Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – Aufbau, Beispiel & Vorlage
Was ist eine GuV, wer braucht sie, und wie hängt sie mit Ihren Rechnungen zusammen? Verständlich erklärt mit Beispiel und Praxistipps.
Das Wichtigste in Kürze
- Die GuV zeigt alle Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres und ermittelt den Gewinn oder Verlust.
- Pflicht für bilanzierungspflichtige Unternehmen wie GmbH, UG und AG (§275 HGB).
- Zwei Verfahren: Gesamtkostenverfahren (in Deutschland üblich) und Umsatzkostenverfahren.
- Alternative für Kleinunternehmer und Freiberufler: die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
- Clever Invoice liefert saubere Rechnungsdaten und DATEV-Export als Grundlage für die GuV.
Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist eine der wichtigsten Komponenten des Jahresabschlusses. Sie stellt alle Erträge (Einnahmen) den Aufwendungen (Kosten) eines bestimmten Zeitraums gegenüber – typischerweise eines Geschäftsjahres.
Das Ergebnis zeigt, ob Ihr Unternehmen im betrachteten Zeitraum einen Gewinn (Jahresüberschuss) oder einen Verlust (Jahresfehlbetrag) erwirtschaftet hat.
Die rechtliche Grundlage bildet §275 HGB, der den Aufbau und die Mindestgliederung der GuV vorschreibt. Anders als bei der EÜR gilt das Periodenabgrenzungsprinzip: Erträge und Aufwendungen werden dem Zeitraum zugeordnet, in dem sie wirtschaftlich entstehen – nicht dem Zeitpunkt der Zahlung.
Erträge erfassen
Umsatzerlöse und sonstige betriebliche Erträge
Aufwendungen gegenüberstellen
Material, Personal, Abschreibungen und mehr
Ergebnis ermitteln
Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag
Wer braucht eine GuV?
Nicht jedes Unternehmen muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Ob Sie eine GuV oder die einfachere EÜR nutzen dürfen, hängt von Ihrer Rechtsform und Unternehmensgröße ab.
| Unternehmensform | Pflicht |
|---|---|
| GmbH / UG (haftungsbeschränkt) | GuV Pflicht |
| AG / KGaA | GuV Pflicht |
| Einzelunternehmer (>600.000 € Umsatz oder >60.000 € Gewinn) | GuV Pflicht |
| Einzelunternehmer (unterhalb der Grenzen) | EÜR genügt |
| Freiberufler | EÜR genügt |
| Kleinunternehmer (§19 UStG) | EÜR genügt |
Tipp: Auch wenn Sie keine GuV-Pflicht haben, kann eine freiwillige GuV für Bankgespräche, Investorensuche oder die interne Unternehmenssteuerung sinnvoll sein.
Aufbau der GuV
In Deutschland ist das Gesamtkostenverfahren (GKV) üblich. Es gliedert die Aufwendungen nach Kostenarten. Das alternative Umsatzkostenverfahren (UKV) ordnet die Kosten nach Funktionsbereichen zu und wird vor allem von internationalen Konzernen verwendet.
Gesamtkostenverfahren (§275 Abs. 2 HGB)
GuV vs. EÜR im Vergleich
| Merkmal | GuV | EÜR |
|---|---|---|
| Prinzip | Periodenabgrenzung | Zufluss / Abfluss |
| Komplexität | Hoch (doppelte Buchführung) | Niedrig (einfache Rechnung) |
| Pflicht für | GmbH, AG, große Gewerbe | Freiberufler, kleine Gewerbe |
| Steuerberater nötig? | Meist ja | Oft nicht zwingend |
| Kosten | Höher (Beratung + Software) | Gering |
| Formpflicht | §275 HGB (streng gegliedert) | Anlage EÜR (Formular) |
Für rund 80 % der Selbstständigen in Deutschland reicht die einfachere EÜR vollkommen aus.
Beispiel einer einfachen GuV
So könnte eine vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung für ein kleines Dienstleistungsunternehmen aussehen:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Umsatzerlöse | 250.000 € |
| – Materialaufwand | –80.000 € |
| – Personalaufwand | –90.000 € |
| – Abschreibungen | –15.000 € |
| – Sonstige Aufwendungen | –30.000 € |
| = Betriebsergebnis | 35.000 € |
| + Finanzerträge | 500 € |
| – Finanzaufwendungen | –2.000 € |
| = Jahresüberschuss | 33.500 € |
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Häufige Fragen zur Gewinn- und Verlustrechnung
Was ist der Unterschied zwischen GuV und EÜR?
Muss ich als Freelancer eine GuV erstellen?
Kann Clever Invoice eine GuV erstellen?
Wie oft muss eine GuV erstellt werden?
Was gehört in eine Gewinn- und Verlustrechnung?
Wer hilft mir bei der Erstellung der GuV?
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