Rechnung schreiben als Selbstständiger: Die Anleitung für Anfänger (2026)
Du hast gerade dein Business gestartet und fragst dich, wie du deine erste Rechnung schreibst? Dieser Guide erklärt dir Schritt für Schritt alles, was du wissen musst – von der Finanzamt-Anmeldung bis zur korrekten Rechnungserstellung.
Das Wichtigste in Kürze: Deine erste Rechnung
- Steuernummer ist Pflicht: Melde dich innerhalb von 4 Wochen beim Finanzamt an (ELSTER)
- 14 Pflichtangaben nach §14 UStG: Name, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Betrag und mehr
- Kleinunternehmer-Option: Unter 25.000€/100.000€ Umsatz kannst du auf Umsatzsteuer verzichten
- E-Rechnung ab 2027: Bereite dich jetzt vor – XRechnung oder ZUGFeRD werden Pflicht
Deine erste Rechnung: Was du brauchst
Die erste Rechnung als Selbstständiger fühlt sich groß an – ist aber kein Hexenwerk. Mit der richtigen Vorbereitung kannst du in wenigen Minuten eine rechtssichere Rechnung erstellen.
Checkliste: Das brauchst du für deine erste Rechnung
Steuernummer
PflichtVom Finanzamt nach Anmeldung
Vollständige Geschäftsadresse
PflichtDein Name + Anschrift
Kundendaten
PflichtName + Adresse des Kunden
Rechnungsnummer
PflichtFortlaufend, z.B. 2026-001
Leistungsbeschreibung
PflichtWas hast du geleistet/geliefert?
Bankverbindung
EmpfohlenIBAN für Zahlungen
Noch keine Steuernummer? Das kannst du tun:
Die Steuernummer braucht oft 2-4 Wochen nach der Anmeldung. In der Zwischenzeit hast du zwei Optionen:
- Warte mit der Rechnung, bis die Steuernummer da ist
- Schreibe auf die Rechnung: "Steuernummer wurde beantragt, wird nachgereicht"
Finanzamt & Steuernummer: So meldest du dich an
Bevor du deine erste offizielle Rechnung schreibst, musst du dich beim Finanzamt anmelden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und geht heute komplett online über ELSTER.
Tätigkeit aufnehmen
Du startest dein Business – ab jetzt läuft die 4-Wochen-Frist
ELSTER-Zugang erstellen
Auf elster.de registrieren (dauert ca. 1-2 Wochen für Aktivierungscode)
Fragebogen ausfüllen
"Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" in ELSTER ausfüllen und absenden
Steuernummer erhalten
Nach 2-4 Wochen kommt deine Steuernummer per Post
Rechnungen schreiben
Jetzt kannst du ordnungsgemäße Rechnungen erstellen!
Was wird im Fragebogen abgefragt?
Persönliche Daten:
- • Name, Adresse, Geburtsdatum
- • Bankverbindung für Erstattungen
- • Kontaktdaten (E-Mail, Telefon)
Angaben zur Tätigkeit:
- • Art der Tätigkeit (Gewerbe/Freiberuf)
- • Geschätzte Umsätze und Gewinne
- • Gewünschte Besteuerungsart
Wichtige Entscheidung: Im Fragebogen wirst du gefragt, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Diese Entscheidung beeinflusst, wie du Rechnungen schreibst!
Steuernummer vs. USt-IdNr.: Der Unterschied
Steuernummer
Format: 123/456/78901
- • Vom Finanzamt vergeben
- • Für alle Selbstständigen
- • Reicht für Inlandsgeschäfte
USt-IdNr.
Format: DE123456789
- • Vom BZSt vergeben
- • Nur für EU-Geschäfte nötig
- • Extra zu beantragen
Tipp: Als Anfänger reicht die normale Steuernummer. Die USt-IdNr. brauchst du erst, wenn du mit Kunden in anderen EU-Ländern arbeitest.
Die 14 Pflichtangaben nach §14 UStG
Das Umsatzsteuergesetz schreibt genau vor, was auf einer Rechnung stehen muss. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen – und wird die Rechnung reklamieren.
Vollständiger Name & Adresse des Rechnungsstellers
Beispiel: Max Mustermann, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Vollständiger Name & Adresse des Leistungsempfängers
Beispiel: Beispiel GmbH, Beispielweg 5, 54321 Beispielstadt
Steuernummer oder USt-IdNr.
Beispiel: Steuernr.: 123/456/78901 oder DE123456789
Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
Beispiel: 15.03.2026
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Beispiel: RE-2026-0042
Menge und handelsübliche Bezeichnung
Beispiel: 10 Stunden Webdesign
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Beispiel: Leistungszeitraum: 01.03. - 14.03.2026
Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
Beispiel: Nettobetrag: 1.000,00 €
Anzuwendender Steuersatz
Beispiel: 19% MwSt. oder 7% MwSt.
Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
Beispiel: USt. 19%: 190,00 €
Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
Beispiel: Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG
Ggf. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
Beispiel: Bei Bauleistungen an Privatpersonen
Ggf. "Gutschrift" bei Gutschriftverfahren
Beispiel: Nur wenn der Kunde die Rechnung erstellt
Ggf. Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
Beispiel: Bei Reverse-Charge-Verfahren
Hinweis: Die Punkte 1-10 sind für alle Rechnungen relevant. Die Punkte 11-14 gelten nur in Sonderfällen (Kleinunternehmer, Bauleistungen, Gutschriften, Reverse-Charge). Mehr Details: Rechnung Pflichtangaben Checkliste
Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung: Was ist besser?
Als Gründer hast du die Wahl: Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung? Diese Entscheidung hat direkten Einfluss auf deine Rechnungen.
Kleinunternehmer
Voraussetzungen:
- • Vorjahresumsatz < 25.000 €
- • Laufendes Jahr < 100.000 € erwartet
- • Option im Fragebogen gewählt
Vorteile:
- • Keine USt-Voranmeldung nötig
- • Weniger Bürokratie
- • Preise wirken günstiger (für Privatkunden)
Nachteile:
- • Kein Vorsteuerabzug möglich
- • Investitionen teurer
- • Kann unprofessionell wirken (B2B)
Regelbesteuerung
Voraussetzungen:
- • Keine Umsatzgrenzen
- • Gilt automatisch über Grenzen
- • Kann freiwillig gewählt werden
Vorteile:
- • Vorsteuerabzug möglich
- • Investitionen günstiger
- • Professioneller Eindruck (B2B)
Nachteile:
- • USt-Voranmeldung (monatlich/quartalsweise)
- • Mehr Bürokratie
- • 19% "teurer" für Privatkunden
Entscheidungshilfe: Was passt zu dir?
Kleinunternehmer ist besser, wenn:
- ✓ Du hauptsächlich Privatkunden hast
- ✓ Wenig Investitionen / Einkäufe geplant
- ✓ Du Bürokratie minimieren willst
- ✓ Umsatz unter 25.000 €/Jahr bleibt
Regelbesteuerung ist besser, wenn:
- ✓ Du hauptsächlich B2B-Kunden hast
- ✓ Große Investitionen geplant sind
- ✓ Du schnell wachsen willst
- ✓ Umsatz über 25.000 € erwartet
Tipp: Die Entscheidung ist nicht endgültig! Du kannst jährlich zur Regelbesteuerung wechseln. Zurück zur Kleinunternehmerregelung geht aber erst nach 5 Jahren.
Als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben? Dann brauchst du den richtigen Hinweistext: Die korrekte Formulierung nach §19 UStG
E-Rechnungspflicht 2025/2027: Was du wissen musst
Die E-Rechnung kommt – und betrifft auch dich als Selbstständigen. Hier ist der Zeitplan, den du kennen solltest:
E-Rechnungs-Fahrplan für Selbstständige
Empfangspflicht
Du musst E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht – die XML-Datei muss aber lesbar sein.
Versandpflicht
Ab 2027 musst du an Geschäftskunden (B2B) E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD versenden. PDF reicht nicht mehr!
Was ist eine E-Rechnung genau?
Keine E-Rechnung:
- • PDF per E-Mail
- • Scan einer Papierrechnung
- • Word- oder Excel-Datei
Echte E-Rechnung:
- • XRechnung (XML-Datei)
- • ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML)
- • Maschinenlesbar nach EN 16931
Tipp: Nutze eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen automatisch erstellt. So bist du für 2027 gewappnet!
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
- • Rechnungen an Privatpersonen – PDF bleibt erlaubt
- • Kleinbetragsrechnungen bis 250€ – vereinfachte Regeln
- • Fahrausweise – bleiben von E-Rechnung befreit
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre archivieren
Als Selbstständiger musst du deine Rechnungen 10 Jahre aufbewahren. Das gilt für ausgehende UND eingehende Rechnungen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokument | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | §14b UStG |
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre | §14b UStG |
| Buchungsbelege | 10 Jahre | §147 AO |
| Geschäftsbriefe (empfangen) | 6 Jahre | §147 AO |
| Angebote (nicht angenommen) | 6 Jahre | §147 AO |
Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Beispiel: Rechnung vom März 2026 → Aufbewahrung bis Ende 2036.
GoBD-konforme digitale Archivierung
Digitale Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden. Das bedeutet:
- • Keine nachträgliche Bearbeitung möglich
- • Revisionssichere Archivierung (z.B. DMS oder Cloud-Lösung)
- • Bei E-Mail-Rechnungen: Original-Mail archivieren
- • Backup-Strategie gegen Datenverlust
Tipp: Eine Rechnungssoftware mit integrierter Archivierung erfüllt die GoBD automatisch.
Muster-Rechnung für Anfänger
So könnte deine erste Rechnung aussehen – mit allen Pflichtangaben an der richtigen Stelle:
Muster: Rechnung mit Umsatzsteuer
Für regelbesteuerte SelbstständigeMax Mustermann
Webdesign & Entwicklung
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Steuernr.: 123/456/78901
RECHNUNG
Nr. 2026-0001
Datum: 15.03.2026
Empfänger:
Beispiel GmbH
Herr Thomas Schmidt
Beispielweg 5
54321 Beispielstadt
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Webdesign Firmenwebsite inkl. Responsive Design, 5 Unterseiten | 1 | 1.500,00 € | 1.500,00 € |
| 2 | SEO-Grundoptimierung Keyword-Recherche, Meta-Tags, Sitemap | 1 | 500,00 € | 500,00 € |
| Nettobetrag: | 2.000,00 € | |||
| zzgl. 19% USt: | 380,00 € | |||
| Gesamtbetrag: | 2.380,00 € | |||
Leistungszeitraum: 01.02.2026 - 10.03.2026
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Bankverbindung: Sparkasse Musterstadt | IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 | BIC: COBADEFFXXX
Muster: Kleinunternehmer-Rechnung
Ohne Umsatzsteuer nach §19 UStGLisa Kreativ
Grafikdesign
Kreativweg 23
80331 München
Steuernr.: 143/456/78901
RECHNUNG
Nr. 2026-0001
Datum: 20.03.2026
Empfänger:
Café Sonnenschein
Frau Maria Huber
Sonnenallee 12
80333 München
| Beschreibung | Betrag |
|---|---|
| Logo-Design inkl. 3 Entwürfe + Überarbeitungen Lieferung: AI, PNG, SVG, PDF | 450,00 € |
| Visitenkarten-Design (Vorder- und Rückseite) | 150,00 € |
| Gesamtbetrag: | 600,00 € |
Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG.
Leistungsdatum: 18.03.2026
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Bankverbindung: GLS Bank | IBAN: DE65 4306 0967 1234 5678 00
Deine erste Rechnung – in 30 Sekunden erstellt
Mit Clever Invoice erstellst du Rechnungen einfach per WhatsApp. Alle Pflichtangaben werden automatisch eingefügt – perfekt für Anfänger.
Die 7 häufigsten Anfängerfehler
Fehler 1: Rechnungsnummer vergessen oder doppelt vergeben
Richtig: Nutze ein System wie "2026-0001" und führe eine Liste. Eine Rechnungssoftware vergibt Nummern automatisch.
Fehler 2: Leistungsdatum fehlt auf der Rechnung
Richtig: Das Leistungsdatum ist Pflicht nach §14 UStG! Schreibe z.B. "Leistungszeitraum: 01.03.-15.03.2026" oder "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".
Fehler 3: Kleinunternehmer-Hinweis vergessen
Richtig: Als Kleinunternehmer MUSST du den Hinweis auf §19 UStG angeben, sonst kann der Kunde den Vorsteuerabzug reklamieren.
Fehler 4: Steuernummer und USt-IdNr. verwechselt
Richtig: Die Steuernummer (123/456/78901) reicht für Inlandsgeschäfte. Die USt-IdNr. (DE123456789) brauchst du nur für EU-Geschäfte.
Fehler 5: Falsche oder unvollständige Kundenadresse
Richtig: Die vollständige Adresse des Kunden ist Pflichtangabe. Frage im Zweifel nach – besonders bei GmbHs und anderen Gesellschaften.
Fehler 6: Rechnung als Word/Excel verschickt statt PDF
Richtig: Rechnungen sollten als PDF verschickt werden – Word/Excel-Dateien sind veränderbar und nicht GoBD-konform.
Fehler 7: Keine Kopie der Rechnung archiviert
Richtig: Bewahre IMMER eine Kopie deiner Rechnung auf – 10 Jahre lang, GoBD-konform archiviert.
Häufige Fragen: Rechnungen für Selbstständige
1Wie schreibe ich als Selbstständiger meine erste Rechnung?
Als Selbstständiger brauchen Sie für Ihre erste Rechnung: 1) Ihre Steuernummer vom Finanzamt, 2) Eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG, 3) Eine fortlaufende Rechnungsnummer, 4) Korrekte Angaben zu Leistung und Betrag. Nutzen Sie eine Rechnungssoftware oder Vorlage, um keine Pflichtangaben zu vergessen.
2Brauche ich eine Steuernummer um Rechnungen zu schreiben?
Ja, für ordnungsgemäße Rechnungen brauchen Sie eine Steuernummer. Diese erhalten Sie automatisch nach Anmeldung beim Finanzamt (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Bis die Steuernummer da ist (ca. 2-4 Wochen), können Sie "Steuernummer beantragt" schreiben oder mit Rechnungen warten.
3Was muss auf einer Rechnung als Selbstständiger stehen?
Nach §14 UStG müssen auf einer Rechnung stehen: 1) Vollständiger Name und Adresse von Ihnen und dem Kunden, 2) Steuernummer oder USt-IdNr., 3) Rechnungsdatum, 4) Fortlaufende Rechnungsnummer, 5) Menge und Art der Leistung, 6) Liefer-/Leistungsdatum, 7) Nettobetrag, 8) Steuersatz (19% oder 7%), 9) Steuerbetrag, 10) Bruttobetrag.
4Muss ich als Kleinunternehmer Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen?
Nein, als Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen Sie KEINE Mehrwertsteuer aus. Stattdessen ist ein Hinweis Pflicht: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG." Sie schreiben nur den Bruttobetrag ohne USt-Aufschlüsselung.
5Wie melde ich mich als Selbstständiger beim Finanzamt an?
Innerhalb von 4 Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit müssen Sie den "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" beim Finanzamt einreichen – am besten über ELSTER online. Im Fragebogen geben Sie u.a. an, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten. Nach Bearbeitung erhalten Sie Ihre Steuernummer.
6Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr.?
Die Steuernummer ist für alle Steuerpflichtigen und wird vom Finanzamt vergeben (Format: 123/456/78901). Die USt-IdNr. (DE123456789) brauchen Sie nur für EU-Geschäfte und ist beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen. Auf inländischen Rechnungen reicht die normale Steuernummer.
7Welche Rechnungsnummer ist die richtige für meine erste Rechnung?
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Für Ihre erste Rechnung können Sie z.B. "2026-001" oder "RE-001" verwenden. Wichtig: Keine Lücken in der Nummerierung! Tipp: Nutzen Sie ein System mit Jahr und laufender Nummer, z.B. "2026-0001".
8Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Selbstständige müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahren (§14b UStG). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2036 archiviert werden. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, aber GoBD-konform.
9Was passiert wenn meine Rechnung falsch ist?
Eine fehlerhafte Rechnung kann der Empfänger zur Korrektur zurückweisen. Schlimmer: Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug beim Kunden verweigern. Erstellen Sie eine Stornorechnung oder Korrekturrechnung mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und allen Korrekturen.
10Muss ich als Selbstständiger E-Rechnungen versenden?
Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können. Ab 2027 müssen auch Kleinunternehmer und Selbstständige an Geschäftskunden E-Rechnungen versenden. An Privatkunden bleibt die PDF-Rechnung weiterhin erlaubt. Investieren Sie jetzt in eine E-Rechnung-fähige Software.
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