wohnung/ersten Tätigkeitsstätte bis zur Rückkehr. Bei Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 16 €. Bei mehr als 24 Stunden: 32 € für jeden vollen Tag, plus 16 € für An- und Abreisetag. Kürzen Sie bei gestellten Mahlzeiten entsprechend.
Vor- & Nachteile
Vorteile
- ✓Keine Einzelbelege für Essen und Getränke nötig
- ✓Feste Pauschalen vereinfachen die Abrechnung erheblich
- ✓Arbeitgeber-Erstattung steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG)
- ✓Auch bei mehrtägigen Reisen für jeden Tag einzeln berechenbar
- ✓Auslandspauschalen berücksichtigen unterschiedliche Lebenshaltungskosten
Nachteile
- ✗Dreimonatsfrist: Nur für die ersten 3 Monate am selben Ort
- ✗Kürzung bei gestellten Mahlzeiten (Frühstück: 20%, Mittag/Abend: je 40%)
- ✗Pauschalen gelten als Höchstbetrag, nicht als Mindesterstattung
- ✗Bei privater Mitveranlassung der Reise anteilige Kürzung
Kosten & Pauschalen
| Posten | Betrag/Pauschale | Hinweis |
|---|---|---|
| Inland: 8-24 Stunden | 16 € | Pauschale pro Tag |
| Inland: ab 24 Stunden | 32 € | Pro vollem Abwesenheitstag |
| An-/Abreisetag | 16 € | Ohne Mindeststundenzahl |
| Kürzung Frühstück | -6,40 € (20%) | Bei gestelltem Frühstück |
| Kürzung Mittag/Abend | -12,80 € (je 40%) | Bei gestellter Mahlzeit |
| Ausland (z.B. Frankreich) | 44 € / 58 € | Je nach BMF-Tabelle 2026 |
| Ausland (z.B. Schweiz) | 43 € / 64 € | Je nach BMF-Tabelle 2026 |
Tipps
Praktische Tipps
- →Abfahrts- und Ankunftszeiten immer minutengenau dokumentieren
- →Bei mehrtägigen Reisen: Jeden Tag einzeln berechnen (An-/Abreise separat)
- →Gestellte Mahlzeiten immer angeben (z.B. Hotelfrühstück, Seminar-Mittagessen)
- →Auslandspauschalen aus der aktuellen BMF-Tabelle entnehmen (jährlich aktualisiert)
- →Bei wechselnden Einsatzorten: Dreimonatsfrist beginnt jeweils neu
- →Auch bei eintägigen Reisen ab 8 Stunden Abwesenheit die Pauschale ansetzen
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026 im Inland?
Was passiert bei gestellten Mahlzeiten (z.B. Hotelfrühstück)?
Was ist die Dreimonatsfrist und wann beginnt sie neu?
Wie werden Auslandspauschalen berechnet?
Kann der Arbeitgeber höhere Beträge erstatten?
Muss ich Belege für Essen sammeln?
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