Personal & Mitarbeiter

Krankmeldung & Entgeltfortzahlung 2026

Wenn Mitarbeiter krank werden, müssen Arbeitgeber bis zu 6 Wochen das Gehalt weiterzahlen. Seit 2023 läuft die Krankmeldung digital über die eAU. Erfahren Sie alles zu Ihren Pflichten und Erstattungsmöglichkeiten.

Wie funktioniert die Krankmeldung und was ist die Entgeltfortzahlung?

Arbeitnehmer müssen sich bei Krankheit unverzüglich beim Arbeitgeber krankmelden (§ 5 EntgFG). Seit Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Pflicht: Der Arzt übermittelt die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie dort ab – der "gelbe Schein" entfällt. Der Arbeitgeber ist nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) verpflichtet, bei Arbeitsunfähigkeit das volle Gehalt für bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) weiterzuzahlen – für jede neue Erkrankung. Bei derselben Erkrankung beginnt die 6-Wochen-Frist nur neu, wenn der Arbeitnehmer mindestens 6 Monate zwischen den Fehlzeiten gearbeitet hat oder seit der ersten Erkrankung 12 Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 EntgFG). Kleinunternehmer mit bis zu 30 Mitarbeitern können über die Umlage U1 bis zu 80 % der Entgeltfortzahlungskosten von der Krankenkasse erstattet bekommen.

Vor- & Nachteile

Vorteile

  • ✓eAU vereinfacht den Prozess: Kein Papier-AU-Schein mehr nötig
  • ✓Umlage U1 erstattet 40-80 % der Entgeltfortzahlungskosten
  • ✓Klare gesetzliche Regelung schafft Planungssicherheit
  • ✓Arbeitgeber hat Fragerecht zur voraussichtlichen Dauer
  • ✓BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement) kann Fehlzeiten reduzieren
  • ✓Krankenrückkehrgespräche sind erlaubt und oft hilfreich

Nachteile

  • ✗Bis zu 6 Wochen Lohnfortzahlung bei voller Bezahlung
  • ✗eAU-Abruf kann technische Hürden haben (Lohnsoftware nötig)
  • ✗Häufige Kurzerkrankungen: Neue 6-Wochen-Frist bei jeder neuen Diagnose
  • ✗Kein Recht, die Diagnose zu erfahren (nur Dauer der AU)
  • ✗Vertretungsregelung bei kleinem Team schwierig
  • ✗Bei Langzeiterkrankung: Nach 6 Wochen Krankengeld der Kasse

Kosten

PostenBetragHinweis
Entgeltfortzahlung (6 Wochen)100 % des BruttolohnsWie bei regulärer Arbeit
Erstattung Umlage U140-80 %Je nach gewähltem U1-Satz der Krankenkasse
Netto-Kosten AG (nach U1-Erstattung)20-60 % des BruttolohnsJe nach U1-Satz
Ab Woche 7: Krankengeld0 Euro für AGKrankenkasse zahlt 70 % brutto (max. 90 % netto)
U1-Umlagebeitrag0,9-4,0 %Monatlich auf Bruttolohnsumme, kassenabhängig

Tipps

Praktische Tipps

  • →eAU-Abruf in Lohnsoftware einrichten: Automatischer Abruf bei der Krankenkasse des Mitarbeiters
  • →U1-Erstattungssatz bewusst wählen: Höherer Satz = höherer Umlagebeitrag, aber mehr Erstattung bei Krankheit
  • →Krankmeldung am 1. Tag verlangen: Per Arbeitsvertrag möglich (gesetzlich ab dem 4. Tag)
  • →Zweifel an AU? Arbeitgeber kann über Krankenkasse den MDK (Medizinischen Dienst) einschalten
  • →BEM-Gespräch anbieten: Bei mehr als 6 Wochen Krankheit in 12 Monaten ist BEM Pflicht (§ 167 SGB IX)
  • →Vertretungsregelung im Team klären – besonders wichtig bei 1-3 Mitarbeitern

Häufige Fragen

Wie funktioniert die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)?
Seit 01.01.2023 gilt: Der Arzt übermittelt die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber ruft die eAU über seine Lohnsoftware oder das SV-Meldeportal bei der Krankenkasse ab. Der Arbeitnehmer muss sich weiterhin beim Arbeitgeber krankmelden, erhält aber keinen gelben Schein mehr. Private Krankenversicherungen sind von der eAU ausgenommen – hier gilt weiterhin der Papiernachweis.
Wie lange muss der Arbeitgeber bei Krankheit zahlen?
Der Arbeitgeber zahlt das volle Bruttogehalt für bis zu 6 Wochen (42 Kalendertage) pro Erkrankung. Bei einer neuen, anderen Erkrankung beginnt die Frist neu. Bei derselben Erkrankung nur dann neu, wenn seit der letzten Erkrankung mindestens 6 Monate vergangen sind oder seit der ersten AU 12 Monate. Ab der 7. Woche zahlt die Krankenkasse Krankengeld (ca. 70 % brutto).
Was ist die Umlage U1 und wie bekomme ich Erstattung?
Die Umlage U1 (Aufwendungsausgleichsgesetz - AAG) ist ein monatlicher Pflichtbeitrag für Arbeitgeber mit bis zu 30 Mitarbeitern. Im Krankheitsfall erstattet die Krankenkasse 40-80 % der Entgeltfortzahlungskosten (je nach gewähltem Umlagensatz). Die Erstattung wird nach Ende der Entgeltfortzahlung bei der Krankenkasse beantragt – moderne Lohnsoftware erledigt dies automatisch.
Kann ich die Krankmeldung ab dem ersten Tag verlangen?
Ja. Gesetzlich muss der Arbeitnehmer ab dem 4. Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit ein ärztliches Attest vorlegen (§ 5 Abs. 1 EntgFG). Im Arbeitsvertrag oder per Weisung können Sie aber eine Vorlage bereits am ersten Tag verlangen. Seit der eAU entfällt die physische Vorlage – der Arbeitgeber ruft die Daten bei der Krankenkasse ab.
Was ist, wenn der Mitarbeiter im Urlaub krank wird?
Wird ein Mitarbeiter während des Urlaubs krank, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Voraussetzung: Ärztliches Attest vom ersten Krankheitstag an (nicht erst ab dem 4. Tag). Die Urlaubstage sind dann nachzugewähren. Der Mitarbeiter darf den Urlaub nicht eigenmächtig verlängern, sondern muss sich nach Ende der AU zurückmelden.
Muss ich ein BEM-Gespräch durchführen?
Ja, wenn ein Mitarbeiter innerhalb von 12 Monaten mehr als 6 Wochen (kumuliert) arbeitsunfähig war, muss der Arbeitgeber ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Teilnahme ist für den Arbeitnehmer freiwillig. Unterlässt der Arbeitgeber das BEM, kann eine krankheitsbedingte Kündigung vor Gericht unwirksam sein.

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