Rechnung schreiben als Freelancer
Der komplette Guide: Alle Pflichtangaben, Muster und Tipps für professionelle Freelancer-Rechnungen. Inkl. E-Rechnung für 2025.
Das Wichtigste auf einen Blick
Die 10 Pflichtangaben auf einer Freelancer-Rechnung
Nach §14 UStG müssen folgende Angaben auf jeder Rechnung stehen, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird:
Rechnungsmuster für Freelancer
Musterstraße 1, 10115 Berlin
Steuernr.: 12/345/67890
Datum: 15.12.2024
Herr Thomas Schmidt
Firmenweg 42, 80331 München
| Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Website-Entwicklung Leistungszeitraum: 01.12. - 14.12.2024 | 40 Std. | 85,00 € | 3.400,00 € |
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto:
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
Mehrwertsteuer & Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmer (§19 UStG)
- Umsatz Vorjahr unter 22.000€
- Keine MwSt auf Rechnungen
- Hinweis: "Kein Ausweis von USt gem. §19 UStG"
- Kein Vorsteuerabzug möglich
Regelbesteuerung
- 19% MwSt auf Rechnungen (Standard)
- 7% für bestimmte Leistungen
- Vorsteuerabzug möglich
- USt-Voranmeldung nötig
7 Profi-Tipps für Freelancer-Rechnungen
Rechnung sofort stellen
Senden Sie die Rechnung direkt nach Projektabschluss. Je länger Sie warten, desto länger warten Sie auf Ihr Geld.
Kurze Zahlungsziele setzen
7-14 Tage statt 30 Tage. Das beschleunigt Ihren Cashflow erheblich.
Detaillierte Leistungsbeschreibung
Je genauer die Beschreibung, desto weniger Rückfragen und schnellere Zahlung.
Anzahlungen vereinbaren
Bei größeren Projekten 30-50% Anzahlung verlangen. Schützt vor Zahlungsausfall.
Freundlich mahnen
Automatische Zahlungserinnerungen nach 7 Tagen erhöhen die Zahlungsquote.
GoBD-konform archivieren
Alle Rechnungen 10 Jahre aufbewahren - digital und unveränderbar.
E-Rechnung nutzen
Ab 2025 Pflicht - aber schon heute professioneller und schneller beim Kunden.
E-Rechnung ab 2025: Was Freelancer wissen müssen
Wichtige Termine
- 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen >800.000€ Umsatz
- 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmen (B2B)
Als Freelancer sollten Sie sich jetzt auf E-Rechnungen vorbereiten. Mit Clever Invoice erstellen Sie automatisch ZUGFeRD- und XRechnung-konforme E-Rechnungen - ganz einfach per WhatsApp-Sprachnachricht.
Häufige Fehler vermeiden
Häufige Fragen zur Freelancer-Rechnung
Was muss auf einer Freelancer-Rechnung stehen?
Eine Freelancer-Rechnung muss enthalten: Vollständiger Name und Adresse (Ihre und des Kunden), Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobetrag, MwSt-Satz und -Betrag (oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung), Bruttobetrag, Zahlungsziel und Bankverbindung.
Muss ich als Freelancer Mehrwertsteuer berechnen?
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG (Umsatz unter 22.000€ im Vorjahr) können Sie auf die MwSt verzichten. Ansonsten müssen Sie 19% (oder 7% für bestimmte Leistungen) MwSt ausweisen und ans Finanzamt abführen.
Wie schreibe ich als Freelancer eine Rechnung an Unternehmen im Ausland?
Bei B2B-Rechnungen ins EU-Ausland gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Sie stellen die Rechnung ohne MwSt und vermerken die USt-IdNr. des Kunden sowie den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".
Welche Zahlungsfrist sollte ich als Freelancer setzen?
Standard sind 14-30 Tage. Als Freelancer empfehlen wir kürzere Fristen (7-14 Tage) und bei größeren Projekten Teilzahlungen oder Anzahlungen zu vereinbaren.
Muss ich als Freelancer E-Rechnungen erstellen?
Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden kommt schrittweise: 2027 für Unternehmen >800.000€ Umsatz, 2028 für alle. Als Freelancer sollten Sie sich jetzt vorbereiten.
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