Vorkasse Rechnung erstellen 2026
Muster, Formulierungen und Pflichtangaben für die Zahlungsbedingung Vorkasse. Mit Rechner für Vorauszahlung und Anzahlung.
Was ist Vorkasse?
Vorkasse (auch Vorauszahlung) ist eine Zahlungsbedingung, bei der der Kunde den vollständigen Rechnungsbetrag vor Lieferung oder Leistungserbringung bezahlt. Erst nach Eingang der Zahlung wird die Ware versendet oder die Dienstleistung erbracht.
Vorkasse (100%)
Der vollständige Rechnungsbetrag wird vor Lieferung gezahlt. Die Rechnung ist zugleich Endrechnung.
Anzahlung (Teilbetrag)
Nur ein Teil (z.B. 30%) wird vorab gezahlt. Nach Lieferung folgt eine Schlussrechnung.
Vorkasse-Rechner
Berechnungsergebnis
Formulierungen für Vorkasse auf der Rechnung
Zahlungsbedingung: Vorkasse Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag vor Lieferung auf unser Konto. Die Lieferung erfolgt nach Zahlungseingang.
Zahlungsbedingung: Vorkasse innerhalb von 7 Tagen Nach Eingang Ihrer Zahlung versenden wir die bestellte Ware umgehend. Die voraussichtliche Lieferzeit beträgt 3-5 Werktage nach Zahlungseingang.
Zahlungsbedingung: Vorauszahlung Die vereinbarte Leistung wird nach vollständigem Zahlungseingang erbracht. Mit Auftragsbestätigung und Zahlungseingang beginnt die Bearbeitung.
Zahlungsbedingung: 100% Vorkasse bei Auftragserteilung Da es sich um eine Sonderanfertigung handelt, bitten wir um Zahlung vor Produktionsbeginn. Die Fertigstellung erfolgt voraussichtlich in [X] Wochen nach Zahlungseingang.
Zahlungsbedingung: Vorkasse (Erstbestellung) Bei der ersten Bestellung bitten wir um Vorauszahlung. Nach positiver Geschäftsbeziehung stellen wir gerne auf Rechnung um.
Payment terms: Prepayment / Vorkasse Please transfer the invoice amount before shipment. Delivery will be processed within 5-7 business days after receipt of payment.
Pflichtangaben auf der Vorkasse-Rechnung
Standard-Pflichtangaben (§ 14 UStG)
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
- Nettobetrag
- Umsatzsteuersatz und -betrag
- Bruttobetrag (Endsumme)
Zusätzlich bei Vorkasse
- Zahlungsbedingung: Vorkasse / Vorauszahlung
- Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC)
- Hinweis auf Lieferung nach Zahlungseingang
- Ggf. voraussichtliches Lieferdatum
- Bei Anzahlung: Hinweis auf Schlussrechnung
- Verwendungszweck (z.B. Rechnungsnummer)
Vor- und Nachteile der Vorkasse
Vorteile für den Verkäufer
- ✓Kein Zahlungsausfallrisiko
- ✓Keine Forderungsverwaltung nötig
- ✓Keine Mahnverfahren erforderlich
- ✓Sofortige Liquidität
- ✓Planungssicherheit für Produktion
- ✓Keine Bonitätsprüfung nötig
Nachteile zu beachten
- ✗Geringere Kundenakzeptanz
- ✗Möglicher Kaufabbruch durch Kunden
- ✗Weniger wettbewerbsfähig
- ✗Vertrauensproblem bei Neukunden
- ✗Höherer Erklärungsbedarf
- ✗Eventuell negative Bewertungen
Wann ist Vorkasse sinnvoll?
Neukunden
- Erste Bestellung
- Keine Bonität bekannt
- Hoher Bestellwert
Sonderanfertigungen
- Individuelle Produkte
- Nicht wiederverkäuflich
- Hohe Produktionskosten
Auslandsgeschäft
- Internationale Kunden
- Hohe Versandkosten
- Schwierige Rechtsdurchsetzung
Steuerliche Behandlung von Vorkasse
Umsatzsteuer (§ 13 UStG)
Bei Vorkasse entsteht die Umsatzsteuer bereits mit Eingang der Zahlung, nicht erst bei Lieferung. Sie müssen die USt in dem Voranmeldungszeitraum anmelden, in dem Sie die Zahlung erhalten haben.
Beispiel:
- • Vorkasse-Rechnung erstellt: 15. Januar 2026
- • Zahlungseingang: 20. Januar 2026
- • Lieferung: 05. Februar 2026
- • USt fällig: Januar 2026 (nicht Februar!)
Buchung
Bei Zahlungseingang buchen Sie auf "Erhaltene Anzahlungen" (Verbindlichkeit). Bei Lieferung erfolgt die Umbuchung auf Umsatzerlöse.
Häufige Fragen zu Vorkasse-Rechnungen
Was ist der Unterschied zwischen Vorkasse und Anzahlung?
Bei Vorkasse muss der vollständige Rechnungsbetrag vor der Leistungserbringung bezahlt werden. Bei einer Anzahlung wird nur ein Teilbetrag (z.B. 30%) vorab gezahlt, der Rest nach Lieferung oder Fertigstellung.
Muss ich bei Vorkasse Umsatzsteuer ausweisen?
Ja, auch bei Vorkasse-Rechnungen müssen Sie als Regelbesteuerer die Umsatzsteuer separat ausweisen. Die Steuer wird im Zeitpunkt der Zahlung fällig (§ 13 UStG). Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG entfällt der Steuerausweis.
Wann darf ich eine Vorkasse-Rechnung stellen?
Eine Vorkasse-Rechnung dürfen Sie stellen, wenn dies vertraglich vereinbart wurde oder branchenüblich ist. Typisch ist Vorkasse bei Individualanfertigungen, Neukunden, Auslandsgeschäften oder hochpreisigen Waren.
Wie formuliere ich die Zahlungsbedingung bei Vorkasse?
Typische Formulierungen sind: "Zahlbar per Vorkasse vor Lieferung", "Lieferung nach Zahlungseingang" oder "Zahlungsziel: Vorkasse, sofort fällig". Geben Sie immer Ihre Bankverbindung an.
Was muss auf einer Vorkasse-Rechnung stehen?
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG plus: Hinweis auf Vorkasse als Zahlungsbedingung, Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC), den Hinweis dass die Lieferung nach Zahlungseingang erfolgt, und optional die voraussichtliche Lieferzeit.
Muss ich eine Vorkasse-Rechnung von der Endrechnung unterscheiden?
Nein, wenn es sich um den vollständigen Betrag handelt, ist die Vorkasse-Rechnung zugleich die Endrechnung. Sie sollte aber als solche erkennbar sein. Bei Teilzahlungen (Anzahlung + Schlussrechnung) müssen die Rechnungen aufeinander Bezug nehmen.
Was passiert, wenn der Kunde bei Vorkasse nicht zahlt?
Solange die Zahlung nicht eingeht, müssen Sie nicht liefern. Sie können nach Ablauf einer angemessenen Frist vom Vertrag zurücktreten oder eine Zahlungserinnerung senden. Da Sie noch nicht geliefert haben, tragen Sie kein Ausfallrisiko.
Wann wird die Umsatzsteuer bei Vorkasse fällig?
Die Umsatzsteuer wird bei Vorkasse im Zeitpunkt der Vereinnahmung fällig (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG). Das heißt, Sie müssen die USt in dem Voranmeldungszeitraum abführen, in dem Sie die Zahlung erhalten haben.
Kann ich bei Neukunden grundsätzlich Vorkasse verlangen?
Ja, bei Neukunden ist Vorkasse eine übliche und akzeptierte Praxis zur Risikominimierung. Sie sollten dies transparent kommunizieren, z.B. bereits im Angebot oder den AGB. Nach positiver Geschäftsbeziehung können Sie auf Rechnung umstellen.
Wie verbuche ich eine Vorkasse-Zahlung?
Bei Eingang der Vorkasse buchen Sie: Bank an erhaltene Anzahlungen (passives Bestandskonto). Bei Lieferung: Anzahlungen an Umsatzerlöse. Die Umsatzsteuer wird beim Zahlungseingang fällig, nicht erst bei Lieferung.