Rechnung als Freelancer ohne Steuernummer – Geht das?
Sie haben Ihren ersten Auftrag, aber die Steuernummer vom Finanzamt ist noch nicht da? Keine Sorge – es gibt legale Lösungen, um trotzdem eine Rechnung zu stellen.
Hier erfahren Sie, wie Sie korrekt vorgehen und welche Alternativen Sie haben.
Die kurze Antwort
Ja, Sie können eine Rechnung schreiben, auch wenn Ihre Steuernummer noch nicht vorliegt.
Erster Auftrag, aber Steuernummer fehlt – was nun?
Dieses Szenario kennen viele Gründer: Sie haben Ihr Gewerbe angemeldet oder sich als Freiberufler beim Finanzamt registriert, und schon kommt der erste Auftrag. Aber die Steuernummer ist noch nicht da – das Finanzamt braucht typischerweise 2-6 Wochen.
Typische Wartezeit
2-6 Wochen nach Gewerbeanmeldung oder Abgabe des Fragebogens
Gute Nachricht
Sie müssen nicht auf die Steuernummer warten, um Rechnungen zu schreiben. Es gibt mehrere legale Möglichkeiten, die wir Ihnen hier zeigen.
Steuernummer vs. USt-IdNr. – Was ist der Unterschied?
Viele verwechseln diese beiden Nummern. Dabei ist der Unterschied wichtig – und bietet Ihnen eine Alternative:
Steuernummer
- Vom lokalen Finanzamt zugeteilt
- Format: 12/345/67890 (variiert nach Bundesland)
- Für Einkommensteuer & Gewerbesteuer
- Gilt nur in Deutschland
USt-IdNr.
- Vom Bundeszentralamt für Steuern
- Format: DE123456789 (immer DE + 9 Ziffern)
- Für EU-weiten Handel (B2B)
- Gilt EU-weit
Wichtig für Ihre Rechnung
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG muss auf der Rechnung entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr. stehen – nicht beide. Wenn Sie also bereits eine USt-IdNr. haben, können Sie diese verwenden.
3 Lösungswege: So schreiben Sie die Rechnung ohne Steuernummer
Je nach Ihrer Situation haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
Kleinbetragsrechnung (bis 250€)
Einfachste LösungBei Rechnungsbeträgen bis 250€ brutto ist nach § 33 UStDV keine Steuernummer erforderlich. Diese vereinfachte Rechnung braucht nur:
USt-IdNr. verwenden
Falls Sie bereits eine habenWenn Sie Ihre USt-IdNr. früher erhalten haben als die Steuernummer (z.B. für EU-Geschäfte beantragt), können Sie diese auf der Rechnung angeben.
- • Online über ELSTER oder das BZSt-Formular
- • Bearbeitungszeit: ca. 1-2 Wochen
- • Kann schneller sein als die Steuernummer
Rechnung mit Vermerk + Nachreichen
Die Pragmatische LösungSchreiben Sie die Rechnung mit allen anderen Pflichtangaben und fügen Sie einen Vermerk hinzu. Nach Erhalt der Steuernummer reichen Sie diese nach.
Empfohlener Vermerk auf der Rechnung:
"Steuernummer beim Finanzamt beantragt. Die Nummer wird nach Erteilung nachgereicht."
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung bis 250€
Für Rechnungen bis 250€ brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Diese Regelung kann Ihnen helfen, wenn Sie noch auf die Steuernummer warten:
✓ Benötigt bei Kleinbetragsrechnung
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Entgelt (Bruttobetrag)
- § 19 UStG Hinweis (als Kleinunternehmer)
✗ Nicht erforderlich
- Steuernummer / USt-IdNr.
- Name und Anschrift des Kunden
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungszeitpunkt (wenn = Rechnungsdatum)
Steuernummer nachträglich nachreichen
Wenn Sie eine Rechnung ohne Steuernummer verschickt haben und diese später erhalten, sollten Sie die Nummer nachreichen. So gehen Sie vor:
Per E-Mail informieren
Senden Sie eine kurze E-Mail an den Kunden mit Ihrer neuen Steuernummer und der Rechnungsnummer.
Beispiel E-Mail:
Betreff: Ergänzung zu Rechnung Nr. 2026-001 – Steuernummer Sehr geehrte Damen und Herren, zu meiner Rechnung Nr. 2026-001 vom 15.01.2026 teile ich Ihnen meine Steuernummer mit: Steuernr.: 12/345/67890 Bitte ergänzen Sie diese in Ihren Unterlagen. Mit freundlichen Grüßen
Korrigierte Rechnung senden
Bei wichtigen Kunden oder auf Wunsch: Erstellen Sie eine neue Version der Rechnung mit der Steuernummer.
Für zukünftige Rechnungen
Aktualisieren Sie Ihre Rechnungsvorlage, damit alle folgenden Rechnungen automatisch die Steuernummer enthalten.
Muster: Rechnung mit Vermerk "Steuernummer beantragt"
So kann Ihre Rechnung aussehen, wenn Sie noch auf die Steuernummer warten:
Gründerstraße 1, 10115 Berlin
anna@neustart.de
Datum: 15.01.2026
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| Texterstellung Website (5 Seiten) Leistungszeitraum: 08.01. - 14.01.2026 | 800,00 € |
So beantragen Sie Ihre Steuernummer
Der Weg zur Steuernummer unterscheidet sich je nachdem, ob Sie ein Gewerbe anmelden oder als Freiberufler tätig sind:
Gewerbetreibende
- 1Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden
- 2Gewerbeamt informiert automatisch das Finanzamt
- 3Finanzamt sendet "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung"
- 4Nach Bearbeitung: Steuernummer per Post
Freiberufler
- 1"Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" ausfüllen
- 2Online über ELSTER oder per Post ans Finanzamt
- 3Finanzamt prüft und vergibt Steuernummer
- 4Steuernummer kommt per Post (2-6 Wochen)
Tipp: ELSTER nutzen
Über ELSTER können Sie den Fragebogen digital einreichen. Das beschleunigt die Bearbeitung oft um einige Tage.
Häufige Fehler vermeiden
Diese Fehler sollten Sie beim Rechnungschreiben ohne Steuernummer vermeiden:
Falsche Steuernummer erfinden
Problem: Eine Fantasie-Nummer auf die Rechnung schreiben
Lösung: Niemals! Das ist Urkundenfälschung. Besser: Vermerk "beantragt" oder Kleinbetragsrechnung nutzen.
Rechnung erst nach Monaten schreiben
Problem: Auf die Steuernummer warten und die Rechnung stark verzögern
Lösung: Rechnung zeitnah stellen mit Vermerk. Verspätete Rechnungen wirken unprofessionell und verzögern Ihre Zahlung.
Steuernummer nicht nachreichen
Problem: Die Steuernummer kommt, aber Kunden werden nicht informiert
Lösung: Kunden aktiv informieren, besonders B2B-Kunden brauchen die korrekte Steuernummer für ihren Vorsteuerabzug.
Vermerk vergessen
Problem: Rechnung ohne Steuernummer und ohne erklärenden Vermerk versenden
Lösung: Immer einen Vermerk hinzufügen, warum die Steuernummer fehlt. Das wirkt professionell und vermeidet Rückfragen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich als Freelancer eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?
Ja, in bestimmten Fällen ist das möglich. Wenn Sie Ihre Steuernummer noch nicht erhalten haben, können Sie die Rechnung mit dem Hinweis "Steuernummer beantragt, wird nachgereicht" versenden. Nach Erhalt sollten Sie eine korrigierte Rechnung oder Ergänzung nachsenden. Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250€ ist keine Steuernummer erforderlich.
Wie lange dauert es, bis ich meine Steuernummer erhalte?
Nach Gewerbeanmeldung oder Anmeldung beim Finanzamt (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) dauert es in der Regel 2-6 Wochen, bis Sie Ihre Steuernummer erhalten. In Stoßzeiten (Jahresanfang) kann es auch länger dauern. Bei Freiberuflern ohne Gewerbeanmeldung direkt beim Finanzamt beantragen.
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr.?
Die Steuernummer wird vom lokalen Finanzamt für die Einkommensteuer zugeteilt. Die USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ist eine EU-weite Nummer für den grenzüberschreitenden Handel. Auf Rechnungen muss entweder die Steuernummer ODER die USt-IdNr. angegeben werden – nicht beide.
Kann ich die USt-IdNr. statt der Steuernummer verwenden?
Ja, nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG können Sie wahlweise Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. auf der Rechnung angeben. Wenn Sie bereits eine USt-IdNr. haben, können Sie diese verwenden, bis Ihre Steuernummer kommt.
Was muss ich tun, wenn ich die Steuernummer nachträglich erhalte?
Informieren Sie Ihre Kunden und senden Sie eine korrigierte Rechnung oder ein Ergänzungsschreiben mit der Steuernummer. Bei bereits bezahlten Rechnungen reicht meist eine formlose Mitteilung. Für die Buchhaltung des Kunden ist die korrekte Steuernummer wichtig.
Welche Angaben brauche ich mindestens auf einer Freelancer-Rechnung?
Pflichtangaben sind: Name und Anschrift (beide Seiten), Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Entgelt und Steuernummer/USt-IdNr. Bei Kleinunternehmern zusätzlich der § 19 UStG Hinweis. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250€ gelten vereinfachte Regeln.
Rechnung erstellen – auch ohne Steuernummer
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