Mahnung schreiben: Die komplette Anleitung
Professionelle Mahnungen schreiben, die wirken. Mit kostenlosen Muster-Vorlagen für alle drei Mahnstufen, Verzugszinsen-Rechner und Tipps zum Inkasso.
Das Wichtigste in Kürze
Grundlagen der Mahnung
Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Zahlung zu leisten. Sie ist die Voraussetzung dafür, dass der Schuldner in Verzuggerät – mit wichtigen rechtlichen Folgen.
✓ Vorteile bei Verzug
- Verzugszinsen verlangen
- Mahnkosten erstattet bekommen
- 40€ Pauschale bei B2B
- Inkasso/Mahnbescheid einleiten
⚠ Wichtig zu wissen
- Eine Mahnung reicht rechtlich aus
- 3 Mahnungen sind nur Branchenübung
- Keine spezielle Form vorgeschrieben
- E-Mail-Mahnung ist gültig
Wann beginnt der Verzug?
Der Verzug (§286 BGB) ist die rechtliche Grundlage für Verzugszinsen und Mahnkosten. Wann er eintritt, hängt davon ab, ob Sie mit einem Verbraucher oder Unternehmer handeln.
| Situation | Verzugsbeginn | Mahnung nötig? |
|---|---|---|
| B2B (Unternehmer an Unternehmer) | 30 Tage nach Rechnungserhalt | Nein (automatisch) |
| B2C (an Verbraucher) | Nach Erhalt der Mahnung | Ja (mindestens eine) |
| B2C mit 30-Tage-Hinweis | 30 Tage nach Rechnungserhalt | Nein (wenn Hinweis auf Rechnung) |
| Kalendarisch bestimmter Termin | Tag nach dem Termin | Nein |
Tipp für B2C-Rechnungen
Fügen Sie auf Ihren Rechnungen an Verbraucher folgenden Hinweis hinzu, um den automatischen 30-Tage-Verzug zu aktivieren:
Die 3 Mahnstufen
Obwohl rechtlich nur eine Mahnung nötig ist, hat sich die Praxis mit drei Stufen bewährt. Sie geben dem Schuldner mehrere Chancen und dokumentieren Ihre Bemühungen.
1. Mahnung
Auch: Zahlungserinnerung
Inhalt:
- Höflicher Hinweis auf offene Rechnung
- Annahme eines Versehens
- Neues Zahlungsziel setzen
- Bankverbindung angeben
2. Mahnung
Auch: Erste Mahnung
Inhalt:
- Bezug auf erste Erinnerung
- Deutlichere Aufforderung
- Verzugszinsen aufführen
- Mahnkosten (nur tatsächliche Kosten)
3. Mahnung
Auch: Letzte Mahnung
Inhalt:
- Letzte Aufforderung zur Zahlung
- Vollständige Kostenaufstellung
- Ankündigung Inkasso/Mahnbescheid
- Keine weitere Korrespondenz
Muster-Texte zum Kopieren
Hier finden Sie Vorlagen für alle drei Mahnstufen. Passen Sie die Platzhalter [in eckigen Klammern] an Ihren Fall an.
1. Mahnung / Zahlungserinnerung
Sehr geehrte/r [Name], bei der Durchsicht unserer Buchhaltung haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. [NUMMER] vom [DATUM] über [BETRAG] EUR noch nicht beglichen wurde. Das Zahlungsziel war der [FÄLLIGKEITSDATUM]. Sicherlich handelt es sich um ein Versehen. Wir bitten Sie daher, den offenen Betrag innerhalb der nächsten 14 Tage auf folgendes Konto zu überweisen: Bank: [BANKNAME] IBAN: [IBAN] Verwendungszweck: Rechnung [NUMMER] Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen
2. Mahnung
Sehr geehrte/r [Name], leider mussten wir feststellen, dass trotz unserer Zahlungserinnerung vom [DATUM 1. MAHNUNG] die Rechnung Nr. [NUMMER] über [BETRAG] EUR noch immer offen ist. Wir bitten Sie dringend, den ausstehenden Betrag zuzüglich der angefallenen Verzugszinsen und Mahnkosten innerhalb von 10 Tagen zu begleichen: Rechnungsbetrag: [BETRAG] EUR Verzugszinsen: [ZINSEN] EUR Mahnkosten: [2,50] EUR ---------------------------------------- Gesamtbetrag: [SUMME] EUR [Bankverbindung] Sollten Sie Fragen haben oder eine Ratenzahlung wünschen, setzen Sie sich bitte umgehend mit uns in Verbindung. Mit freundlichen Grüßen
3. Mahnung / Letzte Mahnung
Sehr geehrte/r [Name], trotz unserer wiederholten Zahlungsaufforderungen vom [DATUM 1. MAHNUNG] und [DATUM 2. MAHNUNG] ist die Rechnung Nr. [NUMMER] nach wie vor nicht beglichen. Wir fordern Sie hiermit letztmalig auf, den gesamten ausstehenden Betrag innerhalb von 5 Werktagen zu überweisen: Ursprünglicher Rechnungsbetrag: [BETRAG] EUR Verzugszinsen bis [DATUM]: [ZINSEN] EUR Mahnkosten: [KOSTEN] EUR [B2B: Verzugspauschale: 40,00 EUR] ------------------------------------------------- Gesamtforderung: [SUMME] EUR [Bankverbindung] Sollte die Zahlung nicht fristgerecht eingehen, werden wir ohne weitere Ankündigung ein Inkassounternehmen beauftragen / ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten gehen zu Ihren Lasten. Mit freundlichen Grüßen
Verzugszinsen berechnen
Verzugszinsen werden ab dem ersten Tag des Verzugs berechnet. Der Zinssatz hängt davon ab, ob der Schuldner ein Verbraucher oder Unternehmer ist.
Verbraucher (B2C)
Basiszins (1.27%) + 5%
Unternehmer (B2B)
Basiszins (1.27%) + 9%
Berechnungsformel
Beispiel: 1.000€ Forderung, 60 Tage Verzug, B2B:
Mahngebühren – was ist erlaubt?
Mahngebühren müssen die tatsächlichen Kostenwiderspiegeln. Pauschale Mahngebühren sind nach BGH-Rechtsprechung unzulässig.
BGH-Urteil (26.06.2019 - VIII ZR 95/18)
Pauschale Mahngebühren von 2,50 EUR wurden als unzulässig erklärt. Nur tatsächliche Kosten dürfen berechnet werden: Porto, Papier, Druck = ca. 0,76-3,00 EUR.
✓ Erlaubte Kosten
- Porto (aktuell 0,85€ Standard)
- Papier und Druck (~0,10€)
- Umschlag (~0,05€)
- Einschreiben (bei 3. Mahnung)
✗ Nicht erlaubt
- Pauschale Mahngebühren (z.B. 5€)
- Personalkosten/Zeitaufwand
- Verwaltungsgebühren
- Gebühren bei E-Mail-Mahnung
Sonderfall B2B: 40€ Verzugspauschale
Bei Geschäften zwischen Unternehmern (B2B) können Sie nach §288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 EURverlangen – zusätzlich zu Verzugszinsen und tatsächlichen Mahnkosten. Diese Pauschale gilt nicht bei Verbrauchern (B2C).
Inkasso & Mahnbescheid
Wenn alle Mahnungen erfolglos bleiben, haben Sie zwei Optionen: Ein Inkassounternehmen beauftragen oder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.
Inkasso
- Schnelle Kontaktaufnahme
- Professionelles Mahnwesen
- Kann nicht vollstrecken
- Kosten gehen an Schuldner
Gut für unstrittige Forderungen und wenn Sie die Kundenbeziehung erhalten wollen.
Gerichtlicher Mahnbescheid
- Führt zu vollstreckbarem Titel
- Hemmt Verjährung
- Geringe Kosten (ca. 30-50€)
- Dauert 2-4 Wochen
Online beantragen unter mahngerichte.de
Häufige Fragen
Weiterführende Ratgeber
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