Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Sie wurde speziell für den deutschen Markt entwickelt und ist seit November 2020 für Lieferanten von Bundesbehörden verpflichtend.
Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Rechnungen ist die XRechnung ein reines Datenformat — sie besitzt keine visuelle Darstellung. Die strukturierten XML-Daten ermöglichen eine vollautomatische Verarbeitung ohne manuelles Abtippen.
Die XRechnung ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 und enthält nationale Erweiterungen wie die Leitweg-ID.
Technische Fakten
XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format brauche ich?
Beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in Aufbau und Einsatzzweck.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD 2.x |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Visuell lesbar | Nein | Ja (PDF-Ansicht) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (XML-Teil) |
| Pflicht B2G (Bund) | Ja | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Pflicht B2B (ab 2027) | Ja | Ja |
| Geeignet für | Behörden, große Unternehmen | KMU, Geschäftskunden |
| Leitweg-ID | Pflicht (B2G) | Optional |
Wann XRechnung?
- Rechnungen an Bundesbehörden (Pflicht seit 2020)
- Rechnungen an Landesbehörden mit XRechnung-Pflicht
- Auftraggeber verlangt explizit XRechnung-Format
- Versand über Peppol-Netzwerk oder ZRE/OZG-RE
Wann ZUGFeRD?
- B2B-Rechnungen an Geschäftskunden (lesbares PDF + XML)
- Empfänger benötigt eine visuell lesbare Rechnung
- KMU, Freiberufler und Selbstständige ohne ZRE-Zugang
XRechnung erstellen: Anleitung mit Clever Invoice
In 5 Schritten von der Dateneingabe bis zur archivierten XRechnung.
Rechnungsdaten eingeben
Erfassen Sie alle Pflichtangaben: Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze und Zahlungsdaten. Bei Behörden: Leitweg-ID nicht vergessen.
Format XRechnung wählen
Wählen Sie in Clever Invoice das Ausgabeformat „XRechnung (XML)“ aus. Die Software generiert automatisch eine EN-16931-konforme XML-Datei.
Validierung durchführen
Clever Invoice prüft Ihre Rechnung automatisch auf vier Ebenen:
- Syntaktische Prüfung (XML-Schema)
- Schematron-Regeln (Geschäftsregeln)
- CIUS-Regeln (deutsche Anforderungen)
- Leitweg-ID-Prüfung (Format & Prüfziffer)
XRechnung versenden
Übermitteln Sie die XRechnung über den passenden Kanal:
- E-Mail (XML-Anhang, für B2B)
- Peppol-Netzwerk (automatisch)
- ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform (Bund)
- OZG-RE — Rechnungseingangsplattform der Länder
GoBD-konforme Archivierung
Die XRechnung wird automatisch GoBD-konform archiviert: unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar — 10 Jahre lang.
XRechnung Validator: So prüfst du deine Rechnung
Eine XRechnung muss vier Validierungsebenen bestehen, bevor sie von Behördenportalen akzeptiert wird.
Syntaktische Prüfung
Ist die XML-Datei wohlgeformt und entspricht dem UBL- oder CII-Schema? Strukturfehler, fehlende Tags oder ungültige Zeichenkodierung werden erkannt.
Schematron-Regeln
Werden die Geschäftsregeln der EN 16931 eingehalten? Z. B. Steuersummen korrekt, Pflichtfelder vorhanden, Beträge konsistent.
CIUS-Regeln (deutsche Anforderungen)
Erfüllt die Rechnung die deutschen Erweiterungen (BR-DE-Regeln)? Z. B. Leitweg-ID bei B2G, Zahlungsbedingungen, Kontodaten.
Leitweg-ID-Prüfung
Ist die Leitweg-ID im korrekten Format (Grobadressierung - Feinadressierung - Prüfziffer) und stimmt die Prüfziffer?
Häufige Fehler bei der XRechnung
Aufbau der Leitweg-ID
04011-1234-12Identifiziert die Behörde / den Auftraggeber
Identifiziert die Abteilung / Organisationseinheit
Mathematisch berechnete Kontrollziffer
Leitweg-ID: Was ist das und woher bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die jede Bundesbehörde und viele Landesbehörden besitzen. Sie ist bei B2G-Rechnungen Pflicht und stellt sicher, dass die XRechnung korrekt zugestellt wird.
Wo finde ich die Leitweg-ID?
- Im Auftrag oder der Bestellbestätigung der Behörde
- In der Bestellbestätigung oder den Vertragsunterlagen
- Beim Ansprechpartner der Behörde direkt erfragen
- Im Leitweg-ID-Verzeichnis des ZRE/OZG-RE
Achtung: Ohne korrekte Leitweg-ID wird die XRechnung vom ZRE/OZG-RE automatisch abgelehnt. Prüfen Sie die Leitweg-ID immer vor dem Versand.
XRechnung Software im Vergleich
Worauf Sie bei der Auswahl einer XRechnung-Software achten sollten.
| Feature | Clever Invoice | Andere Anbieter |
|---|---|---|
| XRechnung 3.0.2 | Ja | Teilweise |
| Integrierter Validator | Ja | Oft separat |
| Leitweg-ID Verwaltung | Ja | Manuell |
| ZRE/OZG-RE Anbindung | Ja | Teilweise |
| Kostenloser Starter-Tarif | Ja | Selten |
| Unbegrenzte XRechnungen | Ja | Oft limitiert |
Häufige Fragen zur XRechnung
13 Antworten auf Ihre wichtigsten XRechnung-Fragen.
B2G (Business-to-Government): Seit November 2020 ist die XRechnung für alle Lieferanten des Bundes Pflicht. Viele Landesbehörden haben eigene Fristen. B2B (Business-to-Business): Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 wird auch der Versand schrittweise verpflichtend.
Die XRechnung ist ein reines XML-Datenformat ohne visuelle Darstellung. Es gibt kein PDF. Clever Invoice erstellt automatisch eine lesbare PDF-Vorschau Ihrer XRechnung, damit Sie den Inhalt prüfen können. Alternativ können Sie ZUGFeRD verwenden — dieses Format kombiniert ein lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem XML.
Mit Clever Invoice ist die XRechnung-Erstellung kostenlos — unbegrenzt viele Rechnungen, inklusive Validierung und Versand. Sie benötigen keine zusätzliche Software oder Lizenzen.
XRechnungen an Bundesbehörden werden über die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) eingereicht. Sie können die XML-Datei manuell hochladen oder über das Peppol-Netzwerk automatisch übermitteln. Für Landesbehörden nutzen Sie das OZG-RE Portal oder landesspezifische Plattformen.
Die aktuell gültige Version ist XRechnung 3.0.2 (Stand 2026). Diese Version basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und enthält die deutschen CIUS-Erweiterungen (Core Invoice Usage Specification). Ältere Versionen werden teilweise noch übergangsweise akzeptiert.
XRechnungen müssen gemäß GoBD 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen: unveränderbar, vollständig, zeitgerecht und maschinell auswertbar. Das originale XML muss erhalten bleiben — ein Ausdruck oder Screenshot reicht nicht aus.
Ja, XRechnung kann auch für B2B-Rechnungen genutzt werden, auch wenn das Format primär für B2G (Business-to-Government) entwickelt wurde. Vorteile: standardisiertes Format, automatische Verarbeitung, Zukunftssicherheit. Für B2B ist ZUGFeRD oft praktischer, da es auch ein lesbares PDF enthält.
Bei Validierungsfehlern wird die XRechnung von Behördenportalen automatisch abgelehnt. Häufige Fehler: fehlende oder ungültige Leitweg-ID, falsche Steuersatz-Summen, fehlende BIC/IBAN, ungültiges Rechnungsdatum. Nutzen Sie vor dem Versand immer einen XRechnung-Validator.
Pflichtangaben einer XRechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum oder Leistungszeitraum, Verkäufer (Name, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN), Käufer (Name, Adresse, Leitweg-ID bei Behörden), Zahlungsbedingungen, Einzelpositionen mit Beschreibung, Menge, Einheitspreis, Steuersätze und Beträge.
Für B2G (Behörden): Nein, XRechnungen müssen über das ZRE- oder OZG-RE-Portal eingereicht werden (manueller Upload oder Peppol). Für B2B: Ja, XRechnungen können per E-Mail als XML-Anhang versendet werden — der Empfänger muss die Datei jedoch maschinell verarbeiten können.
EN 16931 ist die europäische Norm für elektronische Rechnungen und definiert das semantische Datenmodell. XRechnung ist die deutsche Implementierung (CIUS — Core Invoice Usage Specification) dieser Norm mit nationalen Anpassungen wie der Leitweg-ID. XRechnung ist also EN 16931-konform, enthält aber zusätzliche deutsche Anforderungen.
Die Leitweg-ID erhalten Sie vom öffentlichen Auftraggeber. Sie steht häufig im Auftrag, der Bestellbestätigung oder den Vertragsunterlagen. Bei Unklarheit: beim Ansprechpartner der Behörde nachfragen oder im Leitweg-ID-Verzeichnis des ZRE/OZG-RE suchen.
XRechnung-fähige Software: Clever Invoice (kostenloser Starter-Tarif mit unbegrenzten XRechnungen), Lexware, DATEV, sevDesk, Billomat, FastBill und viele weitere. Achten Sie auf: XRechnung 3.x-Unterstützung, integrierten Validator, Leitweg-ID-Verwaltung und ZRE/OZG-RE-Anbindung.