Was bedeutet § 132 BAO?
§ 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) regelt die Pflichtangaben auf österreichischen Rechnungen. Absatz 1 Z 1 legt fest:
"Rechnungen müssen eine einmalige Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung eindeutig vom Rechnungsaussteller vergeben wird (fortlaufende Nummer)."
§ 132 Abs. 1 Z 1 BAO
Das bedeutet konkret: Jede Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Diese Nummer muss:
- Einmalig sein
Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden
- Fortlaufend sein
Die Nummerierung muss in einer nachvollziehbaren Reihenfolge sein
- Lückenlos dokumentiert werden
7 Jahre Aufbewahrungspflicht für alle Rechnungen
Automatisch in Clever Invoice
Clever Invoice vergibt automatisch fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummern nach § 132 BAO. Sie können Ihr eigenes Format wählen oder unsere Vorschläge nutzen.
Häufige Fehler vermeiden
- •Rechnungsnummer doppelt vergeben
- •Lücken in der Nummerierung
- •Keine nachvollziehbare Reihenfolge
- •Manuelle Vergabe ohne System
Zulässige Formate für Rechnungsnummern
Das österreichische Finanzamt schreibt kein bestimmtes Format vor. Sie können frei wählen - wichtig ist nur die Eindeutigkeit und Fortlaufendheit.
Einfach fortlaufend
Einfachste Variante, keine Präfixe
Vorteile:
- Sehr einfach
- Keine Verwechslungsgefahr
Zu beachten:
- •Schwer zuzuordnen bei vielen Rechnungen
- •Keine Jahreszuordnung
Mit Jahrespräfix
Jährlicher Neustart mit Jahr im Präfix
Vorteile:
- Sofort erkennbar, zu welchem Jahr die Rechnung gehört
- Übersichtlich
Zu beachten:
- •Jährlicher Reset erforderlich
Mit Standort
Getrennte Nummernkreise nach Standorten
Vorteile:
- Mehrere Standorte möglich
- Klare Zuordnung
Zu beachten:
- •Komplexere Verwaltung bei vielen Standorten
Mit individuellem Präfix
Präfix für Dokumententyp (RE = Rechnung, AN = Angebot)
Vorteile:
- Klare Unterscheidung zwischen Dokumententypen
- Professionell
Zu beachten:
- •Mehrere Nummernkreise zu verwalten
Mehrere Nummernkreise erlaubt
Sie können mehrere getrennte Nummernkreise führen - zum Beispiel für:
- Verschiedene Standorte (Wien: WI-001, Salzburg: SZ-001)
- Verschiedene Geschäftsbereiche (Beratung: B-001, Verkauf: V-001)
- Verschiedene Dokumententypen (Rechnung: RE-001, Angebot: AN-001)
Wichtig: Jeder Nummernkreis muss in sich fortlaufend und lückenlos sein!
Praktisches Beispiel: Zwei Standorte
Ein Unternehmen mit Standorten in Wien und Graz könnte die Nummerierung so aufbauen:
Wien
Nummernkreis WI-2025-
Graz
Nummernkreis GR-2025-
7 Jahre
Aufbewahrungspflicht für alle Rechnungen nach § 132 BAO
Lückenlos
Alle Rechnungsnummern müssen dokumentiert und nachweisbar sein
Prüfungssicher
Bei Betriebsprüfung muss Fortlaufendheit nachgewiesen werden können
Häufige Fragen zur Rechnungsnummer in Österreich
Was ist eine fortlaufende Rechnungsnummer in Österreich?
Nach § 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) muss jede Rechnung in Österreich eine einmalige, fortlaufende Nummer haben. Diese Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss in einer nachvollziehbaren Reihenfolge sein (z.B. 1, 2, 3 oder 2024-001, 2024-002). Die fortlaufende Nummerierung ist eine Pflichtangabe für jede österreichische Rechnung.
Welche Formate sind für Rechnungsnummern in Österreich zulässig?
Das Finanzamt schreibt kein bestimmtes Format vor. Sie können frei wählen: einfach fortlaufend (1, 2, 3...), mit Jahrespräfix (2025-001, 2025-002...), mit Standort (WI-2025-001, SZ-2025-001...) oder mit individuellem Präfix (RE-2025-0001). Wichtig ist nur, dass jede Nummer einmalig ist und die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt.
Darf ich mehrere Nummernkreise für meine Rechnungen verwenden?
Ja, nach § 132 BAO sind mehrere Nummernkreise erlaubt. Sie können zum Beispiel getrennte Nummerierungen für verschiedene Standorte, Geschäftsbereiche oder Rechnungstypen führen. Wichtig: Jeder Nummernkreis muss in sich fortlaufend sein und darf keine Lücken haben.
Was passiert, wenn ich eine Rechnungsnummer vergesse oder doppelt vergebe?
Das Vergessen oder doppelte Vergeben von Rechnungsnummern stellt einen Verstoß gegen § 132 BAO dar und kann bei einer Prüfung durch das Finanzamt zu Problemen führen. Sie sollten die Nummerierung automatisieren (z.B. mit Rechnungssoftware), um solche Fehler zu vermeiden. Clever Invoice vergibt automatisch fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummern.
Muss ich jedes Jahr bei 1 neu anfangen oder kann ich durchnummerieren?
Beides ist zulässig. Sie können entweder jedes Jahr bei 1 neu starten (z.B. 2025-001, 2026-001...) oder durchnummerieren (1, 2, 3... ohne Neustart). Das Finanzamt akzeptiert beide Varianten. Wichtig ist nur die Eindeutigkeit und Fortlaufendheit innerhalb Ihres gewählten Systems.
Wie lange muss ich Rechnungsnummern aufbewahren?
In Österreich gilt eine 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen nach § 132 BAO. Sie müssen alle Rechnungen lückenlos dokumentieren und im Falle einer Betriebsprüfung nachweisen können, dass Ihre Nummerierung fortlaufend und eindeutig ist.