Aufwandsentschädigung Rechnung: Übungsleiterpauschale & Ehrenamtspauschale

Eine Aufwandsentschädigung ist eine Zahlung zum Ausgleich von Aufwendungen, die im Rahmen einer (oft ehrenamtlichen) Tätigkeit entstehen. Sie ist nicht als Vergütung für die geleistete Arbeit gedacht, sondern deckt Kosten wie Fahrtkosten, Telefon oder Material ab. Bis zu bestimmten Grenzen ist sie steuer- und sozialversicherungsfrei.

Die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG beträgt 3.000 Euro pro Jahr (2026). Dieser Betrag kann steuer- und sozialversicherungsfrei von gemeinnützigen Organisationen, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder vergleichbaren Einrichtungen gezahlt werden für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder künstlerische Tätigkeiten.

Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG beträgt 840 Euro pro Jahr (2026). Sie gilt für nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich, die nicht unter die Übungsleiterpauschale fallen. Beispiele: Vorstandstätigkeit, Kassenprüfer, Schriftführer in Vereinen.

Wenn Sie die Aufwandsentschädigung im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit erhalten, sollten Sie eine Rechnung oder Quittung ausstellen. Bei echten Ehrenamtspauschalen oder Übungsleiterpauschalen genügt oft eine Empfangsbestätigung. Wichtig: Bei steuerfreien Pauschalen keine USt ausweisen!

Ja, aber nur für verschiedene Tätigkeiten bei verschiedenen Auftraggebern. Für dieselbe Tätigkeit beim selben Auftraggeber können Sie nicht beide Pauschalen gleichzeitig nutzen. Die Gesamtsumme aller steuerfreien Aufwandsentschädigungen darf Ihre tatsächlichen Einnahmen nicht übersteigen.

Der übersteigende Betrag ist steuerpflichtig und muss in der Steuererklärung angegeben werden. Beispiel: Sie erhalten 4.000 € als Übungsleiter. 3.000 € sind steuerfrei, 1.000 € müssen Sie als Einkünfte aus selbstständiger Arbeit versteuern. Ab etwa 5.000 € jährlich (nach Abzug des Freibetrags) kann auch Sozialversicherungspflicht entstehen.

Nein, eine nebenberufliche Übungsleitertätigkeit ist in der Regel freiberuflich und erfordert keine Gewerbeanmeldung. Sie müssen die Einkünfte aber in der Steuererklärung angeben (Anlage S). Übersteigen die Einnahmen den Freibetrag, sind sie als Einkünfte aus selbstständiger Arbeit zu versteuern.

Der Verein sollte dokumentieren: Art und Umfang der Tätigkeit, Zeitraum, gezahlte Beträge, Bestätigung der Nebenberuflichkeit (unter 1/3 der Arbeitszeit einer Vollzeitkraft). Der Empfänger sollte schriftlich bestätigen, dass er die Pauschale nicht bereits anderweitig ausschöpft.

Eine Tätigkeit gilt als nebenberuflich, wenn der zeitliche Aufwand nicht mehr als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeittätigkeit beträgt (etwa 13 Stunden pro Woche). Sie können auch mehrere nebenberufliche Tätigkeiten ausüben, solange jede einzelne unter der Grenze liegt.

Fahrtkosten können nur als echter Aufwendungsersatz (durchlaufende Posten) zusätzlich erstattet werden, wenn der Verein die Kosten direkt übernimmt oder gegen Beleg erstattet. Pauschale Fahrtkostenzuschüsse zählen zur Aufwandsentschädigung und werden auf den Freibetrag angerechnet.