Ratgeber 2026
Bezahlt-Vermerk auf Rechnungen
Wie kennzeichnen Sie Rechnungen als bezahlt? Erfahren Sie, ob ein Bezahlt-Vermerk Pflicht ist, welche Stempel-Vorlagen es gibt und wie Sie Zahlungseingänge GoBD-konform dokumentieren.
Die kurze Antwort
Ein Bezahlt-Vermerk ist keine Pflicht, aber eine sinnvolle Praxis für Ihre Buchhaltung. Er hilft, bezahlte von offenen Rechnungen zu unterscheiden. In moderner Buchhaltungssoftware erfolgt die Markierung automatisch.
Warum ein Bezahlt-Vermerk sinnvoll ist
Übersicht behalten
Schnell erkennen, welche Rechnungen offen und welche bezahlt sind
Doppelzahlung vermeiden
Keine versehentliche Doppelüberweisung bei Eingangsrechnungen
Dokumentation
Zahlungsdatum für Buchhaltung und Steuer nachvollziehbar
Methoden zur Kennzeichnung
Bezahlt-Stempel
- Schnell und einheitlich
- Verschiedene Varianten verfügbar
- Professionelles Erscheinungsbild
- Nur für Papierbelege
Handschriftlicher Vermerk
- Flexibel und individuell
- Kein Material nötig
- Zusatzinfos möglich
- Zeitaufwändiger
Digitale Markierung
- Automatisch bei Zahlungseingang
- Revisionssicher
- Filter nach Status möglich
- GoBD-konform
Separate Zahlungsbestätigung
- Originalrechnung bleibt unverändert
- Kann dem Kunden gesendet werden
- Professionell für B2B
- Zusätzlicher Aufwand
Bezahlt-Stempel Varianten
Standard-Stempel
Klassischer Stempel mit Datumsfeld zum Ausfüllen
Mit Zahlungsart
Für verschiedene Zahlungswege dokumentieren
Kontierungsstempel
Professioneller Buchhaltungsstempel
Kompakt mit Handzeichen
Platzsparende Variante
Formulierungen zum Kopieren
Einfacher Vermerk
Minimaler Vermerk für eigene Unterlagen
Mit Zahlungsreferenz
Mit Nachverfolgbarkeit zur Bankbuchung
Teilzahlung
Bei Ratenzahlung oder Teilzahlungen
Barzahlung
Dokumentation von Barzahlungen
Englisch
Für internationale Unterlagen
Bezahlt-Vermerk vs. Quittung
Bezahlt-Vermerk
- Interne Dokumentation
- Auf Ihrer Rechnungskopie
- Für eigene Buchhaltung
- Keine bestimmte Form
Quittung
- Bestätigung für den Zahlenden
- Separates Dokument
- Wird dem Kunden ausgehändigt
- Kann bei Barzahlung verlangt werden (§ 368 BGB)
Wichtig: Senden Sie nie die gestempelte Rechnung an den Kunden zurück. Wenn der Kunde eine Zahlungsbestätigung wünscht, erstellen Sie eine separate Quittung oder Zahlungsbestätigung.
GoBD-konforme Dokumentation
Was Sie beachten müssen
- Original unverändert lassen: Bei Papierrechnungen auf einer Kopie stempeln, Original separat archivieren. Bei digitalen Rechnungen: Die Ursprungsdatei nicht verändern.
- Nachvollziehbarkeit: Der Bezahlt-Vermerk sollte Datum und idealerweise eine Referenz zum Buchungssatz enthalten.
- Aufbewahrung: Sowohl bezahlte als auch offene Rechnungen 10 Jahre aufbewahren.
- Digitale Buchhaltung bevorzugen: Software-basierte Statusänderungen sind automatisch revisionssicher protokolliert.
Häufige Fragen zum Bezahlt-Vermerk
Muss ich einen Bezahlt-Vermerk auf Rechnungen setzen?
Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht für einen Bezahlt-Vermerk. Es handelt sich um eine freiwillige, aber empfehlenswerte Maßnahme für die eigene Buchhaltung. Der Vermerk erleichtert die Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen.
Wie kennzeichne ich eine Rechnung als bezahlt?
Es gibt mehrere Möglichkeiten: Stempel "BEZAHLT" mit Datum, handschriftlicher Vermerk, digitale Markierung in der Buchhaltungssoftware, oder ein separater Zahlungseingangsbeleg. Wichtig ist das Datum des Zahlungseingangs.
Soll ich dem Kunden die gestempelte Rechnung zurückschicken?
Das ist nicht üblich und nicht erforderlich. Der Bezahlt-Vermerk dient Ihrer eigenen Buchhaltung. Wenn der Kunde eine Bestätigung wünscht, senden Sie eine separate Zahlungsbestätigung oder Quittung.
Was ist der Unterschied zwischen Bezahlt-Vermerk und Quittung?
Der Bezahlt-Vermerk ist ein interner Hinweis auf Ihrer Rechnungskopie. Eine Quittung ist ein separates Dokument, das dem Zahlenden den Empfang des Geldes bestätigt. Quittungen können bei Barzahlung verlangt werden.
Welche Angaben gehören zum Bezahlt-Vermerk?
Mindestens: "Bezahlt" und das Datum des Zahlungseingangs. Optional: Zahlungsart (Überweisung, bar, PayPal), Referenznummer/Buchungsnummer, und das Handzeichen des Bearbeiters für die interne Nachvollziehbarkeit.
Ist ein Bezahlt-Stempel GoBD-konform?
Ja, sofern die ursprüngliche Rechnung unveränderbar archiviert wird. Der Stempel darf nur auf einer Arbeitskopie erfolgen. Das Original (bei Papier) bzw. die digitale Ursprungsdatei muss unverändert bleiben.
Kann ich Teilzahlungen auf der Rechnung vermerken?
Ja, bei Teilzahlungen empfiehlt sich ein fortlaufender Vermerk: "Teilzahlung 1: 500 € am 15.01.2026, Restbetrag: 300 €". So behalten Sie den Überblick über ausstehende Beträge.
Wie lange muss ich bezahlte Rechnungen aufbewahren?
Bezahlte Rechnungen müssen wie unbezahlte 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Der Bezahlt-Vermerk ändert nichts an der Aufbewahrungsfrist. Dies gilt sowohl für Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen.
Reicht ein digitaler Bezahlt-Status in der Software?
Ja, moderne Buchhaltungssoftware markiert Rechnungen automatisch als bezahlt, wenn der Zahlungseingang verbucht wird. Dies ist sogar besser als händische Stempel, da es nachvollziehbar und revisionssicher ist.
Was mache ich bei irrtümlich gesetztem Bezahlt-Vermerk?
Durchstreichen Sie den Vermerk nicht einfach. Dokumentieren Sie die Korrektur mit Datum und Kürzel, z.B. "Bezahlt-Vermerk irrtümlich, Korrektur am [Datum], [Kürzel]". Bei digitaler Buchhaltung: Stornoausweis.
Zahlungsstatus automatisch verwalten
Mit Clever Invoice werden Rechnungen automatisch als bezahlt markiert, sobald der Zahlungseingang verbucht ist – GoBD-konform und revisionssicher.