E-Rechnung für Vereine: Pflicht ab 2025
Timeline, Formate, Ausnahmen & Schritt-für-Schritt-Umstellung für Ihren Verein
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangspflicht ab 2025: Seit 01.01.2025 müssen Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit E-Rechnungen empfangen können – keine Übergangsfrist.
- Versandpflicht stufenweise: Bis Ende 2026: Papier/PDF erlaubt. Ab 2027: über 800.000 € Umsatz. Ab 2028: alle B2B-Rechnungen.
- Formate: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF + XML) – beides EN-16931-konform und zulässig.
- Ausnahmen: Beitragsrechnungen, Spendenquittungen und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle B2B-Umsätze (Geschäfte zwischen Unternehmen) in Deutschland. Vereine sind betroffen, sobald sie unternehmerisch tätig sind – also im Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb:
Betroffen
- Sponsoring-Rechnungen (Bandenwerbung, Trikots)
- Vermietung von Vereinsräumen an Unternehmen
- Dienstleistungen an Firmen
- Empfang von Rechnungen anderer Unternehmen
Nicht betroffen
- Mitgliedsbeiträge (ideeller Bereich)
- Spenden & Zuwendungsbestätigungen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Timeline: Empfang vs. Versand
Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt. Für Vereine ist die Unterscheidung zwischen Empfangs- und Versandpflicht entscheidend:
Empfangspflicht: Alle Vereine müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Keine Übergangsfrist!
Übergang: Vereine dürfen B2B-Rechnungen noch als Papier oder PDF versenden. Mit Zustimmung des Empfängers auch EDI-Formate.
Kleine Vereine: Vereine mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € dürfen weiterhin Papier/PDF-Rechnungen versenden.
Volle Pflicht: Alle B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) versendet werden.
XRechnung vs. ZUGFeRD für Vereine
Beide Formate sind EN-16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Für Vereine hat jedes Format Vor- und Nachteile:
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Menschenlesbar | Nein (Viewer nötig) | Ja (PDF sichtbar) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (XML-Teil) |
| Ideal für | Behörden, große Unternehmen | Vereine, KMU, Handwerker |
| E-Mail-Versand | XML-Datei als Anhang | PDF als Anhang |
| Empfehlung für Vereine | — | ✅ Empfohlen |
Empfehlung für Vereine: ZUGFeRD ist ideal, weil Vorstand und Kassenwart die Rechnung als gewohntes PDF sehen, während die Buchhaltungssoftware die eingebetteten XML-Daten automatisch verarbeiten kann. Mehr zum Thema: E-Rechnung Hub →
Ausnahmen für Vereine
Nicht alle Vereinstätigkeiten fallen unter die E-Rechnungspflicht. Diese Ausnahmen gelten:
- Beitragsrechnungen im ideellen Bereich – kein Umsatz im Sinne des UStG
- Spendenquittungen (Zuwendungsbestätigungen) – keine Rechnungen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) – nur B2B ist betroffen
- Fahrausweise und Eintrittskarten (§ 34 UStDV)
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG (z. B. bestimmte Bildungsleistungen)
Achtung: Auch wenn der Verein selbst keine E-Rechnungen versenden muss, muss er seit 2025 E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Schritt-für-Schritt: So stellt Ihr Verein um
E-Mail-Postfach einrichten
Stellen Sie sicher, dass der Verein ein E-Mail-Postfach hat, auf dem E-Rechnungen empfangen werden können. Empfehlung: rechnungen@verein.de.
E-Rechnungs-Viewer installieren
Installieren Sie einen kostenlosen ZUGFeRD-/XRechnung-Viewer, um empfangene E-Rechnungen lesen und prüfen zu können.
Buchhaltungssoftware prüfen
Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware (WISO MeinVerein, DATEV, etc.) E-Rechnungen importieren und verarbeiten kann.
Rechnungsprogramm auswählen
Für den Versand: Wählen Sie ein Rechnungsprogramm, das XRechnung und/oder ZUGFeRD unterstützt – wie z. B. Clever Invoice.
Vorstand und Kassenwart schulen
Informieren Sie die verantwortlichen Personen über die neuen Anforderungen und den Umgang mit E-Rechnungen.
Archivierungsprozess anpassen
E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML/ZUGFeRD-PDF) 8 Jahre GoBD-konform archiviert werden – ein Ausdruck genügt nicht.
Software-Lösungen für Vereine
Für die Umstellung auf E-Rechnungen stehen Vereinen verschiedene Software-Optionen zur Verfügung:
| Lösung | E-Rechnung | Ideal für |
|---|---|---|
| Clever Invoice | XRechnung + ZUGFeRD | Vereine jeder Größe – Rechnungen per Chat |
| WISO MeinVerein Web | ZUGFeRD (ab 2025) | Vereine mit umfassender Vereinssoftware |
| BuchhaltungsButler | ZUGFeRD Import/Export | Vereine mit Schwerpunkt Buchhaltung |
| DATEV (via Steuerberater) | XRechnung + ZUGFeRD | Vereine mit Steuerberater |
| ZUGFeRD-Viewer (kostenlos) | Nur Empfang/Anzeige | Einstieg für Empfangspflicht |
Häufige Fragen
Müssen Vereine E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 01.01.2025 müssen alle Vereine, die unternehmerisch tätig sind (Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb), E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach genügt als technische Voraussetzung für den Empfang.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer-Vereine?
Ja, auch Vereine mit Kleinunternehmerstatus nach §19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Empfangspflicht gilt unabhängig vom Umsatzsteuerstatus. Für den Versand gelten die allgemeinen Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen noch Papier-/PDF-Rechnungen versendet werden.
Sind Beitragsrechnungen von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Nein, Beitragsrechnungen im ideellen Bereich sind keine Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Gleiches gilt für Spendenquittungen (Zuwendungsbestätigungen) und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format – maschinenlesbar, aber nicht menschenlesbar. ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei – ideal für Vereine, da Vorstand und Kassenwart die Rechnung als PDF sehen, während die Buchhaltung die Daten automatisch verarbeitet.
Welche Software braucht ein Verein für E-Rechnungen?
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach und ein E-Rechnungs-Viewer (z. B. der kostenlose ZUGFeRD-Viewer). Für den Versand benötigt der Verein ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erstellen kann – z. B. Clever Invoice, das beide Formate unterstützt.
Ab wann müssen Vereine E-Rechnungen versenden?
Die Versandpflicht kommt stufenweise: Bis Ende 2026 dürfen noch Papier-/PDF-Rechnungen versendet werden. Ab 2027 gilt die Pflicht für Umsätze über 800.000 Euro. Ab 2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versendet werden – auch von kleinen Vereinen.
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