Das Wichtigste auf einen Blick
Können Sie eine Rechnung rückwirkend erstellen?
Ja, Sie können Rechnungen rückwirkend ausstellen – es gibt keine zeitliche Grenze für die Rechnungsstellung. Allerdings gibt es wichtige Fristen und Konsequenzen, die Sie kennen sollten:
Frist zur Rechnungsstellung. Danach: Ordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000€ Bußgeld.
Verjährung des Zahlungsanspruchs. Kunde muss danach nicht mehr zahlen.
Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Auch für rückwirkend erstellte.
Fristenrechner: Ihre individuelle Situation
Geben Sie das Datum der Leistungserbringung ein, um zu prüfen, welche Fristen für Sie gelten:
Fristenrechner: Rückwirkende Rechnung
Die 3 wichtigen Fristen bei rückwirkenden Rechnungen
Rechtsgrundlage: §14 Abs. 2 UStG
Ordnungswidrigkeit
Bis 5.000 €
Rechtsgrundlage: §195 BGB
Verjährung des Anspruchs
Zahlungsanspruch entfällt
Rechtsgrundlage: §147 AO
Aufbewahrungspflicht
Steuerliche Probleme
So berechnet sich die Verjährung
Die 3-jährige Verjährungsfrist beginnt nicht am Tag der Leistung, sondern am Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde.
Beispiel: Leistung erbracht am 15. März 2024
- → Verjährungsbeginn: 01. Januar 2025
- → Verjährungsfrist: 3 Jahre
- → Verjährungsdatum: 31. Dezember 2027
So erstellen Sie eine rückwirkende Rechnung korrekt
Rechnungsdatum = Heute (Ausstellungsdatum)
Das Rechnungsdatum ist immer das tatsächliche Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen. Niemals rückdatieren – das wäre Urkundenfälschung!
Leistungsdatum korrekt angeben
Das Leistungsdatum (oder der Leistungszeitraum) liegt in der Vergangenheit. Diese Angabe ist Pflicht nach §14 UStG und muss korrekt sein.
Fortlaufende Rechnungsnummer verwenden
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein – aus dem aktuellen Nummernkreis, nicht aus dem Jahr der Leistung.
Alle Pflichtangaben prüfen
Auch bei rückwirkenden Rechnungen müssen alle 14 Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten sein. Nutzen Sie unsere Pflichtangaben-Checkliste.
Wichtig: Was Sie NICHT tun dürfen
- Rechnungsdatum rückdatieren – das ist Urkundenfälschung (§267 StGB)
- Rechnungsnummer aus der Vergangenheit – verwenden Sie die aktuelle Nummer
- Leistungsdatum weglassen – das ist Pflichtangabe nach §14 UStG
Formulierungen für verspätete Rechnungen
Eine verspätete Rechnung braucht keine besondere Kennzeichnung. Optional können Sie einen Hinweis ergänzen:
Diese Rechnung wird für Leistungen erstellt, die am [Datum] erbracht wurden. Wir bitten die verspätete Rechnungsstellung zu entschuldigen.
Rechnungsstellung für erbrachte Leistungen gemäß Auftrag vom [Datum]. Leistungszeitraum: [Von] bis [Bis].
Wir erlauben uns, Ihnen folgende Leistungen in Rechnung zu stellen. Da die Leistungserbringung bereits einige Zeit zurückliegt, bitten wir um zeitnahe Begleichung.
Nachfolgend erhalten Sie die Rechnung für die von uns im [Monat/Jahr] erbrachten Leistungen. Die Rechnungsstellung verzögerte sich aus organisatorischen Gründen.
Risiken & Bußgelder bei verspäteter Rechnungsstellung
Rechtliche Konsequenzen
- Ordnungswidrigkeit: Verstoß gegen §14 UStG bei Überschreitung der 6-Monats-Frist
- Bußgeld: Bis zu 5.000€ gemäß §26a Abs. 2 UStG
- Praxis: Bußgelder werden selten verhängt, wenn keine Steuerhinterziehung vorliegt
Finanzielle Risiken
- Verjährung: Nach 3 Jahren kein Zahlungsanspruch mehr
- Beweislast: Bei alten Leistungen schwieriger Nachweis
- Kundenbeziehung: Verspätete Rechnungen wirken unprofessionell
Praxis-Tipp: So vermeiden Sie das Problem
Nutzen Sie eine Rechnungssoftware mit Erinnerungsfunktion. Clever Invoice erinnert Sie automatisch, wenn eine Leistung noch nicht berechnet wurde – so verpassen Sie nie wieder eine Rechnung.
Jetzt kostenlos testenHäufige Fragen zu rückwirkenden Rechnungen
Wie lange kann man rückwirkend eine Rechnung schreiben?
Grundsätzlich können Sie unbegrenzt rückwirkend Rechnungen ausstellen – es gibt keine Verjährung für die Rechnungsstellung. Allerdings: Nach 6 Monaten verstoßen Sie gegen §14 UStG (Ordnungswidrigkeit, bis 5.000€ Bußgeld). Und nach 3 Jahren verjährt Ihr Zahlungsanspruch – der Kunde muss dann nicht mehr zahlen.
Was ist die 6-Monats-Frist bei Rechnungen?
Laut §14 Abs. 2 UStG müssen Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden. Diese Frist gilt bei B2B-Geschäften. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit nach §26a UStG und kann mit bis zu 5.000€ Bußgeld geahndet werden.
Wann verjährt eine Rechnung?
Der Zahlungsanspruch aus einer Rechnung verjährt nach 3 Jahren gemäß §195 BGB. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Beispiel: Leistung im März 2024 → Verjährung am 31.12.2027.
Kann ich eine Rechnung 2 Jahre später schreiben?
Ja, Sie können die Rechnung ausstellen – aber: (1) Sie verstoßen gegen die 6-Monats-Frist (Ordnungswidrigkeit). (2) Die 3-Jahres-Verjährung läuft bereits. (3) Der Kunde könnte die Zahlung verweigern, wenn er keinen Nachweis der Leistung mehr hat. Es ist also rechtlich möglich, aber risikobehaftet.
Muss der Kunde eine verspätete Rechnung bezahlen?
Ja, solange der Zahlungsanspruch nicht verjährt ist (3 Jahre). Die verspätete Rechnungsstellung ist Ihr Problem, nicht das des Kunden. Der Kunde kann sich aber auf die Verjährung berufen, wenn diese eingetreten ist.
Welches Datum kommt auf eine rückwirkende Rechnung?
Das Rechnungsdatum ist immer das tatsächliche Ausstellungsdatum (heute). Das Leistungsdatum ist das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde. Beide Daten müssen auf der Rechnung stehen. Das Rechnungsdatum darf nie rückdatiert werden – das wäre Urkundenfälschung.
Gibt es Bußgelder für verspätete Rechnungen?
Ja, gemäß §26a Abs. 2 UStG ist die nicht fristgerechte Rechnungsstellung eine Ordnungswidrigkeit mit bis zu 5.000€ Bußgeld. In der Praxis werden aber selten Bußgelder verhängt, wenn keine Steuerhinterziehung vorliegt.
Darf ich das Rechnungsdatum rückdatieren?
Nein! Das Rückdatieren des Rechnungsdatums ist Urkundenfälschung (§267 StGB). Das Rechnungsdatum muss immer das tatsächliche Ausstellungsdatum sein. Nur das Leistungsdatum darf und muss in der Vergangenheit liegen.
Wie formuliere ich eine verspätete Rechnung?
Eine verspätete Rechnung braucht keine besondere Kennzeichnung. Sie können optional einen Hinweis ergänzen: "Diese Rechnung wird für Leistungen vom [Datum] erstellt." Das schafft Transparenz, ist aber nicht vorgeschrieben.
Kann der Kunde Zinsen fordern, wenn ich zu spät Rechnung stelle?
Nein, der Kunde hat keinen Anspruch auf Zinsen wegen Ihrer verspäteten Rechnungsstellung. Er schuldet den Rechnungsbetrag. Umgekehrt können Sie aber auch erst ab Rechnungsstellung Verzugszinsen fordern, wenn der Kunde nicht zahlt.