Personal & Mitarbeiter

Lohnabrechnung erstellen – Pflichtangaben & Aufbau 2026

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine schriftliche Lohnabrechnung auszustellen. Erfahren Sie, welche Angaben Pflicht sind, wie die Berechnung funktioniert und welche Tools helfen.

Was gehört in eine Lohnabrechnung? 2026

Die Lohnabrechnung (Entgeltabrechnung) ist nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) für jeden Arbeitgeber Pflicht. Sie muss in Textform erstellt werden und den Abrechnungszeitraum, die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, Art und Höhe der Abzüge sowie den Auszahlungsbetrag enthalten. Die Abrechnung umfasst den Bruttolohn, Lohnsteuer (Steuerklasse I-VI), Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung). 2026 gelten aktualisierte Beitragssätze: KV ca. 14,6 % + Zusatzbeitrag (durchschnittlich 2,5 %), RV 18,6 %, AV 2,6 %, PV 3,4 % (kinderlos: 4,0 %). Die Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) liegen 2026 bei 5.175 Euro/Monat (KV/PV) und 7.550 Euro/Monat West (RV/AV).

Anwendung:

Die Lohnabrechnung muss monatlich erstellt und dem Arbeitnehmer vor oder bei Zahlung ausgehändigt werden. Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig. Lohnsteuer wird bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abgeführt. Die Jahresmeldung zur Sozialversicherung ist bis zum 15. Februar des Folgejahres zu übermitteln.

Vor- & Nachteile

Vorteile

  • ✓Rechtssicherheit: Erfüllung der Pflicht nach § 108 GewO
  • ✓Transparenz für Mitarbeiter über alle Abzüge
  • ✓Grundlage für korrekte Sozialversicherungsmeldungen
  • ✓Nachweis für Arbeitnehmer bei Kreditanträgen und Behörden
  • ✓Digitale Archivierung spart Platz und ist GoBD-konform
  • ✓Fehlerhafte Abrechnungen werden durch Software vermieden

Nachteile

  • ✗Komplexe Berechnung mit vielen variablen Faktoren
  • ✗Regelmäßige Gesetzesänderungen erfordern Aktualisierungen
  • ✗Bei Fehlern drohen Nachzahlungen und Bußgelder
  • ✗Kosten für Lohnsoftware oder Steuerberater
  • ✗Strenge Fristen für Meldungen und Beitragszahlungen

Kosten

PostenBetragHinweis
Lohnsoftware (Cloud)5-15 Euro/MA/Monatz. B. DATEV Lohn und Gehalt, Lexware
Steuerberater (Lohnbuchhaltung)15-30 Euro/MA/MonatKomplett-Service inkl. Meldungen
Minijob-Zentrale MeldungenKostenlosÜber sv.net oder Lohnsoftware
ELStAM-AbrufKostenlosElektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
DEÜV-MeldungenKostenlosIn Lohnsoftware integriert

Tipps

Praktische Tipps

  • →Lohnsoftware mit ELSTER- und DEÜV-Schnittstelle verwenden – manuelle Meldungen sind fehleranfällig
  • →ELStAM-Daten (elektronische Lohnsteuerkarte) rechtzeitig beim Finanzamt abrufen
  • →Beitragssätze zu Jahresbeginn aktualisieren – Krankenkassen-Zusatzbeitrag variiert
  • →Lohnabrechnungen 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO) – digital und revisionssicher
  • →Bei Unsicherheit: Steuerberater mit Lohnbuchhaltung beauftragen – günstiger als Fehler
  • →Jahresmeldungen, DEÜV-Meldungen und UV-Jahresmeldung nicht vergessen

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Lohnabrechnung enthalten?
Nach § 108 GewO muss die Abrechnung enthalten: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Bruttolohns (Grundlohn, Zuschläge, Zulagen, Sachbezüge), Art und Höhe aller Abzüge (Lohnsteuer, Soli, Kirchensteuer, SV-Beiträge), Netto-Verdienst und Auszahlungsbetrag, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer und Beitragsgruppenschlüssel.
Wie berechne ich die Lohnsteuer?
Die Lohnsteuer wird anhand der Steuerklasse (I-VI), des zu versteuernden Einkommens und der aktuellen Lohnsteuertabelle berechnet. Dazu kommen ggf. 5,5 % Solidaritätszuschlag auf die Lohnsteuer (Freigrenze 2026: 19.488 Euro Jahreslohnsteuer) und 8-9 % Kirchensteuer. In der Praxis verwenden Sie ein Lohnprogramm, das die Berechnung automatisch durchführt.
Wann muss die Lohnabrechnung dem Mitarbeiter vorliegen?
Die Lohnabrechnung muss dem Arbeitnehmer spätestens bei Zahlung des Arbeitsentgelts in Textform erteilt werden (§ 108 GewO). Textform bedeutet: Papier oder elektronisch (z. B. PDF per E-Mail, Mitarbeiterportal). Eine mündliche Abrechnung reicht nicht aus. Die meisten Arbeitgeber stellen die Abrechnung zum Monatsende oder zu Beginn des Folgemonats bereit.
Kann ich die Lohnabrechnung selbst erstellen oder brauche ich einen Steuerberater?
Sie können die Lohnabrechnung grundsätzlich selbst erstellen, benötigen aber eine zugelassene Lohnsoftware für die elektronischen Meldungen an Finanzamt (ELSTER) und Sozialversicherung (DEÜV). Viele Kleinunternehmer beauftragen einen Steuerberater (15-30 Euro/Mitarbeiter/Monat), da die Materie komplex ist und Fehler teuer werden können. Ein Steuerberater haftet zudem bei Fehlern.
Welche Sozialversicherungsbeiträge muss ich 2026 abführen?
Die Beitragssätze 2026 (Arbeitnehmer + Arbeitgeber zusammen): Krankenversicherung 14,6 % + individueller Zusatzbeitrag (Durchschnitt 2,5 %), Rentenversicherung 18,6 %, Arbeitslosenversicherung 2,6 %, Pflegeversicherung 3,4 % (kinderlos: 4,0 %, ab 2. Kind je 0,25 % weniger). Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Beiträge grundsätzlich hälftig (Ausnahme: PV-Zuschlag für Kinderlose trägt der Arbeitnehmer allein).
Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufbewahren?
Lohnabrechnungen und Lohnunterlagen müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 28f SGB IV). Lohnkonten sogar 6 Jahre nach Ablauf des betreffenden Kalenderjahres. Die Aufbewahrung muss revisionssicher erfolgen – digitale Archivierung ist GoBD-konform, wenn die Dokumente unveränderbar gespeichert werden.

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