Kleinunternehmer-Rechnung: Alle Pflichtangaben
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG genießen Sie steuerliche Vorteile – aber Ihre Rechnungen müssen trotzdem bestimmte Angaben enthalten. Hier erfahren Sie alles, was Sie 2026 wissen müssen.
Mit den neuen Umsatzgrenzen (25.000€/100.000€), rechtssicheren Formulierungen und einer Muster-Vorlage zum Download.
Das Wichtigste in Kürze
Die 9 Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung
Auch wenn Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen, müssen Ihre Rechnungen bestimmte Angaben enthalten. Diese ergeben sich aus § 14 UStG und § 19 UStG. Hier sind alle Pflichtangaben im Überblick:
Name und Anschrift des Kleinunternehmers
§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStGIhr vollständiger Name (bei Einzelunternehmen) oder Firmenname und Adresse
Name und Anschrift des Kunden
§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStGVollständige Angaben zum Leistungsempfänger
Steuernummer oder USt-IdNr.
§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStGIhre vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer
Ausstellungsdatum
§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStGDatum, an dem die Rechnung erstellt wird
Fortlaufende Rechnungsnummer
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStGEinmalige, lückenlos fortlaufende Nummer
Art und Umfang der Leistung
§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStGGenaue Beschreibung, was geliefert oder geleistet wurde
Zeitpunkt der Leistung
§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStGWann wurde die Leistung erbracht (Datum oder Zeitraum)
Entgelt (Rechnungsbetrag)
§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStGDer zu zahlende Betrag – OHNE separate MwSt-Angabe
Hinweis auf Steuerbefreiung
§ 19 Abs. 1 UStGPflichthinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Tipp: Automatisch richtig
Mit Clever Invoice werden alle Pflichtangaben automatisch eingetragen. Der § 19 UStG Hinweis wird ebenfalls automatisch ergänzt, wenn Sie sich als Kleinunternehmer registrieren.
Neue Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer 2025/2026
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung. Die wichtigste Änderung: Es gibt jetzt eine absolute Obergrenze im laufenden Jahr.
Ihr Umsatz im Vorjahr darf diese Grenze nicht überschreiten
Im laufenden Jahr – bei Überschreitung sofortiges Ende
Wichtige Änderung ab 2025
Die neue 100.000€-Grenze ist eine harte Grenze: Überschreiten Sie diese im laufenden Jahr, endet Ihre Kleinunternehmer-Eigenschaft sofort – nicht erst im Folgejahr. Ab der nächsten Rechnung müssen Sie dann Umsatzsteuer berechnen.
| Situation | Bis 2024 | Ab 2025 |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz-Grenze | 22.000 € | 25.000 € |
| Laufendes Jahr | 50.000 € (Prognose) | 100.000 € (absolut) |
| Bei Überschreitung im laufenden Jahr | Ab Folgejahr steuerpflichtig | Sofort steuerpflichtig |
Der § 19 UStG Hinweis: So formulieren Sie ihn richtig
Als Kleinunternehmer müssen Sie auf jeder Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung anbringen. Hier sind rechtssichere Formulierungen, die Sie direkt verwenden können:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
„Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG."
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
„Umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG."
Mehr Formulierungen
Weitere Formulierungen, auch in Englisch und Französisch, finden Sie in unserem ausführlichen Artikel: § 19 UStG Hinweis Formulierung
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Diese sogenannte Kleinbetragsrechnung spart Ihnen Zeit bei kleinen Beträgen.
✓ Pflichtangaben Kleinbetragsrechnung
- Name und Anschrift des Leistenden (Sie)
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt (Bruttobetrag)
- § 19 UStG Hinweis (als Kleinunternehmer)
✗ Nicht erforderlich
- Name und Anschrift des Kunden
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer / USt-IdNr.
- Leistungszeitpunkt (wenn = Rechnungsdatum)
Muster: Kleinunternehmer-Rechnung 2026
So sieht eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung aus. Alle Pflichtangaben sind markiert:
Kreativstraße 15, 50667 Köln
Steuernr.: 214/5678/1234
Datum: 15.01.2026
Herr Max Innovation
Gründerweg 8, 10115 Berlin
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Logo-Design inkl. 3 Entwürfen Leistungszeitraum: 08.01. - 14.01.2026 | 1 | 850,00 € | 850,00 € |
| Visitenkarten-Design (beidseitig) Leistungsdatum: 14.01.2026 | 1 | 150,00 € | 150,00 € |
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
BIC: COBADEFFXXX
Verwendungszweck: Rechnung 2026-007
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt 2025/2026?
Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 fragen sich viele Kleinunternehmer: Was bedeutet das für mich? Die gute Nachricht: Es gibt Übergangsfristen.
| Zeitraum | Empfangen | Versenden |
|---|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Pflicht – Sie müssen E-Rechnungen empfangen können | Freiwillig – PDF/Papier weiterhin erlaubt |
| Ab 01.01.2027 | Pflicht | Pflicht für Unternehmen > 800.000€ Umsatz |
| Ab 01.01.2028 | Pflicht | Pflicht für alle – auch Kleinunternehmer |
Was bedeutet „E-Rechnung empfangen können"?
Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) senden können. Eine Software zum Lesen ist nicht zwingend erforderlich – die XML-Daten können auch manuell verarbeitet werden. Clever Invoice unterstützt alle E-Rechnungsformate.
Checkliste: Kleinunternehmer-Rechnung
Prüfen Sie vor dem Versand, ob Ihre Rechnung alle erforderlichen Angaben enthält:
Häufige Fehler bei Kleinunternehmer-Rechnungen
Diese Fehler sehen wir immer wieder – und sie können teuer werden:
Umsatzsteuer trotzdem ausweisen
Problem: Als Kleinunternehmer MwSt auf der Rechnung angeben (z.B. "zzgl. 19% MwSt")
Lösung: Nach § 14c UStG schulden Sie die zu Unrecht ausgewiesene Steuer dem Finanzamt – obwohl Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen können. Korrigieren Sie die Rechnung sofort!
§ 19 UStG Hinweis vergessen
Problem: Rechnung ohne Hinweis auf Kleinunternehmerregelung versenden
Lösung: Der Hinweis ist Pflicht. Ohne ihn ist die Rechnung formal nicht korrekt. Fügen Sie den Hinweis nachträglich hinzu und informieren Sie den Kunden.
Umsatzgrenzen nicht überwachen
Problem: Die 100.000€-Grenze im laufenden Jahr übersehen
Lösung: Führen Sie eine laufende Umsatzliste. Bei Annäherung an die Grenze: Bereiten Sie sich auf die Umstellung zur Regelbesteuerung vor.
Rechnungsnummer doppelt vergeben
Problem: Versehentlich die gleiche Nummer zweimal verwenden
Lösung: Nutzen Sie ein System mit automatischer Nummerierung. Bei Dopplung: Stornorechnung erstellen und neue Nummer vergeben.
Leistungszeitraum fehlt
Problem: Nur "Januar 2026" statt genauem Zeitraum angeben
Lösung: Geben Sie den genauen Zeitraum an (z.B. "01.01. - 31.01.2026") oder das konkrete Leistungsdatum.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche Pflichtangaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?
Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss nach § 14 UStG und § 34a UStDV enthalten: 1) Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers, 2) Name und Anschrift des Kunden, 3) Ausstellungsdatum, 4) Fortlaufende Rechnungsnummer, 5) Menge und Art der Leistung, 6) Leistungszeitpunkt, 7) Entgelt (Bruttobetrag), 8) Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Die Steuernummer oder USt-IdNr. ist ebenfalls anzugeben.
Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze 2026?
Ab 2025 gelten neue Grenzen: Der Vorjahresumsatz darf maximal 25.000 Euro betragen (vorher 22.000 Euro). Neu ist eine absolute Obergrenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wird diese überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort – nicht erst im Folgejahr.
Wie formuliere ich den § 19 UStG Hinweis richtig?
Der Hinweis muss klar auf die Steuerbefreiung hinweisen. Korrekte Formulierungen sind: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" oder "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG". Der Hinweis ist auf jeder Rechnung Pflicht.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen gilt für Kleinunternehmer erst ab 2028. Bis dahin können Sie weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen an B2B-Kunden versenden.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung und wann kann ich sie nutzen?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für Beträge bis 250 Euro brutto. Sie muss nur enthalten: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt. Fortlaufende Rechnungsnummer und Kundenanschrift sind nicht erforderlich.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Steuernummer auf der Rechnung?
Ja, auch als Kleinunternehmer müssen Sie Ihre Steuernummer oder alternativ Ihre USt-IdNr. auf der Rechnung angeben. Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt nach Gewerbeanmeldung oder Anmeldung einer freiberuflichen Tätigkeit.
Kleinunternehmer-Rechnung in 60 Sekunden
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