Rechnung stornieren nach ZahlungSo geht die Korrektur richtig
Der Kunde hat bereits bezahlt – und jetzt fällt Ihnen ein Fehler in der Rechnung auf? Kein Grund zur Panik. Hier erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Rechnung rechtssicher stornieren und den Differenzbetrag korrekt verrechnen.
Das Wichtigste in Kürze
- Niemals löschen oder ändern – auch nicht bei bezahlten Rechnungen
- Stornorechnung + neue Rechnung ist der korrekte Weg
- Differenzbetrag wird erstattet (Überzahlung) oder nachgefordert (Unterzahlung)
- Alle Dokumente aufbewahren – Originalrechnung, Stornorechnung, neue Rechnung
Das Problem: Bezahlt aber fehlerhaft
Sie haben eine Rechnung verschickt, der Kunde hat brav bezahlt – und dann bemerken Sie den Fehler. Vielleicht haben Sie einen falschen Betrag berechnet, den falschen Steuersatz verwendet oder einen Rabatt vergessen. Was nun?
Das dürfen Sie NICHT tun:
- • Die Originalrechnung einfach ändern
- • Die Originalrechnung löschen
- • Eine neue Rechnung mit gleicher Nummer ausstellen
- • So tun, als wäre nichts gewesen
Der Grund: Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation) schreiben vor, dass einmal erstellte Geschäftsdokumente nicht verändert oder gelöscht werden dürfen. Das gilt auch – und besonders – wenn bereits Geld geflossen ist.
Die gute Nachricht: Mit einer Stornorechnung lässt sich jeder Fehler GoBD-konform korrigieren – auch wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde.
Schritt-für-Schritt: Bezahlte Rechnung stornieren
Fehler und Zahlungseingang prüfen
Identifizieren Sie den genauen Fehler in der Originalrechnung und prüfen Sie den bereits eingegangenen Zahlungsbetrag. Berechnen Sie die Differenz zwischen Soll und Ist.
Stornorechnung erstellen
Erstellen Sie eine Stornorechnung mit allen Angaben der Originalrechnung, aber mit negativen Beträgen. Vergeben Sie eine neue fortlaufende Rechnungsnummer und vermerken Sie "Stornorechnung zu Rechnung Nr. XXX vom TT.MM.JJJJ".
Neue korrekte Rechnung ausstellen
Erstellen Sie eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben und einer neuen Rechnungsnummer. Diese ersetzt die stornierte Originalrechnung.
Differenzbetrag ermitteln
Berechnen Sie den Differenzbetrag: Bereits gezahlt minus neu berechneter Betrag. Positiv = Überzahlung (Rückerstattung an Kunden). Negativ = Unterzahlung (Nachforderung vom Kunden).
Kunden informieren und Dokumente senden
Senden Sie dem Kunden: Stornorechnung, neue Rechnung und ein Begleitschreiben mit Erklärung des Fehlers und der weiteren Vorgehensweise (Erstattung oder Nachzahlung).
Zahlung abwickeln
Bei Überzahlung: Überweisen Sie den Differenzbetrag zurück. Bei Unterzahlung: Fordern Sie den Restbetrag ein. Dokumentieren Sie alle Zahlungsvorgänge.
Praxis-Tipp
Senden Sie Stornorechnung und neue Rechnung immer zusammen an den Kunden – mit einem kurzen Begleitschreiben, das den Fehler erklärt. So vermeiden Sie Verwirrung und unnötige Rückfragen.
Typische Szenarien & Lösungen
Überzahlung
Kunde hat mehr bezahlt als korrekt wäre
Rechnung: 1.190€ | Korrekt: 952€ | Differenz: 238€
Stornorechnung + neue Rechnung + Rückerstattung von 238€
Innerhalb von 14 Tagen erstatten
Unterzahlung
Kunde hat weniger bezahlt als korrekt wäre
Rechnung: 952€ | Korrekt: 1.190€ | Differenz: 238€
Stornorechnung + neue Rechnung + Nachforderung von 238€
Zahlungsfrist für Differenzbetrag setzen
Falscher Empfänger
Rechnung ging an falschen Kunden
Rechnung an Müller GmbH statt Meier GmbH
Vollständige Storno + Erstattung + neue Rechnung an richtigen Kunden
Ggf. Reverse Charge/Vorsteuer klären
Buchungsbeispiel: Überzahlung korrigieren
Angenommen, Sie haben eine Rechnung über 1.190€ brutto ausgestellt und der Kunde hat bezahlt. Später stellen Sie fest: Der korrekte Betrag wäre nur 952€ gewesen. Der Kunde hat also 238€ zu viel bezahlt.
Buchungssätze (SKR 03)
Erlöse 19% (8400) an Forderungen (1400) 1.000,00 €
USt 19% (1776) an Forderungen (1400) 190,00 €
Forderungen (1400) an Erlöse 19% (8400) 800,00 €
Forderungen (1400) an USt 19% (1776) 152,00 €
Verbindlichkeiten (1600) an Bank (1200) 238,00 €
Pflichtangaben der Stornorechnung
Eine Stornorechnung muss alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung nach §14 UStG enthalten – plus zusätzliche Angaben, die sie als Korrektur kennzeichnen.
Muster: Stornorechnung bei bezahlter Rechnung
Max Mustermann
Webdesign & Entwicklung
Musterstraße 123, 12345 Musterstadt
STORNORECHNUNG
An:
Beispiel GmbH
Beispielweg 42, 54321 Beispielstadt
Stornorechnung Nr.:
RE-2026-0051
Datum:
15. Januar 2026
Stornierung zu Rechnung Nr. RE-2026-0042 vom 10. Januar 2026
Grund: Korrektur des Rechnungsbetrags
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| Webdesign-Leistungen (Storno) | -1.000,00 € |
Eine korrigierte Rechnung (RE-2026-0052) über den korrekten Betrag wird separat zugestellt.
USt-IdNr.: DE123456789 | Steuernr.: 123/456/78901 | Bank: IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00
Rechtliche Grundlagen
§14 UStG – Rechnungen
Regelt die Pflichtangaben für Rechnungen. Eine Stornorechnung muss alle diese Angaben enthalten, da sie selbst eine Rechnung ist – nur mit negativen Beträgen.
§14c UStG – Unrichtiger Steuerausweis
Wer einen falschen Steuerbetrag ausweist, schuldet diesen dem Finanzamt. Eine Korrektur (Stornorechnung) ist daher besonders wichtig, wenn der Steuersatz falsch war.
GoBD – Buchführung
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verbieten das Löschen oder nachträgliche Ändern von Belegen. Korrekturen müssen durch neue Dokumente (Stornorechnungen) erfolgen, die den Änderungsgrund dokumentieren.
§17 UStG – Berichtigung
Regelt die Berichtigung der Umsatzsteuer. Bei Änderungen der Bemessungsgrundlage (z.B. durch Stornorechnung) muss die Umsatzsteuer im entsprechenden Voranmeldungszeitraum korrigiert werden.
Stornorechnungen automatisch erstellen
Mit Clever Invoice erstellen Sie Stornorechnungen in Sekunden – per WhatsApp, Telegram oder Web. Die Software übernimmt alle Pflichtangaben, vergibt die richtige Nummer und berechnet den Differenzbetrag automatisch.
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Häufige Fragen
Kann ich eine bereits bezahlte Rechnung einfach löschen?
Nein, das ist streng verboten. Nach den GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) dürfen einmal ausgestellte und gebuchte Rechnungen nicht gelöscht oder verändert werden. Bei einer bereits bezahlten Rechnung müssen Sie eine Stornorechnung erstellen, eine neue korrekte Rechnung ausstellen und den Differenzbetrag mit dem Kunden verrechnen oder erstatten.
Wie bekomme ich das Geld vom Kunden zurück, wenn ich zu viel berechnet habe?
Nach der Stornorechnung und neuen Rechnung haben Sie zwei Möglichkeiten: 1) Rücküberweisung des Differenzbetrags an den Kunden, oder 2) Verrechnung mit der nächsten Rechnung (nur mit Zustimmung des Kunden). Dokumentieren Sie die Erstattung sorgfältig für Ihre Buchhaltung.
Muss der Kunde bei einer Unterzahlung nachzahlen?
Ja, wenn die ursprüngliche Rechnung zu niedrig war, schuldet der Kunde den Differenzbetrag. Senden Sie ihm die Stornorechnung, die neue korrekte Rechnung und eine klare Erklärung. Der Differenzbetrag wird separat in Rechnung gestellt oder auf der neuen Rechnung ausgewiesen.
Welche Fristen gelten für die Stornierung einer bezahlten Rechnung?
Es gibt keine gesetzliche Frist für die Stornierung. Allerdings sollten Sie Fehler schnellstmöglich korrigieren – idealerweise im gleichen Buchungszeitraum. Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung müssen Korrekturen in der Periode gemeldet werden, in der sie erfolgen.
Wie verbuche ich eine Stornorechnung richtig?
Die Stornorechnung wird mit negativen Beträgen gebucht: Forderungen werden reduziert (Haben), Erlöse werden korrigiert (Soll), Umsatzsteuer wird berichtigt. Die neue Rechnung wird dann regulär gebucht. Bei DATEV-Buchhaltung verwenden Sie die Belegart "Stornorechnung".
Was passiert mit der Umsatzsteuer bei einer Rechnungskorrektur?
Die Umsatzsteuer aus der Originalrechnung wird durch die Stornorechnung neutralisiert. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung geben Sie die korrigierten Beträge an. Der Kunde muss seinen Vorsteuerabzug ebenfalls anpassen. Beide Seiten müssen die Korrektur im gleichen Meldezeitraum berücksichtigen.
Darf ich statt einer Stornorechnung eine Gutschrift ausstellen?
Vorsicht: Der Begriff "Gutschrift" ist seit 2013 steuerrechtlich nur für Rechnungen zulässig, die der Leistungsempfänger ausstellt (§14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Für Korrekturen sollten Sie den Begriff "Stornorechnung" oder "Rechnungskorrektur" verwenden. Inhaltlich ist das Verfahren gleich.
Was mache ich, wenn der Kunde die Originalrechnung schon verbucht hat?
Der Kunde muss seine Buchhaltung ebenfalls korrigieren: Er bucht die Stornorechnung gegen seine Verbindlichkeiten und Vorsteuer, dann die neue Rechnung neu ein. Informieren Sie den Kunden über den Vorgang und senden Sie alle Dokumente (Stornorechnung + neue Rechnung) zusammen.
Kann ich nur einen Teil der Rechnung stornieren?
Ja, eine Teilstornierung ist möglich. Sie erstellen eine Stornorechnung nur über den fehlerhaften Betrag (z.B. eine falsche Position) und ggf. eine Nachberechnung. Bei komplexen Fehlern ist es oft einfacher, die gesamte Rechnung zu stornieren und komplett neu auszustellen.
Wie dokumentiere ich die Stornierung für das Finanzamt korrekt?
Bewahren Sie auf: 1) Originalrechnung, 2) Stornorechnung mit klarem Bezug zur Originalrechnung, 3) Neue Rechnung, 4) Schriftverkehr mit dem Kunden, 5) Nachweis der Zahlung/Erstattung. Alle Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und jederzeit nachvollziehbar verknüpft sein.
Fazit
Eine bereits bezahlte Rechnung zu stornieren ist kein Hexenwerk – aber es muss richtig gemacht werden. Der Schlüssel liegt in der korrekten Dokumentation: Stornorechnung, neue Rechnung, Differenzbetrag-Abwicklung. Mit dieser Vorgehensweise sind Sie immer auf der sicheren Seite – gegenüber dem Finanzamt und Ihren Kunden.
Tipp: Prüfen Sie Ihre Rechnungen vor dem Versand sorgfältig. Die Pflichtangaben-Checkliste hilft dabei, Fehler von vornherein zu vermeiden.