So funktioniert OCR-Belegerfassung
In 4 einfachen Schritten von der Papierrechnung zur digitalen Buchhaltung
Hochladen
PDF, Foto oder E-Rechnung per Drag & Drop hochladen
Erkennen
OCR liest automatisch alle Rechnungsdaten aus
Prüfen
Sie kontrollieren die erkannten Daten (optional anpassen)
Speichern
Rechnung wird archiviert und in die Buchhaltung übernommen
Perfekt für diese Anwendungsfälle
Eingangsrechnungen digitalisieren
Lieferantenrechnungen per Foto oder Upload erfassen. Alle Daten automatisch ausgelesen – kein Abtippen mehr.
E-Rechnungen verarbeiten
XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkennen und importieren. 100% Genauigkeit durch XML-Parsing.
Belege unterwegs scannen
Tankquittung, Restaurantbeleg oder Materialrechnung direkt vor Ort fotografieren. Später am PC weiterverarbeiten.
Rechnungen kategorisieren
Lieferanten werden automatisch erkannt und zugeordnet. Kostenstellen, Projekte und Tags können hinzugefügt werden.
Leistungsstarke OCR-Features
Modernste KI-Technologie für zuverlässige Rechnungserkennung
Blitzschnelle Verarbeitung
OCR-Erkennung in 2-5 Sekunden. Mehrere Rechnungen parallel verarbeiten.
Intelligente Prüfung
KI prüft auf Plausibilität: Stimmen Netto + MwSt = Brutto? Doppelte Rechnungen?
GoBD-konform
Revisionssichere Archivierung. Original-PDF bleibt unverändert erhalten.
KI-gestützte Erkennung
Moderne OCR-Engine erkennt auch schwierige Layouts und handschriftliche Notizen.
Unterstützte Formate & E-Rechnungen
PDF-Rechnungen
- Normale PDF-Rechnungen
- Gescannte Dokumente
- Mehrseitige PDFs
E-Rechnungen (100%)
- XRechnung (XML)
- ZUGFeRD (PDF/A-3)
- Factur-X (Frankreich)
Fotos & Bilder
- JPG / JPEG
- PNG
- HEIC (iPhone)
Häufige Fragen zu OCR & Belegerfassung
Was ist OCR für Rechnungen?
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie zur automatischen Texterkennung in Bildern und PDFs. Bei Rechnungen bedeutet das: Sie fotografieren oder scannen eine Rechnung, und die OCR-Software liest automatisch alle wichtigen Daten aus – Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Lieferant, MwSt. Statt manueller Eingabe sparen Sie 90% der Zeit.
Wie funktioniert die automatische Belegerfassung?
Die Belegerfassung läuft in 3 Schritten: (1) Sie laden die Rechnung hoch oder fotografieren sie mit dem Smartphone. (2) Die KI analysiert das Dokument und extrahiert strukturierte Daten (Rechnungsdaten, Positionen, Beträge). (3) Sie prüfen die erkannten Daten und speichern die Rechnung mit einem Klick. Clever Invoice erkennt auch E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) automatisch.
Welche Formate werden unterstützt?
Clever Invoice unterstützt alle gängigen Formate: PDF (inkl. E-Rechnungen wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X), JPG, PNG und HEIC (iPhone-Fotos). Auch gescannte Papierdokumente werden zuverlässig erkannt. Die OCR-Engine funktioniert mit deutschen, österreichischen und Schweizer Rechnungen.
Wie genau ist die OCR-Erkennung?
Die Erkennungsrate liegt bei über 95% für strukturierte Rechnungen. Bei E-Rechnungen (XML-basiert) sogar 100%, da die Daten maschinenlesbar sind. Bei handschriftlichen Belegen oder stark verschmutzten Scans kann die Genauigkeit sinken – Sie können alle Felder manuell nachbearbeiten. Die KI lernt mit jeder Rechnung dazu.
Wie lange dauert die Verarbeitung?
Die OCR-Verarbeitung dauert 2-5 Sekunden pro Rechnung. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden sofort erkannt, da sie strukturierte XML-Daten enthalten. Gescannte PDFs und Fotos brauchen etwas länger für die Texterkennung. Sie können mehrere Rechnungen gleichzeitig hochladen – die Verarbeitung läuft im Hintergrund.
Ist die Belegerfassung GoBD-konform?
Ja, die Belegerfassung erfüllt alle GoBD-Anforderungen: Original-PDF wird revisionssicher archiviert (10 Jahre), alle Änderungen werden protokolliert, und die Belege sind jederzeit auffindbar. Clever Invoice ist von Steuerberatern geprüft und für die digitale Buchhaltung zugelassen.