Rechnung Pflichtangaben 2026: Die vollständige Checkliste
Wie viele Pflichtangaben braucht eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG? Fehlt auch nur eine, kann Ihr Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Prüfen Sie Ihre Rechnungen mit unserer interaktiven Checkliste weiter unten.
Das Wichtigste in Kürze
- §14 UStG definiert exakt, welche Angaben auf eine Rechnung gehören
- Fehlt eine Pflichtangabe, ist kein Vorsteuerabzug möglich
- Sonderregeln für Kleinbetragsrechnungen und E-Rechnungen beachten
Überblick: Die 14 Pflichtangaben nach §14 UStG
Das Umsatzsteuergesetz definiert in §14 Abs. 4 UStG genau, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, damit sie als ordnungsgemäß gilt. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Absender
1 Angabe(n)
Empfänger
1 Angabe(n)
Identifikation
2 Angabe(n)
Datum
2 Angabe(n)
Leistung
1 Angabe(n)
Beträge
3 Angabe(n)
Steuern
2 Angabe(n)
Hinweise
2 Angabe(n)
Rechtsgrundlage: Die Pflichtangaben sind in §14 Abs. 4 UStG geregelt. Zusätzliche Regelungen finden sich in §14a UStG (besondere Hinweispflichten) und §33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen).
Interaktive Checkliste: Alle 14 Pflichtangaben
Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre Rechnungen zu prüfen. Jede Angabe ist eine Pflichtangabe – fehlt eine, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß.
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
§14 Abs. 4 Nr. 1 UStGVollständiger Name (bei Unternehmen: Firmenname) und komplette Anschrift des leistenden Unternehmers.
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
§14 Abs. 4 Nr. 1 UStGVollständiger Name und Anschrift des Kunden. Bei Unternehmen: Firmenname.
Steuernummer ODER USt-IdNr.
§14 Abs. 4 Nr. 2 UStGEntweder die Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Rechnungsdatum
§14 Abs. 4 Nr. 3 UStGDas Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
Fortlaufende Rechnungsnummer
§14 Abs. 4 Nr. 4 UStGEine einmalige, fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung.
Art und Umfang der Leistung
§14 Abs. 4 Nr. 5 UStGGenaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
Leistungsdatum / Leistungszeitraum
§14 Abs. 4 Nr. 6 UStGZeitpunkt der Leistungserbringung oder Zeitraum bei mehrtägigen Projekten.
Nettobetrag (Entgelt)
§14 Abs. 4 Nr. 7 UStGRechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen.
Steuersatz
§14 Abs. 4 Nr. 8 UStGDer anzuwendende Umsatzsteuersatz (19% oder 7% in Deutschland).
Steuerbetrag
§14 Abs. 4 Nr. 8 UStGDer auf das Entgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag.
Rabatte und Skonti (falls vereinbart)
§14 Abs. 4 Nr. 7 UStGIm Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Rabatte, Boni oder Skonti.
Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
§14 Abs. 4 Nr. 8 UStGBei steuerfreien Leistungen: Hinweis auf die einschlägige Befreiungsvorschrift.
Hinweis auf Reverse Charge (falls zutreffend)
§14a Abs. 5 UStGBei Umkehr der Steuerschuldnerschaft: Hinweis, dass der Empfänger die Steuer schuldet.
Hinweis auf Differenzbesteuerung (falls zutreffend)
§14a Abs. 6 UStGBei Anwendung der Differenzbesteuerung (z.B. Gebrauchtwagen): entsprechender Hinweis.
Jede Pflichtangabe im Detail
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Vollständiger Name (bei Unternehmen: Firmenname) und komplette Anschrift des leistenden Unternehmers.
Beispiel: Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
Vollständiger Name und Anschrift des Kunden. Bei Unternehmen: Firmenname.
Beispiel: Firma ABC GmbH, Kundenweg 5, 54321 Kundenstadt
Steuernummer ODER USt-IdNr.
Entweder die Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Beispiel: Steuernummer: 123/456/78901 oder USt-IdNr.: DE123456789
Rechnungsdatum
Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.
Beispiel: Rechnungsdatum: 15.03.2026
Fortlaufende Rechnungsnummer
Eine einmalige, fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung.
Beispiel: Rechnungsnummer: 2026-047
Art und Umfang der Leistung
Genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
Beispiel: Website-Entwicklung: Responsive Landingpage, 5 Unterseiten, inkl. CMS-Einrichtung
Leistungsdatum / Leistungszeitraum
Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Zeitraum bei mehrtägigen Projekten.
Beispiel: Leistungszeitraum: 01.03. - 15.03.2026
Angaben 8-14 betreffen Beträge, Steuern und spezielle Hinweispflichten. Die Details finden Sie in der interaktiven Checkliste oben.
Kleinbetragsrechnung bis 250€
Bei Rechnungen bis 250€ brutto gelten nach §33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Die typischen Kassenzettel im Supermarkt oder Tankquittungen fallen darunter.
Pflichtangaben Kleinbetragsrechnung
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Rechnungsdatum
- Art und Menge der Leistung
- Bruttobetrag (inkl. MwSt.)
- Steuersatz (19% oder 7%)
- ODER Hinweis auf Steuerbefreiung
Nicht erforderlich
- Name/Anschrift des Empfängers
- Rechnungsnummer
- Steuernummer/USt-IdNr.
- Separate Nettobeträge
- Separater Steuerbetrag
- Leistungsdatum (wenn = Rechnungsdatum)
Sonderfall: Kleinunternehmer nach §19 UStG
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Daher entfallen die Angaben zu Steuersatz und Steuerbetrag. Stattdessen ist ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erforderlich.
Pflichthinweis auf Kleinunternehmer-Rechnungen
"Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."
"Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Grenzen 2026: Vorjahresumsatz max. 25.000€, laufendes Jahr max. 100.000€
E-Rechnung: Zusätzliche Anforderungen ab 2025/2027
Die E-Rechnungspflicht bringt zusätzliche Anforderungen. Alle 14 Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Format (XRechnung oder ZUGFeRD) übermittelt werden.
E-Rechnungspflicht Timeline
Empfangspflicht
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Ausstellungspflicht B2B
Alle B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung erstellt werden
Zusätzliche Angaben bei E-Rechnungen
Leitweg-ID
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erforderlich
Bestellreferenz
Falls vom Empfänger vorgegeben (Bestellnummer, Auftragsnummer)
Zahlungsinformationen
IBAN, BIC im strukturierten Format
Format EN 16931
Konformität mit europäischem Standard
Häufige Fehler & ihre Folgen
Leistungsdatum fehlt
Folge: Vorsteuerabzug wird vom Finanzamt gestrichen – Kunde fordert korrigierte Rechnung.
Lösung: Immer Leistungsdatum oder -zeitraum angeben. Bei gleichem Tag: "Leistungsdatum = Rechnungsdatum".
Steuernummer UND USt-IdNr. fehlen
Folge: Rechnung nicht ordnungsgemäß – kein Vorsteuerabzug möglich.
Lösung: Mindestens eine der beiden Nummern muss auf jeder Rechnung stehen.
Ungenaue Leistungsbeschreibung
Folge: Finanzamt kann Vorsteuerabzug verweigern, da Leistung nicht nachvollziehbar.
Lösung: Konkret beschreiben: "IT-Beratung, 5 Stunden" statt nur "Beratung".
Rechnungsnummer fehlt oder doppelt
Folge: Verstößt gegen §14 UStG – Rechnung nicht ordnungsgemäß.
Lösung: Fortlaufendes System einrichten. Bei Dopplung: stornieren und neu ausstellen.
Falscher Steuersatz
Folge: Bei zu wenig berechneter Steuer: Sie schulden die Differenz dem Finanzamt.
Lösung: Steuersätze prüfen: 19% Standard, 7% ermäßigt, 0% bei Steuerbefreiung.
Kleinunternehmer-Hinweis fehlt
Folge: Kunde könnte fälschlich Vorsteuer geltend machen – Ärger für beide.
Lösung: Immer den §19 UStG Hinweis auf die Rechnung setzen.
Häufige Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG muss 14 Pflichtangaben enthalten: 1) Name/Anschrift des Rechnungsstellers, 2) Name/Anschrift des Empfängers, 3) Steuernummer oder USt-IdNr., 4) Rechnungsdatum, 5) fortlaufende Rechnungsnummer, 6) Leistungsbeschreibung, 7) Leistungsdatum, 8) Nettobetrag, 9) Steuersatz, 10) Steuerbetrag, 11) ggf. Rabatte, 12-14) ggf. Hinweise zu Steuerbefreiung, Reverse Charge oder Differenzbesteuerung.
Was passiert, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen?
Fehlen Pflichtangaben, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß nach §14 UStG. Der Rechnungsempfänger kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen und muss eine korrigierte Rechnung anfordern. Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung die Vorsteuer streichen. Bei vorsätzlich falschen Angaben drohen zudem Bußgelder.
Welche Pflichtangaben gelten bei Kleinbetragsrechnungen bis 250€?
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250€ (brutto) gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV: Name/Anschrift des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Bruttobetrag mit Steuersatz reichen aus. Empfängerdaten, Rechnungsnummer und separate Steuerausweisung sind nicht erforderlich.
Muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. auf der Rechnung stehen?
Es genügt eine von beiden Angaben: entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Bei Rechnungen ins EU-Ausland (Reverse Charge) ist die USt-IdNr. beider Parteien erforderlich. Viele Unternehmen geben die USt-IdNr. an, da sie weniger sensibel ist als die Steuernummer.
Welche zusätzlichen Pflichtangaben gelten für E-Rechnungen?
E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) müssen alle 14 Standard-Pflichtangaben enthalten, plus: Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, Zahlungsinformationen im strukturierten Format und ggf. Bestellreferenz. Das Format muss EN 16931-konform sein.
Welche Pflichtangaben hat eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen alle Pflichtangaben außer Steuersatz und Steuerbetrag angeben – da sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich, z.B.: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."
Muss das Leistungsdatum immer auf der Rechnung stehen?
Ja, das Leistungsdatum ist eine Pflichtangabe nach §14 Abs. 4 Nr. 6 UStG. Falls Leistungsdatum und Rechnungsdatum identisch sind, können Sie schreiben: "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Bei Leistungen über mehrere Tage/Monate geben Sie den Leistungszeitraum an.
Welche Angaben sind bei Reverse Charge erforderlich?
Bei Reverse Charge (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) müssen Sie angeben: 1) USt-IdNr. beider Parteien, 2) Hinweis auf Reverse Charge, z.B.: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder "Reverse Charge – VAT due by the recipient". Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt.
Wie muss die Leistungsbeschreibung aussehen?
Die Leistungsbeschreibung muss so genau sein, dass die Art der Leistung eindeutig erkennbar ist. "Beratung" allein reicht nicht – besser: "IT-Beratung zur Datenmigration, 5 Stunden". Bei Waren: "10 Stück Druckerpatronen HP 302XL, schwarz". Das Finanzamt muss die Leistung nachvollziehen können.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht 2025/2027?
Ab 01.01.2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027: Alle B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) ausgestellt werden. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten XML-Format übermittelt werden.
Rechnungen mit allen Pflichtangaben – automatisch
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