Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung über einen Gesamtbetrag von maximal 250 Euro brutto (inklusive Umsatzsteuer). Für solche Rechnungen gelten nach §33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) vereinfachte Anforderungen an die Pflichtangaben.
Der Gesetzgeber hat diese Erleichterung geschaffen, um den Verwaltungsaufwand bei typischen Kleinausgaben des Geschäftsalltags zu reduzieren. Klassische Beispiele sind Kassenbons, Tankquittungen, Restaurantrechnungen oder Taxibelege.
Gesetzliche Grundlage
§33 UStDV regelt die „Rechnungen über Kleinbeträge". Die Vorschrift ist eine Vereinfachungsregelung, die auf EU-Recht basiert (Art. 238 MwStSystRL).
Die 250-Euro-Grenze verstehen
Die Grenze von 250 Euro gilt brutto – also inklusive der Umsatzsteuer. Dieser Punkt ist entscheidend und wird häufig falsch verstanden.
Umrechnung: Brutto-Grenze auf Netto
Bei 19% MwSt.
250,00 € brutto
= 210,08 € netto + 39,92 € MwSt.
Bei 7% MwSt.
250,00 € brutto
= 233,64 € netto + 16,36 € MwSt.
Achtung: Frühere Grenze
Bis 2016 lag die Grenze bei 150 Euro. Sie wurde zum 1. Januar 2017 auf 250 Euro angehoben. Achten Sie bei älteren Informationsquellen auf veraltete Angaben!
Wann gilt die Grenze als überschritten?
Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung. Es ist nicht zulässig, eine größere Leistung künstlich auf mehrere Kleinbetragsrechnungen aufzuteilen, um die vereinfachten Anforderungen zu nutzen. Das Finanzamt kann bei offensichtlicher Umgehung die Vorsteuer verweigern.
Die 6 vereinfachten Pflichtangaben
Nach §33 UStDV muss eine Kleinbetragsrechnung nur folgende Angaben enthalten – deutlich weniger als die 14 Pflichtangaben einer regulären Rechnung:
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmers.
Ausstellungsdatum
Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Menge und Art der Leistung
Was wurde geliefert oder welche Dienstleistung erbracht?
Bruttobetrag (Entgelt + Steuer)
Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer in einer Summe.
Steuersatz
Der angewandte Umsatzsteuersatz (7% oder 19%).
Hinweis bei Steuerbefreiung
Falls die Leistung steuerfrei ist, muss darauf hingewiesen werden.
Praxistipp: Steuersatz angeben
Es genügt, den Steuersatz anzugeben (z.B. „inkl. 19% MwSt."). Sie müssen den Steuerbetrag nicht in Euro ausrechnen. Bei gemischten Steuersätzen (7% und 19%) sollten Sie diese getrennt ausweisen.
Was entfällt gegenüber normalen Rechnungen?
Der Hauptvorteil der Kleinbetragsrechnung liegt in den Angaben, die Sie nicht machen müssen. Hier der Vergleich:
| Angabe | Normale Rechnung | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
Rechnungsnummer | Fortlaufend, einmalig vergeben | Nicht erforderlich (aber empfohlen) |
Name/Anschrift des Empfängers | Vollständige Kundenadresse | Nicht erforderlich |
Steuernummer / USt-IdNr. | Eine von beiden Pflicht | Nicht erforderlich |
Nettobetrag separat | Getrennte Ausweisung | Bruttobetrag genügt |
Steuerbetrag separat | In Euro ausgewiesen | Steuersatz genügt |
Leistungsdatum | Pflichtangabe | Nicht explizit erforderlich |
Empfehlung: Rechnungsnummer trotzdem vergeben
Auch wenn keine Pflicht besteht: Eine Rechnungsnummer erleichtert die Zuordnung in Ihrer Buchhaltung erheblich. Viele Kassensysteme vergeben automatisch Nummern – nutzen Sie diese Funktion.
Typische Beispiele für Kleinbetragsrechnungen
Im Geschäftsalltag begegnen Ihnen Kleinbetragsrechnungen ständig. Diese Belege können Sie direkt als Betriebsausgabe verbuchen – den Vorsteuerabzug inklusive:
Bürobedarf
Kugelschreiber, Papier, Ordner
Typisch: 5 – 80 €
Tankquittung
Benzin, Diesel (wenn unter 250€)
Typisch: 30 – 150 €
Geschäftsessen
Restaurant, Café, Imbiss
Typisch: 15 – 200 €
Taxifahrt
Geschäftliche Fahrten
Typisch: 10 – 60 €
Porto & Versand
Briefmarken, Pakete
Typisch: 1 – 20 €
Einzelhandel
Kleinteile, Zubehör
Typisch: 5 – 100 €
Praxistipp: Tankquittungen
Bei einem Literpreis von ca. 1,70 € für Super können Sie bis zu ca. 147 Liter tanken, bevor die 250-Euro-Grenze überschritten wird. Bei größeren Tankfüllungen (Firmenfahrzeuge, Transporter) benötigen Sie eine vollständige Rechnung mit allen 14 Pflichtangaben.
Vorsteuerabzug mit Kleinbetragsrechnung
Eine häufige Frage: Kann ich mit einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer abziehen? Die Antwort ist ja – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.
Vorsteuerabzug möglich, wenn:
- • Alle 6 Pflichtangaben nach §33 UStDV vorhanden
- • Steuersatz erkennbar (7% oder 19%)
- • Betrieblich veranlasste Ausgabe
- • Originalbeleg ordnungsgemäß aufbewahrt
- • Ihr Unternehmen ist vorsteuerabzugsberechtigt
Kein Vorsteuerabzug:
- • Steuersatz fehlt oder nicht erkennbar
- • Private Ausgabe (nicht betrieblich)
- • Beleg nicht aufbewahrt oder unleserlich
- • Kleinunternehmer-Beleg ohne MwSt.
- • Steuerfreie Leistung (z.B. Arzt)
So berechnen Sie die Vorsteuer
Bei Kleinbetragsrechnungen müssen Sie die Vorsteuer selbst herausrechnen:
Brutto 47,50 € (inkl. 19% MwSt.)
→ Netto: 47,50 € ÷ 1,19 = 39,92 €
→ Vorsteuer: 47,50 € - 39,92 € = 7,58 €
Mehr zum Thema finden Sie in unserem Artikel Vorsteuerabzug: Welche Anforderungen muss die Rechnung erfüllen?
Wann KEINE Kleinbetragsrechnung möglich ist
Es gibt Fälle, in denen die vereinfachte Rechnung nicht zulässig ist – selbst wenn der Betrag unter 250 Euro liegt. Hier gelten immer die vollständigen Pflichtangaben:
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei Warenlieferungen ins EU-Ausland gelten immer die vollständigen Pflichtangaben nach §14 UStG, inkl. USt-IdNr. beider Parteien.
Mehr erfahrenReverse-Charge-Leistungen
Bei Umkehr der Steuerschuldnerschaft muss der Empfänger identifizierbar sein – vereinfachte Rechnung nicht möglich.
Mehr erfahrenFernverkäufe (One-Stop-Shop)
Verkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Ländern erfordern vollständige Rechnungsangaben.
Versandhandel verbrauchsteuerpflichtig
Bei Alkohol, Tabak, Energieerzeugnissen gelten besondere Dokumentationspflichten.
Warum diese Einschränkungen?
Bei grenzüberschreitenden Geschäften und bestimmten Sonderregelungen benötigt das Finanzamt vollständige Angaben zur Prüfung der korrekten Steuerabführung. Die vereinfachte Rechnung würde hier nicht genügend Informationen liefern.
E-Rechnungspflicht: Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen
Eine gute Nachricht für den Geschäftsalltag: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Das bedeutet:
Auch nach 2027 erlaubt:
- Papier-Kassenbons
- Gedruckte Tankquittungen
- Papier-Restaurantrechnungen
- PDF-Rechnungen per E-Mail
Zeitplan E-Rechnungspflicht:
- Ab 01.01.2025: E-Rechnungen empfangen können
- Ab 01.01.2027: B2B-Rechnungen als E-Rechnung
- Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiterhin analog ausgestellt werden
Mehr zur E-Rechnungspflicht erfahren Sie in unserem E-Rechnung Guide 2025/2027.
Muster-Kleinbetragsrechnung
So könnte eine korrekte Kleinbetragsrechnung aussehen – mit allen erforderlichen Angaben nach §33 UStDV:
Bürobedarf Schmidt
Hauptstraße 12
80331 München
Datum
15.03.2026
Beleg-Nr. (freiwillig)
K-2026-0847
| Pos. | Artikel | Preis |
|---|---|---|
| 1 | 5 x Kugelschreiber blau | 7,50 € |
| 2 | 1 x Druckerpapier A4 500 Bl. | 5,99 € |
| 3 | 2 x Ordner A4 breit | 8,98 € |
inkl. 19% MwSt.
22,47 €
Bruttobetrag
Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung
F1Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto. Nach §33 UStDV gelten vereinfachte Pflichtangaben: Es genügen Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz. Empfängerangaben und Rechnungsnummer sind nicht erforderlich.
F2Welche Pflichtangaben hat eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV benötigt nur 6 Pflichtangaben: 1) Name und Anschrift des Rechnungsstellers, 2) Ausstellungsdatum, 3) Menge und Art der Lieferung/Leistung, 4) Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag), 5) Anzuwendender Steuersatz (7% oder 19%), 6) Bei Steuerbefreiung: Hinweis darauf.
F3Warum liegt die Grenze bei 250 Euro brutto?
Die 250-Euro-Grenze wurde 2017 von zuvor 150 Euro angehoben und bezieht sich auf den Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer). Bei 19% MwSt. entspricht das einem Nettobetrag von 210,08 Euro. Die Grenze orientiert sich an typischen Kleinausgaben wie Büromaterial, Bewirtung oder Taxifahrten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
F4Brauche ich eine Rechnungsnummer auf der Kleinbetragsrechnung?
Nein, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist keine Rechnungsnummer erforderlich. Trotzdem empfehlen viele Steuerberater, freiwillig eine Rechnungsnummer zu vergeben – das erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung und wirkt professioneller.
F5Muss der Empfänger auf einer Kleinbetragsrechnung stehen?
Nein, bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro muss der Rechnungsempfänger nicht genannt werden. Das unterscheidet sie von regulären Rechnungen, bei denen Name und Anschrift des Empfängers Pflicht sind. Für die eigene Buchhaltung kann eine handschriftliche Ergänzung auf dem Beleg sinnvoll sein.
F6Kann ich mit einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer abziehen?
Ja, der Vorsteuerabzug ist auch mit Kleinbetragsrechnungen möglich, sofern alle vereinfachten Pflichtangaben nach §33 UStDV vorhanden sind. Der Steuersatz muss erkennbar sein (z.B. "inkl. 19% MwSt."). Wichtig: Der Beleg muss zur betrieblichen Tätigkeit gehören und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
F7Wann ist KEINE Kleinbetragsrechnung erlaubt?
Keine Kleinbetragsrechnung ist erlaubt bei: 1) innergemeinschaftlichen Lieferungen (EU-Ausland), 2) Reverse-Charge-Leistungen, 3) Fernverkäufen an Privatpersonen in der EU (One-Stop-Shop), 4) Versandhandel mit verbrauchsteuerpflichtigen Waren. In diesen Fällen gelten immer die vollständigen Pflichtangaben nach §14 UStG.
F8Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Nein, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen auch nach 2027 weiterhin als Papierbeleg oder PDF ausgestellt werden. Das betrifft typische Kassenbons, Tankquittungen oder Restaurantrechnungen.
F9Was sind typische Beispiele für Kleinbetragsrechnungen?
Typische Kleinbetragsrechnungen sind: Kassenbons aus dem Bürobedarf, Tankquittungen (wenn unter 250€), Restaurantrechnungen für Geschäftsessen, Taxiquittungen, Parkscheine, Bahntickets für Einzelfahrten, Porto- und Versandbelege sowie kleinere Einkäufe beim Großhändler.
F10Wie gebe ich den Steuersatz auf einer Kleinbetragsrechnung an?
Bei Kleinbetragsrechnungen genügt die Angabe des Steuersatzes (7% oder 19%) – eine separate Aufschlüsselung in Netto, Steuer und Brutto ist nicht erforderlich. Typische Formulierungen: "inkl. 19% MwSt.", "enthält 7% USt." oder ein Symbol wie "*" mit Legende.
Fazit: Kleinbetragsrechnung richtig nutzen
Die Kleinbetragsrechnung ist eine praktische Vereinfachung für den Geschäftsalltag. Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen die 6 Pflichtangaben nach §33 UStDV – Rechnungsnummer und Empfängeradresse sind nicht erforderlich.
Der Vorsteuerabzug ist möglich, solange der Steuersatz erkennbar ist und der Beleg zur betrieblichen Tätigkeit gehört. Auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht 2027 dürfen Kleinbetragsrechnungen weiterhin als Papierbeleg oder PDF ausgestellt werden.
Wichtig: Bei EU-Geschäften und Reverse-Charge-Leistungen gilt die Vereinfachung nicht – hier benötigen Sie immer eine vollständige Rechnung mit allen 14 Pflichtangaben.